46.4 Gestione delle risorse

Le risorse sono elementi che è possibile pianificare per riunioni o altri usi. Le risorse possono includere sale, proiettori per computer, automobili e altro. L'amministratore di GroupWise definisce una risorsa fornendole un nome di identificazione e assegnandola a un utente. È possibile inserire le risorse in una ricerca delle ore libere, in base alle necessità degli utenti. Gli ID risorsa vengono inseriti nella casella A. L'utente assegnato alla gestione di una risorsa ne è il proprietario.

Il proprietario della risorsa dovrà accettare o rifiutare gli appuntamenti per la risorsa. Per questo motivo il proprietario deve disporre di tutti i diritti di utente incaricato per la risorsa. In qualità di proprietario è possibile scegliere di ricevere la notifica di appuntamenti per la risorsa.

È possibile aggiungere più risorse a un Pool di risorse, assegnando le priorità alle risorse da utilizzare in base all'ordine nell'elenco dei pool. Quando si pianifica una risorsa tramite un pool di risorse, l'appuntamento utilizzerà automaticamente la Ricerca ore libere e selezionerà la risorsa con la priorità più alta fra quelle disponibili nell'elenco del pool di risorse.

46.4.1 Descrizione delle risorse

Ciascuna risorsa della cartella Contatti è identificata tramite l'icona Risorsa. Facendo doppio clic su una risorsa, viene aperta la relativa vista.

Utilizzare la pagina di visualizzazione elemento risorsa per specificare un nome per la risorsa, un numero di telefono, un tipo di risorsa, un indirizzo e-mail, un proprietario e i commenti sulla risorsa.

Nel campo Proprietario è possibile selezionare un contatto già presente nella rubrica oppure fare clic sul tasto freccia per creare un nuovo contatto.

Aggiunta di una risorsa personale

La Rubrica di GroupWise include le risorse definite dall'amministratore GroupWise. È possibile aggiungere una risorsa personale alla cartella Contatti frequenti o in un'altra cartella Contatti personale.

  1. Nell'elenco cartelle, selezionare la cartella Contatti dove si desidera aggiungere una risorsa personale.

  2. Fare clic su Nuova risorsa nella barra degli strumenti.

  3. Nel campo Nome, specificare il nome della risorsa.

  4. Nel campo Telefono, specificare il numero di telefono del contatto responsabile della risorsa.

  5. Nel campo Tipo, specificare il tipo di risorsa.

    È possibile selezionare Risorsa o Luogo. Se si seleziona Luogo, la descrizione della risorsa viene aggiunta automaticamente al campo Luogo dell'appuntamento. Se si aggiunge più di un luogo a un appuntamento come risorsa, solo il primo verrà visualizzato nel campo Luogo.

  6. Nel campo E-mail, specificare l'indirizzo e-mail della persona che dovrà ricevere le notifiche sulla risorsa.

  7. Nel campo Proprietario, specificare il proprietario della risorsa.

  8. Immettere gli eventuali commenti sulla risorsa nel campo Commenti.

    Ad esempio, potrebbe essere opportuno specificare le dimensioni di una sala conferenza o descrivere le attrezzature disponibili.

  9. Fare clic su Chiudi, quindi scegliere Sì per salvare le modifiche apportate.

Modifica di una risorsa personale

  1. Nell'elenco cartelle, selezionare la cartella Contatti dove si desidera modificare una risorsa personale.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla risorsa, quindi selezionare Dettagli.

    I gruppi sono contrassegnati dall'icona icona Risorsa .

  3. Modificare tutte le informazioni desiderate nella scheda Dettagli.

  4. Fare clic su Chiudi, quindi scegliere Sì per salvare le modifiche apportate.

Accettazione e rifiuto delle richieste di risorse

È possibile accettare o rifiutare richieste relative a una risorsa solo se si è proprietari e si dispone di diritti di lettura e scrittura appropriati. Le risorse personali non possono essere condivise con altri utenti tramite diritti di utente incaricato.

  1. Nella finestra principale o nel Calendario, fare clic su File > Utente incaricato.

    oppure

    Fare clic sull'elenco a discesa nell'intestazione Elenco cartelle (sopra all'Elenco cartelle dove probabilmente è visualizzato Online o Memorizzazione nella cache a indicare la modalità di esecuzione di GroupWise), quindi selezionare Utente incaricato.

  2. Fare clic sulla risorsa di cui si è il proprietario.

    Se la risorsa di cui si è proprietari non è presente nell'elenco a discesa Utente incaricato, fare clic su Utente incaricato, digitare il nome della risorsa che si possiede nel campo Nome, quindi fare clic su OK.

  3. Fare doppio clic sull'elemento che si desidera accettare o rifiutare.

  4. Fare clic su Accetta o Rifiuta sulla barra degli strumenti.

Ricezione di una notifica per un altro utente o un'altra risorsa

  1. Fare clic su Strumenti > Opzioni.

  2. Fare doppio clic su Sicurezza, quindi su Notifica.

  3. Selezionare il nome dell'utente per cui si è utenti incaricati o il nome della risorsa di cui si è proprietari.

    Se l'utente o la risorsa non sono presenti nell'elenco Notifica, immettere il nome, quindi fare clic su Aggiungi utente. È possibile selezionare il nome nella finestra di dialogo Selettore di indirizzi facendo clic su icona Rubrica.

