Utilizzare la funzione Firma per inserire una firma o una riga distintiva in fondo agli elementi inviati. Ad esempio, è possibile fare in modo che GroupWise inserisca automaticamente il proprio nome, numero di telefono e indirizzo e-mail alla fine di ogni elemento inviato.
Se si dispone di diversi account, inclusi account di newsgroup NNTP, POP3 e IMAP4, è possibile creare una firma differente per ogni account. È possibile anche creare più firme per lo stesso account.
Le firme vengono create in formato HTML, quindi è possibile aggiungere grafica e formattazione alla firma. Quando il messaggio viene inviato, la firma HTML viene convertita in testo.
È inoltre possibile aggiungere automaticamente alla fine dei messaggi una vCard, ovvero un biglietto da visita elettronico.
È possibile creare le firme tramite le opzioni del client GroupWise oppure da un messaggio che si sta componendo.
Per creare una firma utilizzando le opzioni del client GroupWise:
Fare clic su Strumenti > Opzioni, quindi fare doppio clic su Ambiente.
Selezionare la scheda Firma.
Selezionare Firma, quindi fare clic su Nuovo.
Immettere un nome per la firma, quindi fare clic su OK.
Creare la firma nell'editor HTML fornito.
Specificare se la firma deve essere impostata come firma di default.
Selezionare se si desidera che venga richiesto di aggiungere una firma a ciascun elemento inviato.
Fare clic su OK.
Per creare una firma dalla vista di composizione
Fare clic sull'icona delle opzioni per aprire il pannello a scorrimento delle opzioni Componi. Il menu a discesa Firma si apre di default.
Fare clic sull'icona di modifica accanto a Crea nuova firma.
Digitare un nome per la firma, quindi creare la propria firma nell'editor HTML fornito.
Specificare se la firma deve essere impostata come firma di default.
Fare clic su OK.
I file vCard sono biglietti da visita elettronici formattati in base agli standard impostati dall'Internet Mail Consortium. Un file vCard ha un'estensione .vcf e può essere aggiunto ai messaggi in uscita. Molti produttori forniscono software che può essere usato per creare file vCard con testo, grafica e audio. Quando si usa GroupWise per generare il file vCard, vengono utilizzate le informazioni contenute nei campi dell'elenco Rubrica.
Fare clic su Strumenti > Opzioni, quindi fare doppio clic su Ambiente.
Selezionare la scheda Firma.
Selezionare Biglietto da visita elettronico (vCard) per aggiungere automaticamente una vCard a ogni e-mail inviata.
Selezionare l'origine delle informazioni vCard.
Crea da Rubrica di GroupWise: compone una vCard in base alle informazioni personali disponibili nella Rubrica di GroupWise.
Seleziona da rubrica personale: consente di selezionare un utente in una Rubrica personale e di creare una vCard dalle relative informazioni personali. Questo è utile quando si invia un'e-mail per conto di altri utenti.
Seleziona un file vCard: consente di selezionare un file vCard .vcf personalizzato fornito da una società terza.
Selezionare se si desidera che venga richiesto di aggiungere una vCard a ciascun elemento inviato.
Fare clic su OK.
Se si seleziona Chiedi conferma prima, è possibile aggiungere la firma manualmente durante la composizione di un messaggio, selezionando Fare clic per aggiungere una firma nel corpo del messaggio. Se si seleziona Aggiungi automaticamente firma, la firma di default viene aggiunta automaticamente a tutte le e-mail. È possibile modificare la firma dopo averla aggiunta a un elemento al fine di personalizzarla per l'elemento che si sta inviando. Qualsiasi modifica apportata alla firma durante la modifica in posizione non viene mantenuta. Se impostata, anche la propria vCard verrà aggiunta automaticamente a tutte le e-mail. È possibile usare contemporaneamente una firma e un file vCard.
Nella vista di composizione, selezionare Fare clic per aggiungere una firma nel corpo del messaggio.
La firma di default viene immediatamente aggiunta al messaggio. Se non è ancora stata creata una firma, verrà richiesto di crearne una. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una firma.
Per selezionare una firma differente, passare il mouse sull'area della firma e fare clic sulla piccola freccia nella parte superiore destra.
(Opzionale) Apportare ogni modifica desiderata alla firma al fine di personalizzarla per l'elemento specifico.
Al termine della composizione del messaggio e della firma, fare clic su Invia.
Oltre alle firme personali, l'amministratore di GroupWise può creare una firma globale utilizzabile da tutti gli utenti. Se l'amministratore di GroupWise ha impostato una firma globale, questa verrà automaticamente aggiunta alla fine di tutti gli elementi inviati. Se una firma globale è disponibile ma non obbligatoria, viene aggiunta alla firma personale se già in uso. Se non si dispone di una firma personale, la firma globale viene aggiunta solo se obbligatoria. Quando si reinvia un elemento, la firma globale non viene automaticamente aggiunta al messaggio.