26.2 アポイントのスケジュール設定

ミーティングに出席できない場合は、その期間に対してパーソナルアポイントをスケジュールできます。こうしておくと、別のユーザが自分をアポイントに含めてビジーサーチを実行した場合に、その期間にはミーティングに出席できないことを知らせることができますが、そのユーザはアポイントに重複させてスケジュール設定することもできます。

パーソナルアポイントはカレンダの指定した日付に入れられます。自分のメールボックスにも、他のユーザのメールボックスにも入れられません。同じく、すべてのパーソナルアポイントはGroupWiseのメインカレンダに保存されます。パーソナルカレンダに移動するには、作成後にパーソナルカレンダにドラッグアンドドロップします。

2人以上のユーザのアポイントをスケジュールする場合には、アポイントを作成する際に考慮すべきいくつかのオプションがあります。例:

2人以上のユーザのアポイントをスケジュールする:

ビジーサーチを使用して、ミーティングのためにスケジュール設定したいすべてのユーザとリソースの空き時間を調べることができます。

カレンダにスケジュールされているアポイントやミーティングに出席するために移動する必要がある場合は、個人用または複数のユーザ用にかかわらず、アポイントを作成または編集するときに移動時間機能を有効にできます。この機能には、カレンダのアポイントの両側に表示されるミーティング前後の移動時間が含まれます。

この機能は個人のカレンダにのみ表示されますが、カレンダで指定した時間は、ミーティングに参加している他のユーザに対して、デフォルトでは［ビジー］と表示されます。ただし、必要に応じて、移動時間を［空き］または［仮アポイント］と表示するように変更できます。

スケジュールしているミーティングやアポイント、またはカレンダにすでにあるミーティング(自分または他のユーザがスケジュールしたかどうかは関係ありません)の移動時間を含める:

GroupWiseアポイントを作成する際には、［時間の入力］フィールドの横にある終日イベントを選択すると、アポイントを終日イベントにするように選択できます。

終日イベント選択ボックスの下にある［状況］ボタンをクリックすると、アポイントの表示方法を指定できます。アポイントは、ビジー、空き、外出しています、または仮アポイントとして表示されます。通常のアポイントと異なり、終日イベントのアポイントは、すべての受信者がデフォルトで「空き」として受け取ります。これは、終日イベントが、多くの場合、厳密に受信者に対する情報提供を目的としているからです。たとえば、外出することを同僚に知らせるために終日イベントを送信する場合があります。この場合、イベントを受け取った同僚にイベント当日を「ビジー」として表示されることはありません。

アポイントなどの項目をスケジュールする際には、時間の指定を要求される場合があります。時間の指定には、ほとんどの場合、［時間］フィールドへの直接入力、または［時間の入力］フィールドを介した入力のどちらかを選択できます。をクリックして、［時間の入力］ウィンドウを開きます。

緑の矢印で開始時刻を選択し、赤の矢印で終了時刻を選択します。現在選択されている時刻が画面の右側に表示されます。間隔は15分刻みで使用できます。

正しい期間がすでに入力されている場合は、選択されている領域を上下にドラッグすることで、その期間を移動できます。

イベントに特定のタイムゾーンを指定するには、［タイムゾーン］オプションを使用します。タイムゾーンの詳細については、アポイントのタイムゾーンを指定するを参照してください。

18.3.1以降での機能変更

アポイントの作成中にタイムゾーンを選択すると、アポイントは、選択したタイムゾーンで設定した時間にスケジュールされるように調整されます。たとえば、米国の東部夏時間の午後4時30分にアポイントをスケジュールし、太平洋夏時間のタイムゾーンにいる場合は、午後1時30分PDTにカレンダに表示されます。

また、以下に示すように、タイムゾーンが開始時刻の横のアポイントヘッダーに表示されるようになりました。

18.3.1より前の機能

［タイムゾーン］機能により、さまざまなタイムゾーンにいる受信者たちが1つの場所で会合するミーティングをスケジュール設定できます。

通常、GroupWise では受信者のタイムゾーンに合わせて自動的にミーティングの時刻が調整されます。たとえば、ユタ州のユーザが10:00に設定したミーティングは、タイムゾーンが異なるカリフォルニア州のユーザには9:00、ニューヨーク州のユーザには12:00と表示されます。GroupWise により時刻が調整されるため、電話会議に招集されているすべてのユーザは、それぞれのタイムゾーンが異なっていても、同じ時間に電話をかけることができます。

GroupWise により受信者のタイムゾーンに合わせて時刻を調整したくない場合は、［タイムゾーン］機能を使用します。たとえば、自分のタイムゾーンが「東京」であり、アポイントに「山岳地帯(アメリカ&カナダ)」タイムゾーンのユーザを含める場合、これらのユーザがアポイントのために東京に来るのであれば、［タイムゾーン］機能を使用します。［タイムゾーン］機能により、これらのユーザのカレンダーおよびメールボックスには東京の時刻が表示されるようになります。

［タイムゾーン］機能を使用してスケジュール設定したアポイントを受信すると、ユーザのメールボックス内には、そのアポイントの件名の後に時間の注釈が表示されます。たとえば、ミーティングの件名が「マーケティング会議」であり、タイムゾーンが「東京」の場合、「マーケティング会議(東京)」のような件名と時間の注釈が表示されます。ユーザのカレンダでは、場所は件名ではなくタイムゾーンで注釈表示されます。

自分でアポイントを設定したか、スケジュールを作成したユーザのメールボックスに対して必要な代理権を持っている場合にのみ、アポイントを撤回することができます。

アポイントが送信された各ユーザに、Meeting Cancelled (ミーティングのキャンセル)メッセージが送信され、そのユーザのカレンダからアポイントが削除されます。アポイントを委任されたユーザは、Meeting Cancelled (ミーティングのキャンセル)メッセージを受け取りませんが、それらのユーザのカレンダからはアポイントが削除されます。

複数の日に発生する同じアポイントは、自分で設定したか、スケジュールを作成したユーザのメールボックスに対する必要な代理権がある場合は撤回できます。

アポイントが送信された各ユーザに、Meeting Cancelled (ミーティングのキャンセル)メッセージが送信され、そのユーザのカレンダからアポイントが削除されます。アポイントを委任されたユーザは、Meeting Cancelled (ミーティングのキャンセル)メッセージを受け取りませんが、それらのユーザのカレンダからはアポイントが削除されます。

アポイントが変更されると、変更内容が受信者のアポイントに表示されるだけで、ユーザのメールボックスにはメッセージは表示されません。変更されたアポイントは太字で表示され、通知バナーがアポイント内に表示され、アポイントのどのセクションが変更されたかをユーザに示します。ユーザはアポイントを再度承諾するようにプロンプトされません。

アポイントとその他の電子メール項目を変更する方法については、送信済みのアポイント、タスク、およびメモを編集するを参照してください。

同日の別の時間にアポイントのスケジュールを変更するには、カレンダを開き、アポイントをその時間までドラッグします。

その他のタイプの電子メール項目と同様に、新しいアポイントを作成するために既存のアポイントをコピーできます。詳細については、送信済み電子メールを複製するを参照してください。