A mappamegosztás működésének és a mappák megosztásának megértéséhez tekintse át az ezekben a fejezetekben található információkat.
A megosztott mappa mindössze annyiban különbözik az Irattárban található többi mappától, hogy mások is hozzáférhetnek és megjelenik az ő Irattár mappáikban. Létrehozhat eleve megosztott mappát, vagy megoszthatja az Irattár létező személyes mappáit. Kiválaszthatja, hogy kikkel kívánja megosztani a mappát, és az egyes felhasználók milyen jogosultságot kapnak. Ezután a felhasználók üzeneteket tehetnek közzé a megosztott mappában, létező tételeket helyezhetnek át a mappába, és beszélgetéseket folytathatnak.
Amikor egy mappát megoszt, alapértelmezés szerint az összes almappát is automatikusan megosztja a rendszer. Egy megosztott mappában legfeljebb 400 almappa lehet.
MEGJEGYZÉS:Ha minden almappát megoszt, egyedül Ön adhat hozzá további megosztott mappákat a megosztott mappa mappaszerkezetébe.
A rendszermappák nem oszthatók meg. Közéjük tartozik a Postafiók, Naptár, a Dokumentumok, a Kimenő tételek, a Tennivalók, a Kapcsolatok, az Irattár, a Folyamatban, a Levélszemét és a Lomtár.
Ha egy dokumentumot megosztott mappába helyez, az nem jelenti azt, hogy a megosztott mappához hozzáférési jogosultsággal rendelkező felhasználók automatikusan jogosultak a dokumentum szerkesztésére. Kizárólag akkor szerkeszthetik a dokumentumot, ha szerkesztési jogot ad nekik a Dokumentum megosztása lapon.
Személyes mappáit megoszthatja más felhasználókkal. A megosztott mappa címzettjei értesítést kapnak, amely tájékoztatja őket arról, hogy a mappát megosztotta velük. Ezután elfogadhatják, illetve elutasíthatják a mappát.
A távoli és a tárolt üzemmód esetében a megosztott mappákban végrehajtott módosítások mindig frissülnek, amikor csatlakozik az elsődleges GroupWise rendszerhez.
Meglévő mappa vagy mappastruktúra megosztása más felhasználókkal:
A mappalistában kattintson az egér jobb gombjával a megosztani kívánt mappára, majd kattintson a Megosztás gombra.
Jelölje be a Megosztva választógombot.
A Név mezőben írja be egy felhasználó nevét, vagy kattintson a Címjegyzék gombra és válassza ki a felhasználót a Címválasztó párbeszédpanelen.
Amikor a mezőben a felhasználó neve megjelenik, kattintson az Új felhasználó gombra a felhasználó áthelyezéséhez a Használók listájába.
Kattintson a felhasználó nevére a Megosztás listában.
Jelölje be azokat a hozzáférési beállításokat, amelyeket a felhasználó számára biztosítani szeretne.
Ismételje meg a Lépés 3–Lépés 6. lépést minden további felhasználó esetében, akikkel a mappát meg szeretné osztani.
(Nem kötelező) Hagyja bejelölve Az összes almappa megosztása jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a megosztott mappa összes almappája is meg legyen osztva. A felhasználók az almappákhoz ugyanazokkal a hozzáférési jogokkal rendelkeznek, mint a szülőmappához.
MEGJEGYZÉS:Ha minden almappát megoszt, egyedül Ön adhat hozzá további megosztott mappákat a megosztott mappa mappaszerkezetébe.
Kattintson az OK gombra.
Ha a mappának speciális szerepet szán, új megjelenítési beállításokat is alkalmazhat. Ha például a mappa megosztott beszélgetések lebonyolítására szolgál, akkor olyan beállítást kell létrehoznia, amely a tételeket a válaszok sorrendjében jeleníti meg, és mind a küldött, mind a kapott tételeket tartalmazza. Kattintson az egér jobb gombjával a mappára, kattintson a Jellemzők, majd a Megjelenítés parancsra.
