18.6 Uso di file allegati

Utilizzare Allega file per inviare uno o più file ad altri utenti. I destinatari possono aprire, salvare, visualizzare o stampare il file allegato. Le eventuali modifiche apportate al file allegato dopo l'invio non saranno visibili ai destinatari.

L'amministratore può adottare i controlli di Filr sugli allegati, che facilitano la manutenzione e la pulizia dello spazio di archiviazione per i file allegati ai messaggi e-mail di GroupWise. Se implementati, tali controlli includeranno tutti i file allegati, non solo i file allegati da Filr. Per informazioni, vedere Informazioni sull'integrazione di Filr.

Esistono diversi modi per allegare un file a un elemento inviato:

Aggiungi allegato: questa opzione è rappresentata dall'icona della graffetta / dal testo Aggiungi allegato sulla barra grigia nella parte inferiore della finestra di composizione dell'elemento. Facendo clic con il pulsante sinistro del mouse, viene aperta la finestra Allega file da cui è possibile cercare l'allegato nelle directory locali. Se si fa clic con il tasto destro del mouse e l'Integrazione di Filr è abilitata, è possibile selezionare Aggiungi allegato Filr e cercare l'allegato nelle directory di Filr.
Trascinamento e rilascio: è sufficiente trovare il file con l'app Esplora file e trascinarlo nella finestra di composizione dell'elemento.
File > Allegati: benché non sia il metodo più rapido per allegare file, questa opzione di menu fornisce un utile elenco di tutte le opzioni disponibili per l'utilizzo di allegati in base alle impostazioni correnti, inclusa la possibilità di allegare un riferimento a un documento o un oggetto OLE.
Aggiungi allegato Filr: se l'impostazione di default per gli allegati è Filr, questa opzione sostituisce Aggiungi allegato nella barra grigia della finestra di composizione. Facendo clic con il pulsante sinistro del mouse, viene aperta una finestra per la ricerca e la selezione dell'allegato direttamente nelle directory di Filr. Facendo clic con il tasto destro del mouse e selezionando Aggiungi allegato, viene aperta la finestra Allega file per la ricerca nelle directory locali.
Icone della barra degli strumenti principale: le icone degli allegati sulla barra degli strumenti principale nella parte superiore della finestra Invia a non sono visibili per default, ma è possibile aggiungerle facendo clic con il tasto destro del mouse > Personalizza barra degli strumenti > scheda Personalizza. Le opzioni includono allegati normali, riferimenti ai documenti e oggetti OLE.

Se si allega un file con un nome contenente oltre 255 caratteri (compreso il percorso completo del file), viene visualizzato un errore e non è possibile inviare il messaggio.

Se si allega un file protetto da parola d'ordine, il destinatario non potrà aprire o visualizzare l'allegato se non immette la parola d'ordine.

Per informazioni su come allegare documenti in una libreria di GroupWise, vedere Inserimento di un riferimento a un documento come allegato in un elemento.

18.6.1 Per allegare un file a un elemento

Per allegare un file a un messaggio:

Aprire un nuovo elemento.
Immettere le informazioni richieste nei campi A, Oggetto e Messaggio.
Fare clic sull'icona dell'allegato sulla barra degli strumenti, quindi ricercare e selezionare i file da inviare.

Per allegare uno o più file di una cartella, fare clic su ciascun file da allegare tenendo premuto il tasto Ctrl. Per default, nella finestra di dialogo Allega file viene visualizzata l'ultima ubicazione utilizzata per allegare un file.
Fare clic su OK.
Sulla barra degli strumenti fare clic su Invia.

SUGGERIMENTO:è anche possibile allegare un file o un elemento trascinandolo nella finestra dell'allegato. Inoltre, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su un file di Windows, quindi selezionare Invia a > Destinatario di GroupWise. Viene creato un nuovo elemento con l'allegato visualizzato nella finestra Allegato.

Per rimuovere un allegato prima dell'invio dell'elemento:

Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'allegato, quindi selezionare Cancella.