  4. Assicurarsi che le opzioni Attiva allarmi e Attiva notifica siano selezionate.

    Gli allarmi e le notifiche personali sono già attivati automaticamente. Se si deseleziona Attiva allarmi e Attiva notifica, non si riceveranno più gli allarmi e le notifiche. Se si annulla la sottoscrizione dei propri allarmi e notifiche, sarà necessario ripetere i passaggi 1-4 dell'argomento per poterli abilitare di nuovo con il proprio nome utente.

  5. Fare clic su OK.

Per poter ricevere notifiche o allarmi è necessario che Notifica sia aperto o ridotto a icona. Per ulteriori informazioni, consultare Avvio della funzione Notifica.

Creazione di una regola per una risorsa

Il proprietario di una risorsa ha diritti di utente incaricato completi sulla risorsa, inclusa la possibilità di creare regole per essa. I seguenti passaggi spiegano come creare una regola che accetti tutte le richieste per una risorsa disponibile. Questo è un esempio di regola utile per una risorsa. È possibile creare altre regole per eseguire azioni diverse. Ad esempio, si può creare una regola per il rifiuto delle richieste di una risorsa già prenotata.

  1. Fare clic sull'icona del Selettore di modalità, quindi fare clic su Utente incaricato.

  2. Fare clic sulla risorsa di cui si è il proprietario.

    Se la risorsa di cui si è proprietari non è presente nella finestra di dialogo Utente incaricato, immettere il nome della risorsa di cui si è proprietari nel campo Nome, quindi fare clic su OK.

  3. Fare clic su Strumenti > Regole, quindi su Nuova.

  4. Digitare il nome che si desidera assegnare alla regola.

  5. Fare clic su Appuntamento. Assicurarsi che gli altri tipi di elementi siano disattivati.

  6. Fare clic sull'elenco a discesa Sovrapposizione di appuntamenti, quindi selezionare No.

  7. Fare clic su Aggiungi azione > Accetta, digitare un commento se lo si desidera, quindi selezionare OK.

    Le azioni in Passaggio 6 e Passaggio 7 indicano alla regola di accettare l'appuntamento per la risorsa solo se è disponibile.

  8. Fare clic su Salva, quindi su Chiudi.

Cancellazione di una risorsa personale

Per cancellare una risorsa personale:

  1. Nell'elenco cartelle, selezionare la cartella Contatti dove si desidera cancellare una risorsa personale.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla risorsa, quindi selezionare Cancella.

    I gruppi sono contrassegnati dall'icona icona Risorsa .

  3. Fare clic su Sì per confermare la cancellazione della risorsa.

46.4.2 Informazioni sull'utilizzo e sulla creazione dei pool di risorse

I pool di risorse vengono utilizzati per semplificare il processo di pianificazione delle risorse, assegnando le priorità alle risorse da utilizzare da un elenco di pool di risorse creato nella cartella Contatti personali. Quando si aggiunge un pool di risorse all'appuntamento, la Ricerca ore libere selezionerà automaticamente la risorsa con la priorità più alta tra quelle disponibili nel pool di risorse e la visualizzerà tra parentesi accanto al nome del pool di risorse nella finestra Appuntamento. La priorità è determinata dall'ordine delle risorse presenti nell'elenco. Se si desidera selezionare una risorsa diversa dal pool di risorse, fare clic su Ricerca ore libere prima di inviare l'appuntamento e modificare la risorsa manualmente.

Ciascun pool di risorse in una cartella Contatti è identificata tramite l'icona Risorsa. Facendo doppio clic su un pool di risorse, viene aperta la relativa vista.

Per creare un pool di risorse, utilizzare il menu File o il menu accessibile con clic del pulsante destro del mouse. Se l'opzione della barra degli strumenti Contesto cartella è abilitata, è disponibile anche un elemento della barra degli strumenti per Nuovo pool di risorse.

Per creare un nuovo pool di risorse:

  1. Nell'elenco cartelle, selezionare la cartella Contatti dove si desidera aggiungere una risorsa personale.

  2. Con l'opzione Contesto cartella abilitata sulla barra degli strumenti, fare clic su Nuovo pool di risorse.

  3. Specificare un nome per la risorsa e includere dei commenti, se necessari.

  4. Fare clic su Aggiungi per selezionare i membri del pool di risorse.

  5. Dopo aver scelto una rubrica e una risorsa rispettivamente nei menu a discesa Cerca in e Cerca, fare clic su A per aggiungere la risorsa all'elenco Selezionato.

  6. Ripetere il Passaggio 4 e il Passaggio 5 fino a quando non saranno state selezionate tutte le risorse desiderate per il nuovo pool di risorse.

    Se fosse necessario cambiare l'ordine, è possibile trascinare e rilasciare le risorse secondo l'ordine di priorità desiderato.

  7. Dopo aver aggiunto tutte le risorse, fare clic su Salva per salvare il pool di risorse.