46.4 Erőforrások kezelése

Az erőforrások találkozókra és más célokra beütemezhető tételek. Erőforrások lehetnek az irodák, a kivetítők, az autók stb. A GroupWise rendszergazdája azáltal határozza meg az erőforrást, hogy azonosító nevet ad neki és egy felhasználóhoz rendeli. Az erőforrások ugyanúgy szerepelhetnek az időpontkeresésekben, mint a felhasználók. Az erőforrás azonosítója kerül a Címzett mezőbe. Az erőforrás kezeléséhez rendelt felhasználó az erőforrás tulajdonosa.

Az erőforrás tulajdonosa felel az erőforrás-igénylések elfogadásáért vagy elutasításáért. A tulajdonosnak erre teljes helyettesítési joga alapján van lehetősége. Az erőforrás tulajdonosaként jogosult az erőforrásra benyújtott igénylések fogadására.

Egy erőforráskészlethez több erőforrást is hozzáadhat, amely a készletlistában szereplő sorrend szerint rangsorolja a használandó erőforrásokat. Amikor erőforrást ütemez erőforráskészleten keresztül, a találkozó automatikusan használja az időpontkeresést, és a legmagasabb prioritású erőforrást ütemezi, amely elérhető az erőforráskészlet listáján.

46.4.1 Az erőforrások ismertetése

A Kapcsolatok mappában látható minden erőforrás mellett megjelenik az Erőforrás jel. Amikor duplán rákattint egy erőforrásra, a tételnézetben megjelennek az erőforrás adatai.

Az erőforrás tételnézetében adhatja meg az erőforrás nevét, telefonszámát, típusát, e-mail-címét és tulajdonosát, valamint az erőforrásra vonatkozó megjegyzéseket.

A Tulajdonos mezőben megadhat olyan kapcsolatot, amely már szerepel címjegyzékében, vagy a nyíl gombra kattintva létrehozhat egy új kapcsolatbejegyzést.

Személyes erőforrás hozzáadása

A GroupWise címjegyzék a rendszergazda által meghatározott erőforrásokat tartalmazza. Hozzáadhat egy személyes erőforrást a Napi kapcsolatok mappához vagy egy személyes Kapcsolatok mappához.

  1. A mappalistában válassza ki azt a Kapcsolatok mappát, ahová egy személyes erőforrást szeretne hozzáadni.

  2. Kattintson az eszköztár Új erőforrás gombjára.

  3. A Név mezőbe írja be az erőforrás nevét.

  4. A Telefon mezőbe írja be az erőforrásért felelős kapcsolat telefonszámát.

  5. A Típus mezőben adja meg az erőforrás típusát.

    Választhatja az Erőforrás vagy a Hely lehetőséget. Ha a Hely lehetőséget választotta, a rendszer az erőforrás leírását automatikusan hozzáadja a Hely mezőhöz a találkozóban. Ha egy találkozóhoz egynél több hely van erőforrásként megadva, a Hely mezőben csak az első jelenik meg.

  6. Az E-mail-cím mezőben adja meg annak a személynek az e-mail-címét, aki majd ezen erőforrás értesítéseit kapni fogja.

  7. A Tulajdonos mezőbe írja be az erőforrás tulajdonosát.

  8. A Megjegyzések mezőbe írja be az erőforrással kapcsolatos esetleges megjegyzéseit.

    Például megadhatja, hogy hány fő befogadására alkalmas a konferenciaterem, vagy milyen eszközök vannak benne.

  9. A változtatások mentéséhez kattintson a Bezárás gombra, majd kattintson az Igen gombra.

Személyes erőforrás módosítása

  1. A mappalistában válassza ki azt a Kapcsolatok mappát, ahol egy személyes erőforrást módosítani szeretne.

  2. Kattintson a jobb oldali egérgombbal az erőforrásra, majd kattintson a Részletek gombra.

    Az erőforrásokat az Erőforrás ikon ikon jelöli.