Se si cancella un file allegato, questo non viene cancellato dall'ubicazione originale, viene solo rimosso dall'elenco degli allegati.

Lo spostamento o la cancellazione del file originale non influisce sul file allegato a un elemento.

18.6.2 Inserimento di un riferimento a un documento come allegato in un elemento

Se il file che si desidera allegare è un documento memorizzato nella libreria di GroupWise, è possibile allegare un riferimento al documento. Quando un destinatario apre l'allegato, viene aperto il documento nella libreria se il destinatario possiede i diritti appropriati per l'apertura o la visualizzazione del documento e se la libreria è disponibile.

Se i destinatari non dispongono dei diritti appropriati per il documento, se non utilizzano un programma di posta che supporta la libreria di GroupWise o se la libreria non è disponibile, viene aperta solo una copia del documento. Se il destinatario modifica la copia, tali modifiche non vengono applicate al documento attuale presente nella libreria. Per ulteriori informazioni sui diritti dei documenti, vedere Gestione di documenti.

Per allegare un riferimento al documento a un messaggio:

Aprire un nuovo elemento.
Immettere le informazioni richieste nei campi A, Oggetto e Messaggio.
Fare clic su Aggiungi allegato in fondo alla finestra di composizione, quindi selezionare Riferimento al documento nella finestra Allega file.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Selezione documenti.
Nella casella di riepilogo Libreria, fare clic sulla libreria che contiene il documento da allegare.
Immettere il numero del documento nel campo Documento n..

Se non si conosce il numero del documento, è possibile fare clic su Trova per ricercare il documento nella libreria. Per allegare il documento visualizzato nella finestra Risultati della ricerca, fare clic sul documento, quindi selezionare OK.
Selezionare la versione da allegare dall'elenco a discesa Versione. Se si seleziona Versione specifica, è necessario immettere il numero di versione nel campo Versione n..
Fare clic su OK.
Sulla barra degli strumenti fare clic su Invia.

18.6.3 Inserimento di un oggetto OLE in un elemento

Per incorporare un oggetto in un messaggio:

Aprire e indirizzare un elemento.
Fare clic su File > Allegati > Allega oggetto.
Per incorporare un oggetto esistente, fare clic su Crea da file, immettere il percorso e il nome del file, quindi fare clic su OK. Saltare al Passaggio 8.

oppure

Per creare un nuovo oggetto e incorporarlo, eseguire le operazioni descritte da Passaggio 4 a Passaggio 8.
Fare clic su Crea nuovo, quindi selezionare il tipo di oggetto.
Fare clic su OK per aprire l'applicazione.
Creare l'oggetto da incorporare.
Fare clic sul menu File dell'applicazione, quindi selezionare Esci.

Questo passaggio può variare in base all'applicazione in uso.
Completare l'elemento, se richiesto, quindi fare clic su Invia sulla barra degli strumenti.

Affinché il destinatario di un elemento possa visualizzare o modificare oggetti OLE incorporati, deve utilizzare GroupWise.

Se i destinatari aprono l'oggetto e lo modificano, devono salvarlo con un nome di file diverso. In caso contrario, viene visualizzato un messaggio di errore quando tentano di chiudere il messaggio.

Se si è copiato un oggetto OLE negli Appunti, è possibile incorporarlo in un elemento aperto selezionando Incolla speciale dal menu Modifica.

18.6.4 Aggiunta di un file di Filr come allegato a un elemento

Per allegare file da Filr, l'utente deve disporre di un account Filr e l'amministratore deve aver abilitato l'integrazione di Filr. Con l'integrazione abilitata, l'utente può allegare file utilizzando il trascinamento della selezione, l'opzione di menu Allegati e il testo attivabile nella parte inferiore della finestra di composizione di un elemento (facendo clic con il tasto destro del mouse su Aggiungi allegato e selezionando Aggiungi allegato Filr). È possibile configurare quest'ultima opzione in modo tale che Aggiungi allegato Filr sia l'impostazione di default.

Per informazioni dettagliate su come allegare file da Filr, vedere Informazioni sull'integrazione di Filr.