3.1 E-mail küldése

Amikor e-mailt küld a GroupWise WebAccess programból, az üzenetet szöveges vagy HTML-formátumban küldheti el. Ezenkívül az üzenethez mellékelhet fájlt, megadhat aláírást, és ellenőrizheti a helyesírást az elküldése előtt.

Az e-mailek küldésekor a címjegyzék és a névkiegészítés segítségével gyorsan és könnyen megtalálhatja a szükséges partnereket.

3.1.1 E-mail írása

  1. Az Eszköztárban kattintson a Levél hivatkozásra.

  2. A Címzett mezőben adjon meg egy felhasználónevet, majd nyomja meg az Enter billentyűt. Amint elkezdi a beírást, a névkiegészítési funkció automatikusan próbálja megkeresni és kiegészíteni a nevet. Ha több felhasználót szeretne beírni, ismételje meg az eljárást. Igény szerint adjon meg további felhasználóneveket a Másolat és a Titkos másolat mezőkben.

    – vagy –

    A felhasználók listából történő kiválasztásához kattintson az eszköztár Cím ikonjára, keresse meg és jelölje ki az egyes felhasználókat, kattintson a Címzett, a Másolat vagy a Titkos másolat mezőbe minden egyes felhasználónál, végül kattintson az OK gombra.

  3. Adja meg az üzenet tárgyát.

  4. Írja be az üzenetet.

    A Küldési beállítások lapon több beállítás is megadható: például sürgősnek minősítheti az üzenetet, választ kérhet a címzettektől és így tovább.

  5. Melléklet csatolásához kattintson a Melléklet pontra.

  6. Kattintson az eszköztár Küldés gombjára.

3.1.2 Üzenetek formázása

Az üzenetek küldésekor számos formázási lehetőség közül választhat. Az üzenetek elküldheti szöveges vagy HTML-üzenetként, és megváltoztathatja az üzenet betűtípusait, színeit és elrendezését.

Betűtípus módosítása HTML nézetben

A tétel címzettje az egyszerű szöveges nézetben végrehajtott módosítások eredményét akkor látja majd, ha egyszerű szöveges nézetben tekinti meg a tételt. A HTML-nézetben végrehajtott módosítások eredményét akkor látja, ha HTML-nézetben tekinti meg azt. Ezért célszerű valamilyen módon tudatni a címzettekkel, hogy milyen nézetben állította össze a tételt.

  1. Győződjön meg arról, hogy az éppen szerkesztett nyitott tételben látható a HTML eszköztár.

  2. A HTML eszköztár használatával módosítható a betűtípus, beállíthatók háttérszínek, beszúrhatók képek, és számos egyéb művelet is elvégezhető.

Elképzelhető, hogy a HTML eszköztár összes gombjának megjelenítéséhez vízszintes irányban át kell méreteznie a tétel ablakát.

Felsorolásos és számozásos listák formázása

Az üzenetekben elhelyezhet felsorolásos és számozott listákat.

  1. Egy HTML-nézetben létrehozás alatt álló megnyitott tételnél felsorolás vagy sorszámozás beszúrásához használja a HTML-eszköztárat.

  2. Írja be tételt, majd nyomja meg az Enter billentyűt a következő tétel létrehozásához.

  3. Az utolsó tétel létrehozása után nyomja meg kétszer az Enter billentyűt a formázás kikapcsolásához.

Az utolsó szöveges művelet visszavonása

Lehetősége van arra, hogy visszavonja a szövegen végzett utolsó műveletet a létrehozás alatt álló üzenet Tárgy vagy Üzenet mezőjében.

  1. Nyomja le a Ctrl+Z billentyűkombinációt.

    Egyéb gyorsbillentyűkről további információkat itt talál: Szakasz C.0, Billentyűparancsok használata.

3.1.3 Üzenetek helyesírás-ellenőrzése

A helyesírás-ellenőrzővel megkeresheti a hibásan írt szavakat a létrehozott üzenetekben. Az eszköz megkeresi az éppen szerkesztett tételben a hibásan beírt szavakat, a szóduplázásokat, valamint a helytelen nagybetűhasználatot.

Az elírt szavak a helyesírás-ellenőrző által javasolt szóra cserélhetők vagy kézzel javíthatók, illetve figyelmen kívül hagyhatók.

A létrehozási beállítások segítségével a helyesírás-ellenőrző beállítható úgy, hogy küldés előtt automatikusan ellenőrizze az üzeneteket.