  3. A Részletek lapon igény szerint módosíthatja az információkat.

  4. A változtatások mentéséhez kattintson a Bezárás gombra, majd kattintson az Igen gombra.

Erőforrás-igénylés elfogadása vagy elutasítása

Erőforrás-igénylést csak akkor bírálhat el, ha Ön az erőforrás tulajdonosa, és rendelkezik írási és olvasási joggal. A személyes erőforrások helyettesítési jogokon keresztül nem oszthatók meg más felhasználókkal.

  1. A főablakban vagy a naptárban válassza a Fájl > Helyettesítés parancsot.

    vagy

    Kattintson a mappalista fejlécén található legördülő listára (ez a mappalista felett látható, minden bizonnyal az Online vagy a Tárolt elem van rajta kiválasztva, ez jelzi a GroupWise aktuális üzemmódját), majd kattintson a Helyettesítés parancsra.

  2. Kattintson a saját erőforrásra.

    Ha a saját erőforrása nem szerepel a Helyettesítés listán, kattintson a Helyettesítés parancsra, a Név mezőbe írja be az erőforrás nevét, majd kattintson az OK gombra.

  3. Kattintson duplán az elutasítani vagy elfogadni kívánt tételre.

  4. Kattintson az eszköztár Elfogadás vagy Elutasítás gombjára.

Értesítés fogadása egy másik felhasználó vagy erőforrás helyett

  1. Kattintson az Eszközök menü Beállítások parancsára.

  2. Kattintson duplán a Védelem elemre, majd kattintson az Értesítő elemre.

  3. Kattintson annak a felhasználónak a nevére, akit helyettesít, illetve arra az erőforrásra, amely az Ön tulajdona.

    Ha az Értesítési listán nem szerepel az adott felhasználó vagy erőforrás, írja be a nevét, majd kattintson az Új felhasználó gombra. A nevet a Címválasztó párbeszédpanelen is kiválaszthatja, ha a Címjegyzék ikon ikonra kattint.

  4. Ellenőrizze, hogy a Feliratkozás a riasztást kapók körébe és a Feliratkozás az értesítendők közé jelölőnégyzetek be legyenek jelölve.

    Ezzel automatikusan feliratkozik az értesítendők és figyelmeztetendők közé. Ha saját részére eltávolítja a Feliratkozás a riasztást kapók körébe és a Feliratkozás az értesítendők közé négyzet jelölését, a későbbiekben nem fog értesítést és figyelmeztetést kapni. Ha saját részére leiratkozik a riasztásokról és értesítésekről, ismételt engedélyezésükhöz saját felhasználónevére vonatkozóan meg kell ismételnie az itt szereplő 1–4. lépést.

  5. Kattintson az OK gombra.

Figyelmeztetés vagy értesítés fogadásához az Értesítő programnak a háttérben futnia kell. További információkért lásd: Az Értesítő indítása.

Szabály létrehozása erőforráshoz

Az erőforrás tulajdonosaként teljes körű helyettesítési jogosultsága van az erőforráshoz, beleértve a hozzá kapcsolódó szabályok létrehozását is. Az alábbi lépések bemutatják, hogyan lehet például olyan szabályt létrehozni, amely a felhasználható erőforrásra irányuló összes kérelmet elfogadja. A példa egy az erőforrások tekintetében hasznos szabályt mutat be. Létrehozhat más, eltérő műveleteket végrehajtó szabályokat is. Például létrehozhat egy szabályt, amely elutasítja a már ütemezett erőforrásra irányuló igényléseket.

  1. Kattintson az Üzemmódválasztó ikonra, majd kattintson a Helyettesítés pontra.

  2. Kattintson a saját erőforrásra.

    Ha a saját erőforrás nem szerepel a Helyettesítés párbeszédpanelen, a Név mezőbe írja be az erőforrás nevét, majd kattintson az OK gombra.