Megosztott mappa létrehozása:
A mappalistán kattintson a Fájl menü Új almenüjének Mappa parancsára.
Válassza a Megosztott mappa lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.
Írja be az új mappa nevét és leírását.
A Fel, Le, Jobbra vagy Balra nyílra kattintva helyezze el a mappát a mappalistában, majd kattintson a Tovább gombra.
A Név mezőben kezdje el beírni a felhasználó nevét.
Amikor a mezőben megjelenik a felhasználó neve, kattintson az Új felhasználó gombra a Használók listájára való felvételéhez.
Kattintson a felhasználó nevére a Megosztás listában.
Jelölje be azokat a hozzáférési beállításokat, amelyeket a felhasználó számára biztosítani szeretne.
Ismételje meg az Lépés 5–Lépés 8. lépést minden további felhasználó esetében, akikkel a mappát meg szeretné osztani.
Kattintson a Tovább gombra.
Adja meg a mappa kívánt megjelenítési beállításait.
Kattintson a Befejezés gombra.
További információ: Megosztott mappák használata.
Önnel megosztott mappa elfogadása:
Kattintson a közös mappáról szóló értesítésre a Postafiókban.
Megjelenik egy üzenet, amely mutatja a mappa nevét, amelyhez jogosultságot kapott, valamint a megadott jogok típusát.
Kattintson a Tovább gombra.
A mappa nevét a rendszer alapértelmezés szerint kitölti. Hajtsa végre a néven a kívánt változtatásokat.
A mappa helyének kiválasztásához a fel, le, balra és jobbra gombokat használhatja.
Kattintson a Befejezés gombra.
Tétel közzététele megosztott mappában:
Megnyitásához kattintson a megosztott mappára a mappalistán.
Kattintson a Fájl menüre, az Új pontra, majd a Beszélgetés/Feljegyzés parancsra.
Más típusú tétel, például tennivaló közzétételéhez kattintson a Szerkesztés > Váltás pontra, és kattintson a kívánt tételtípusra.
Adja meg az üzenet tárgyát.
Írja be az üzenetet.
Kattintson a Melléklet gombra fájlok csatolásához.
Kattintson az eszköztár Kitűzés gombjára.
Megosztott mappában lévő tétel megválaszoláshoz nyissa meg a tételt, kattintson a Válasz gombra, jelöljön ki egy válaszlehetőséget, majd kattintson az OK gombra. További információkért lásd: Válasz megosztott mappában lévő e-mailre.
Beszélgetés megjelenítése megosztott mappában:
A megosztott mappában kattintson a Megtekintés > Megjelenítési beállítások > Beszélgetések parancsra.
Egy beszélgetés kinyitásához vagy becsukásához kattintson az eredeti tétel melletti – vagy + jelre.
Az egyes beszélgetések között a Ctrl+Balra nyíl és a Ctrl+Jobbra nyíl billentyűkkel mozoghat.
Megosztott mappa tulajdonjogának átruházása:
Kattintson az egér jobb gombjával a megosztott mappára, majd kattintson a Megosztás elemre.
Kattintson a Tulajdonjog átruházása elemre.
Válassza ki a megosztott mappa új tulajdonosát, változtassa meg a tárgyat, és adja meg, hogy szeretne-e résztvevő maradni.
Amikor a Küldés gombra kattint, az új tulajdonos értesítést, hogy ő lett a megosztott mappa tulajdonosa.
Önnel megosztott mappa törlése:
Kattintson a jobb oldali egérgombbal a mappára.
Kattintson a Törlés gombra.
Kattintson az Igen gombra.
Az Önnel megosztott mappa törlése csupán saját GroupWise-postafiókjából törli a mappát. A többi felhasználót nem befolyásolja ez a művelet. Ugyanakkor ha Ön volt az, aki a mappát a többiekkel megosztotta, az adott mappa törlése a többi felhasználótól is eltávolítja azt.