Helyesírás-ellenőrzés a helyesírás-ellenőrzővel

  1. Kattintson a Tárgy vagy az Üzenet mezőre.

  2. Kattintson a Helyesírás-ellenőrzés parancsra.

    A WebAccess kiemeli a helytelenül írt szavakat.

  3. Kattintson valamelyik kiemelt szóra.

  4. A helytelenül írt szó kicseréléséhez válasszon egyet a helyesírás-ellenőrző által felajánlott lehetőségek közül.

    vagy

    Ha a javítást saját maga szeretné elvégezni, kattintson a Szerkesztés gombra.

  5. Kattintson a Visszatérés a szerkesztéshez gombra, ha a helyesírás-ellenőrzés befejeződött.

A tételek automatikus helyesírás-ellenőrzése a helyesírás-ellenőrzővel

A tételek helyesírása automatikusan ellenőriztethető a Küldés gomb minden egyes használatakor.

  1. Kattintson a WebAccess főoldalán a Beállítások ikonra, majd a Beállítások lehetőségre.

  2. Kattintson a Létrehozás lapra.

  3. Jelölje be a Helyesírás-ellenőrzés elküldés előtt jelölőnégyzetet.

  4. Kattintson a Mentés, majd a Bezárás gombra.

A helyesírás-ellenőrző nyelvének megadása

  1. Az éppen összeállítás alatt álló megnyitott tételben kattintson a Tárgy vagy az Üzenet mezőre.

  2. Kattintson a Helyesírás-ellenőrzés mellett található legördülő menüre.

  3. Válassza ki a használni kívánt nyelvet.

3.1.4 Fájlok csatolása mellékletként

Fájlokat is küldhet a többi felhasználónak. Az elküldeni kívánt tételhez mellékelhet a merevlemezen, hajlékonylemezen vagy hálózati meghajtón található fájlokat. A címzettek a mellékletként kapott fájlokat megtekinthetik, megnyithatják, menthetik vagy kinyomtathatják. A címzett nem fogja látni a változtatásokat, ha a mellékelt fájlt az elküldése után módosítja.

Ha jelszóval védett fájlt mellékel, akkor a címzettek a jelszó beírása nélkül nem tudják megnyitni vagy megtekinteni a fájlt.

  1. Nyisson meg egy új tételt.

  2. Töltse ki a Címzett, a Tárgy, és az Üzenet mezőket.

  3. Kattintson a Melléklet gombra, majd tallózzon a csatolni kívánt fájlra vagy fájlokra, és válassza ki azokat.

    Mellékelt fájl eltávolításához kattintson az Eltávolítás ikonra.

  4. Kattintson az eszköztár Küldés gombjára.

A fájl lemezről vagy hálózati meghajtóról történő áthelyezése vagy törlése nem befolyásolja a mellékletként elküldött fájlt.

A csatolt fájl törlése nem jelenti a fájl lemezről vagy a hálózati meghajtóról való törlését, csupán azt, hogy nem lesz benne a mellékletek listájában.

3.1.5 Aláírás hozzáadása

Az Aláírás funkció használatával aláírást vagy záróformulát helyezhet el a küldendő tételek végén. Beállítható például, hogy a GroupWise minden küldendő tétel alján automatikusan tüntesse fel a felhasználó nevét, telefonszámát és e-mail címét.

A személyes aláírásokon kívül a GroupWise rendszergazdája létrehozhat egy általános aláírást is, amelyet mindenki használhat. Ha a GroupWise rendszergazdája kéri az általános aláírást, az minden elküldött tételhez automatikusan hozzá lesz fűzve. Tétel újraküldése esetén a rendszer nem adja hozzá automatikusan az általános aláírást az üzenethez.

A GroupWise Windows ügyfélben létrehozott vagy módosított aláírások automatikusan megjelennek a GroupWise WebAccess alkalmazásban. Hasonló módon a GroupWise WebAccess alkalmazásban létrehozott vagy módosított alkalmazások is automatikusan megjelennek a GroupWise Windows ügyfélben.

  1. Kattintson a főoldalon a Beállítások ikonra, majd a Beállítások lehetőségre.

  2. Kattintson a Létrehozás parancsra.

  3. Adja meg az Aláírás engedélyezése beállítást.

  4. Kattintson az Új gombra, adjon meg nevet az új aláírás számára, majd kattintson az OK gombra.

  5. (Nem kötelező) Hozzon létre további aláírásokat. Válassza ki az alapértelmezett aláírásként használni kívánt aláírást az Aláírás legördülő listában, majd adja meg a Beállítás alapértelmezettként beállítást.