  3. Kattintson az Eszközök menü Szabályok parancsára, majd az Új parancsra.

  4. Adjon nevet a szabálynak.

  5. Kattintson erre az ikonra: Találkozó. Törölje a jelet a többi tételtípus jelölőnégyzetéből.

  6. Kattintson a Találkozók ütközése legördülő listára, majd kattintson a Nem gombra.

  7. Kattintson az Új művelet gombra, majd az Elfogadás elemre, szükség esetén írjon be egy megjegyzést, végül kattintson az OK gombra.

    Lépés 6és Lépés 7: az itt szereplő műveletek azt adják meg, hogy a szabály csak akkor fogadja el a találkozóra szóló erőforrás-igénylést, ha az erőforrás szabad.

  8. Válassza a Mentés, majd a Bezárás lehetőséget.

Személyes erőforrás törlése

Személyes erőforrás törlése:

  1. A mappalistában válassza ki azt a Kapcsolatok mappát, ahol a személyes erőforrást törölni szeretné.

  2. Kattintson a jobb oldali egérgombbal az erőforrásra, majd kattintson a Törlés gombra.

    Az erőforrásokat az Erőforrás ikon ikon jelöli.

  3. Az erőforrás törlésének megerősítéséhez kattintson az Igen gombra.

46.4.2 Az erőforráskészletek megismerése és létrehozása

Az erőforráskészletek az erőforrások ütemezési folyamatának egyszerűsítésére szolgálnak azáltal, hogy az erőforrásokat a Személyes kapcsolatok mappában létrehozott erőforráskészletek listájából rangsorolják a felhasználáshoz. Amikor erőforráskészletet ad hozzá a találkozóhoz, az időpontkeresés automatikusan kiválasztja az erőforráskészletben rendelkezésre álló legmagasabb prioritású erőforrást, és zárójelben megjeleníti azt a Találkozó ablakban az erőforráskészlet neve mellett. A prioritást a listában található erőforrások sorrendje határozza meg. Ha más erőforrást szeretne kiválasztani az erőforráskészletből, kattintson az Időpontkeresés gombra a találkozó elküldése előtt, és kézzel változtassa meg az erőforrást.

A Kapcsolatok mappában látható minden erőforráskészlet mellett megjelenik az Erőforrás jel. Amikor duplán rákattint egy erőforráskészletre, a tételnézetben megjelennek az erőforráskészlet adatai.

Erőforráskészletet a Fájl menüből vagy az egér jobb gombjával megnyitható menüből hozhat létre. Ha engedélyezve van a Mappákhoz kapcsolódó műveletek beállítás, akkor az Új erőforráskészlet eszköztárelem is megjelenik.

Új erőforráskészlet létrehozása:

  1. A mappalistában válassza ki azt a Kapcsolatok mappát, ahová egy személyes erőforrást szeretne hozzáadni.

  2. Ha az eszköztáron engedélyezve van a Mappákhoz kapcsolódó műveletek beállítás, kattintson az Új erőforráskészlet gombra.

  3. Adja meg az erőforrás nevét, és adjon meg hozzá megjegyzéseket, ha szükséges.

  4. Kattintson a Hozzáadás gombra az erőforráskészlet tagjainak kiválasztásához.

  5. Miután kiválasztott egy címjegyzéket és egy erőforrást a Keresés helye és a Keresendő legördülő menüben, a Címzett gombra kattintva vegye fel az erőforrást a Kijelölt listára.

  6. Folytassa a Lépés 4 és az Lépés 5 műveletét addig, amíg az összes kívánt erőforrást ki nem választja az új erőforráskészlethez.

    Ha meg kell változtatnia a sorrendet, egyszerűen áthúzhatja az erőforrásokat a kívánt helyre, hogy prioritást kapjanak.

  7. Ha befejezte az erőforrások hozzáadását, kattintson a Mentés gombra az erőforráskészlet mentéséhez.