8.3 ルールの作成

ルールは、メッセージをソートしたり、自身が休暇中であることを他のユーザに通知したり、自身のメッセージを別の電子メールアカウントに転送したりするのに役立ちます。

8.3.1 基本的なルールを作成する

  1. WebAccessのメインページで、オプションアイコンをクリックし、続いてオプションをクリックします。

  2. ルールをクリックします。

  3. 作成するルールのタイプを選択します。

  4. 作成をクリックして、［ルールの作成］フォームを表示します。

  5. ルール名フィールドに名前を入力します。

  6. ルールで処理する項目をさらに制限する場合、オプションの条件の定義セクションで適切なオプションを選択します。

    詳細については、ルールのフィールドを理解するを参照してください。

  7. ルールで実行するアクションを定義します。

    ［フォルダに移動］や［返信］などのアクションの場合、追加の情報を指定する必要があります。

  8. 保存をクリックします。

ルールを有効にするには、これを有効にする必要があります。詳細については、ルールを無効または有効にするを参照してください。

8.3.2 休暇ルールの作成

  1. WebAccessのメインページで、オプションアイコンをクリックし、続いてオプションをクリックします。

  2. ルールをクリックします。

  3. タイプフィールドのドロップダウンメニューから休暇を選択し、作成をクリックします。

  4. 件名、メッセージ、開始日、および終了日を入力します。

  5. (オプション)［Reply to External Users (外部ユーザに返信)］を選択します。

  6. 保存をクリックします。

8.3.3 すべてのメールを他のアカウントに転送するルールを作成する

  1. WebAccessのメインページで、オプションアイコンをクリックし、続いてオプションをクリックします。

  2. ルールをクリックします。

  3. タイプフィールドのドロップダウンメニューから転送を選択し、作成をクリックします。

  4. ルール名フィールドに、ルールの転送などの名前を入力します。

  5. ルールに特定の情報を追加するには、オプションの条件の定義を使用します。

    • 最初の条件フィールドで、宛先］を選択します。これは、各着信項目の宛先:の行をチェックするルールです。

    • 2つ目の条件フィールドで、一致を選択します。これは、着信項目の宛先:行のテキストが、次の条件フィールドに入力したテキストに一致する必要があることを指示するルールです。

    • 最後の条件フィールドで、メールメッセージの宛先:フィールドに表示されるとおりに、名前を入力します。たとえば、「gsmith@corporate.com」のように入力します。

  6. 項目を転送するアドレスを宛先フィールドに入力します。

  7. たとえば「Fwd:」などのように、転送項目で使用する件名を入力します。

  8. (オプション)すべての転送項目のメッセージを入力します。

  9. [保存]をクリックし、ルールの横にチェックマークが表示されていることを確認して、[閉じる]をクリックします。

8.3.4 ルールが作用する項目を制限する

ルールが作用する項目を制限するには、オプションの条件の定義オプションを使用します。

  1. ［ルール］ページで、最初のドロップダウンリストをクリックし、フィールドをクリックします。

    フィールドの詳細については、ルールのフィールドを理解するを参照してください。

  2. ［演算子］ドロップダウンリストをクリックし、演算子をクリックします。

    演算子の使用方法については、ルールの演算子を使用するを参照してください。

  3. ルールの条件を入力します。

    人の名前または件名などの条件を入力する場合、アスタリスク(*)または疑問符(?)などのワイルドカード文字を使用できます。入力したテキストの大文字と小文字は区別されません。

    ワイルドカード文字およびスイッチの詳細については、ルールのワイルドカード文字およびスイッチを使用するを参照してください。

  4. [保存]をクリックし、ルールの横にチェックマークが表示されていることを確認して、[閉じる]をクリックします。

8.3.5 ルールの条件を使用する

Define Optional Condition (オプション条件の定義)セクションで使用できるさまざまな条件があります。

ルールのフィールドを理解する

ルールを作成するときに使用できるフィールドを下の表に示します。

表 8-2 検索およびルールで使用できるフィールド

フィールド名

このフィールドの参照先

フィールド基準入力

送信者

項目の送信者フィールド内のユーザ名。

送信者フィールドを指定します。

メッセージ

項目のメッセージフィールドに表示されるテキスト。

メッセージフィールドの一部またはすべてを入力します。

件名

項目の件名フィールドに表示されるテキスト。

件名フィールドの一部または全部を指定します。

宛先

項目の宛先フィールドにユーザ名が表示されます。

宛先フィールドの名前を指定します。

ルールの演算子を使用する

使用できる演算子には、次のようなものがあります。

演算子

例

結果

含む

［送信者］に「Bill」を含む

送信者フィールドに「Bill」が含まれている項目(Bill JonesやBill Smithなどから送信された項目)。

含まない

［送信者］が「Bill」を含まない

送信者フィールドに「Bill」を含まない項目(Cindy·Jones、Mark Smithなどから送信された項目)。

次で始まる

［宛先］が「cli」で始まる

宛先フィールドが「Client Group」や「Clive Winters」のように「cli」で始まる項目。

一致する

［件名］が「顧客レポート」に一致する

件名フィールドに「顧客レポート」と表示されている項目。

ルールのワイルドカード文字およびスイッチを使用する

これらのワイルドカード文字およびスイッチは、追加のテキストの入力が必要な特定のフィールドを選択した場合のみ、オプションの条件の定義セクションで使用できます。

表 8-3 検索とルールのワイルドカード文字とスイッチ

ワイルドカード文字とスイッチ

検索またはルールで一致するもの

AND、&、または空白文字

2つ以上の条件を満たすすべての項目。たとえば、「mountain & GOAT」、「mountain and goat」、および「mountain goat」はすべて、「mountain」と「goat」という語を含む項目を検索します。

ORまたは|

2つ以上の条件の内の1つを満たすすべての項目。たとえば、「mountain | goat」と「mountain OR goat」では、「mountain」と「goat」のどちらか一方、または両方の語を含む項目が検索されます。

NOTまたは!

一方の条件は含むが、もう一方の条件は含まないすべての項目。たとえば、「mountain ! goat」および「mountain not goat」はどちらも、「mountain」という語は含むが「goat」という語は含まない項目を検索します。両方の語を含むアイテムは検索されません。

"

引用符で囲まれたすべてのテキスト。たとえば、「"mountain goats"」は「mountain goats」という語句を含むすべての項目を検索します。これは、ドキュメントおよびドキュメント参照では使用できません。

?

任意の1文字と一致します。たとえば、「jo?n」は「john」、「joan」、「join」などの語を含むすべての項目を検索します。

*

0以上の文字と一致します。たとえば、「mountain*」は「mountain」、「mountains」、「mountainous」などの語を含むすべての項目を検索します。

/NOCASE(デフォルト)

大文字小文字に関係なく、特定の語を含む項目。たとえば、「/nocase zoo」は「zoo」と「zoo」の両方を検索します。

/ワイルドカード (デフォルト)

*および?がワイルドカード文字として扱われる語句を含む項目。たとえば、「/wildcard jo?n」は「john」、「joan」、および「join」を検索します。