  6. A mezőbe írja be aláírásának szövegét.

  7. Ha azt szeretné, hogy minden elküldendő tételhez automatikusan csatolva legyen az aláírás, kattintson az Aláírás automatikus hozzáadása lehetőségre.

    vagy

    A Figyelmeztetés az aláírás előtt beállításra kattintva megadhatja a WebAccess számára, hogy a tétel elküldése előtt kérdezzen rá, hozzá kívánja-e adni az aláírást.

  8. Kattintson a Mentés, majd a Bezárás gombra.

3.1.6 Befejezetlen e-mailek mentése

Az automatikus mentés ismertetése

Ha egy új üzenetet ír a GroupWise WebAccess alkalmazásban, a rendszer automatikusan menti a tételeket az Ön számára. Így még a WebAccess váratlan leállása esetén sem veszíti el az éppen szerkesztett üzeneteket. A WebAccess újraindítását követően lehetősége van visszaállítani és befejezni ezeket az üzeneteket.

Ha a GroupWise WebAccess alkalmazást nem használja 10 másodpercig (ez az alapértelmezett használaton kívüli érték) és el nem küldött üzenetei vannak, illetve egy üzenetet legalább 60 másodperce ír (ez az alapértelmezett folyamatos használati érték), a WebAccess az üzenetet automatikusan menti a Folyamatban mappába. A WebAccess az automatikusan mentett üzenetek címéhez hozzáad két extra karaktert, így különböztetve meg azokat a Folyamatban mappába manuálisan elmentett tételektől.

A rendszergazda kikapcsolhatja az automatikus mentési beállítást, és megváltoztathatja a használaton kívüli és a folyamatos használati értéket.

Ha a WebAccess az elindításakor automatikusan mentett üzeneteket talál, üzenetet jelenít meg. A megjelenített üzenet típusa az automatikusan mentett üzenetek számától függ.

Egyetlen automatikusan mentett üzenet helyreállításakor

Ha a WebAccess indításakor egyetlen automatikusan mentett üzenetet állít helyre a rendszer, a következő üzenet látható:

A következő lehetőségei vannak az automatikusan mentett üzenetek kezelésére:

Megnyitva: Megnyitja az automatikusan elmentett üzeneteket, így befejezheti azok szerkesztését.

Mentés: Az üzeneteket normál Folyamatban tételként menti el, így azokat később is befejezheti.

Törlés: Törli az automatikusan elmentett üzeneteket. Ebben az esetben az üzenetben található információk véglegesen elvesznek.

Átugrás: Megtartja a mentett üzeneteket a lemezen, de nem állítja vissza azokat a WebAccess alkalmazásba. A WebAccess alkalmazás következő indításakor újra megjelenik az Automatikus mentés ablak.

Kettő–öt automatikusan mentett üzenet helyreállításakor

Ha a WebAccess indításakor kettő-öt automatikusan mentett üzenetet állít helyre a rendszer, a következő üzenet látható:

A következő lehetőségei vannak az automatikusan mentett üzenetek kezelésére. Válassza ki a következő beállítások valamelyikét mindegyik automatikusan mentett üzenethez, majd kattintson az OK gombra.

Megnyitva: Megnyitja az automatikusan elmentett üzeneteket, így befejezheti azok szerkesztését.

Mentés: Az üzeneteket normál Folyamatban tételként menti el, így azokat később is befejezheti.

Törlés: Törli az automatikusan elmentett üzeneteket. Ebben az esetben az üzenetben található információk véglegesen elvesznek.

Ha a mentett üzeneteket szeretné a lemezen megtartani, de nem szeretné őket a WebAccess alkalmazásban helyreállítani, kattintson a Átlépés lehetőségre. A WebAccess alkalmazás következő indításakor újra megjelenik az Automatikus mentés ablak.

Hat vagy több automatikusan mentett üzenet helyreállításakor

Ha a WebAccess indításakor hat vagy több automatikusan mentett üzenetet állít helyre a rendszer, a következő üzenet látható:

Az OK gombra kattintva az üzeneteket normál Folyamatban tételként mentheti, és így később befejezheti az üzenetek összeállítását.

Automatikus mentés engedélyezése vagy letiltása

Alapértelmezés szerint az automatikus mentés akkor van engedélyezve, ha nagysebességű internetkapcsolatot használ a GroupWise rendszer eléréséhez. Alapértelmezés szerint a funkció alacsony sebességű internetkapcsolat esetén le van tiltva. A kapcsolódáshoz használt bejelentkezési beállításokkal kapcsolatos további információkért lásd: A GroupWise WebAccess elindítása.

  1. Kattintson a WebAccess főoldalán a Beállítások ikonra, majd a Beállítások lehetőségre.

  2. Kattintson a Létrehozás lapra.

  3. Az automatikus mentés engedélyezéséhez jelölje be az Automatikus mentés engedélyezése lehetőséget.

    vagy

    Az automatikus mentés letiltásához szüntesse meg az Automatikus mentés engedélyezése lehetőség megjelölését.

  4. Kattintson a Mentés, majd a Bezárás gombra.

Befejezetlen e-mailek mentése

  1. Egy nyitott tételen belül kattintson a Mentés ikonra.

  2. Jelölje ki a mappát, amelybe menteni szeretné a tételt, majd kattintson az OK gombra.

A vázlat a 2. lépésben megadott mappába kerül. A befejezetlen üzenetek alapértelmezett mappája a Folyamatban mappa.

3.1.7 Alapértelmezett létrehozási nézet kiválasztása

Ha egy üzenetet hoz létre a GroupWise WebAccess alkalmazásban, kiválaszthatja, hogy az alapértelmezett létrehozási formátum egyszerű szöveg vagy HTML legyen-e.

  1. Kattintson a WebAccess főoldalán a Beállítások ikonra, majd a Beállítások lehetőségre.

  2. Kattintson a Létrehozás lapra.

  3. Az Alapértelmezett szerkesztési nézet mezőben válassza az Egyszerű szöveg vagy a HTML beállítást.

  4. Kattintson a Mentés, majd a Bezárás gombra.

A nézet módosítása egyetlen tételnél:

  1. Nyissa meg a tételt.

  2. Kattintson a HTML vagy az > Egyszerű szöveg ikonra.

3.1.8 Levélüzenetek címzése

A levélüzenetnek van elsődleges címzettje, tárgymegjelölése, dátuma, más felhasználók kaphatnak belőle másolatot és titkolt másolatot. A levélüzenetekhez mellékletként fájlok, dokumentumhivatkozások, hangok, mozgóképek és OLE-objektumok csatolhatók.

A címjegyzék használata

A címjegyzék használatának ismertetését lásd: Szakasz 6.0, Kapcsolatok és címjegyzékek.

Másolat

A másolat címzettje (CC) másolatot kap a tételről. A másolat címzettje olyan felhasználó, aki hasznosíthatja a tételben közölt információt, de nem érintett vagy nem közvetlenül felelős az ügyben. A másolat küldéséről minden címzett értesül, és a másolatot kapott címzettek neve is mindegyikük számára látható.

Titkos másolat

A titkos másolat címzettje (BC) másolatot kap a tételről. A titkos másolatokról a többi címzett nem kap tájékoztatást. A titkos másolat küldéséről csak a feladó és a titkos másolat címzettje tud. Amikor egy címzett a Válasz mindenkinek paranccsal küld választ, akkor azt a titkos másolat címzettje nem fogja megkapni.

Címek hozzáadása a levélüzenetekhez

  1. Az Eszköztárban kattintson a Levél hivatkozásra.

  2. Írjon be a Címzett mezőbe egy felhasználónevet, majd nyomja meg az Enter billentyűt. Ha több felhasználót szeretne beírni, ismételje meg az eljárást. Igény szerint adjon meg további felhasználóneveket a Másolat és a Titkos másolat mezőkben.

    vagy

    Ha listából szeretné kiválasztani a felhasználóneveket, kattintson az eszköztár Cím gombjára. A Címválasztó használatával kapcsolatos további tudnivalókért lásd: A címválasztó használata.

  3. Adja meg az üzenet tárgyát.

  4. Írja be az üzenetet.

    A küldési beállítások lapon több beállítás is megadható: például sürgősnek minősítheti az üzenetet, választ kérhet a címzettektől és így tovább.

    Ha kívánja, az üzenet szövegének betűtípusát is módosíthatja. További információkért lásd: Betűtípus módosítása HTML nézetben.

  5. Melléklet csatolásához kattintson a Melléklet pontra.

  6. Kattintson az eszköztár Küldés gombjára.

3.1.9 Küldési beállítások kiválasztása

Az elküldendő levél prioritásának módosítása

Prioritás módosítása az összes elküldendő tételre vonatkozóan

  1. Az összes küldendő tétel prioritásának módosításához kattintson a Beállítások ikonra, majd kattintson a Beállítások lehetőségre.

  2. Kattintson a Küldési beállítások fülre.

  3. Válassza a Sürgős, Normál vagy Ráér beállítás egyikét.

    A postafiókban kis ikon jelzi a prioritást a tétel mellett. Az ikon piros, ha a tétel sürgős prioritású, fehér, ha normál és szürke, ha nem sürgős.

  4. Kattintson a Mentés, majd a Bezárás gombra.

A prioritás módosítása egyetlen tételre vonatkozóan

  1. Ha egy adott tétel prioritását kívánja módosítani, nyissa meg annak valamelyik tételnézetét, és kattintson a Küldési beállítások fülre.

  2. Válassza a Sürgős, Normál vagy Ráér beállítások egyikét.

    A postafiókban kis ikon jelzi a prioritást a tétel mellett. Az ikon piros, ha a tétel sürgős prioritású, fehér, ha normál és szürke, ha nem sürgős.

  3. Kattintson a Küldés gombra.

Az összes küldendő tétel adatvédelmi beállításának (besorolásának) módosítása

Az osztályozás vagy besorolás egy olyan adatvédelmi beállítás, amelynek révén a címzett értesülhet arról, hogy a kapott tétel bizalmas, szigorúan titkos stb. minősítésű. Ez az információ a tétel felső részén látható. Az osztályozás nem biztosít további adatvédelmet vagy titkosítást. Csak arra szolgál, hogy tájékoztassa a címzettet a tételben található információ különlegességéről.

  1. Kattintson a WebAccess főoldalán a Beállítások ikonra, majd a Beállítások lehetőségre.

  2. Kattintson a Küldési beállítások fülre.

  3. Válasszon egy adatvédelmi beállítást az Osztályozás legördülő listáról.

  4. Kattintson a Mentés, majd a Bezárás gombra.

Üzenet MIME-kódolásának megváltoztatása

Sok nyelv használ különböző karakterkódolásokat bizonyos karakterek helyes megjelenítéséhez. A GroupWise WebAccess alkalmazásban a küldött és fogadott tételeknél módosítani tudja a kódolást.

Kódolás módosítása az összes elküldendő tételen

  1. Kattintson a WebAccess főoldalán a Beállítások ikonra, majd a Beállítások lehetőségre.

  2. Kattintson a Küldési beállítások lapra.

  3. Válassza ki a megfelelő MIME kódolást a MIME kódolás legördülő listából.

  4. Kattintson a Mentés, majd a Bezárás gombra.

A kódolás módosítása egyetlen tételre

  1. A Levél ablakban kattintson a Küldési beállítások fülre.

  2. Válassza ki a megfelelő MIME kódolást a MIME kódolás legördülő listából.

  3. Az üzenet küldéséhez kattintson az eszköztár Küldés gombjára.

3.1.10 Feljegyzés kitűzése

A feljegyzés olyan üzenet, amelyet csak az Ön postafiókjába küld el a rendszer. A feljegyzések tulajdonképpen saját részre szóló személyes feljegyzések.

  1. Kattintson a Postafiókban vagy a Naptárban a Levél ikon melletti legördítő nyílra, majd kattintson a Személyes feljegyzés lehetőségre.

  2. Adja meg az üzenet tárgyát.

  3. Írja be az üzenetet.

  4. Melléklet csatolásához kattintson a Melléklet pontra.

  5. Kattintson az eszköztár Kitűzés gombjára.

3.1.11 Telefonüzenet küldése

A telefonüzenet olyan feljegyzés, amellyel jelezheti más GroupWise felhasználóknak, hogy távollétük alatt telefonon keresték őket. A telefonüzenetek tárolása a címzett postafiókjában történik. Telefonüzenetből nem lehet a telefonhívásra válaszolni.

  1. Kattintson a Postafiókban vagy a Naptárban a Levél ikon melletti legördítő nyílra, majd kattintson a Telefon lehetőségre.

  2. Írjon be a Címzett mezőbe egy felhasználónevet, majd nyomja le az Enter billentyűt. Ha több felhasználót szeretne beírni, ismételje meg a műveletet.

    vagy

    Ha listából szeretné kiválasztani a felhasználóneveket, kattintson az eszköztár Cím gombjára. A Címválasztó használatával kapcsolatos további tudnivalókért lásd: A címválasztó használata.

  3. Adja meg a hívó fél nevét, vállalatát és telefonszámát.

  4. Az üzenet fő részébe írja be az üzenet szövegét.

    Ha kívánja, az üzenet szövegének betűtípusát is módosíthatja. További információkért lásd: Betűtípus módosítása HTML nézetben.

  5. Kattintson az eszköztár Küldés gombjára.