メールやタスクを複数のユーザに連続して送るには、［回覧板］を使用します。回覧の順序はユーザが決定します。回覧項目にユーザが完了チェックマークを付けると、その項目は回覧順の次のユーザに送信されます。
回覧項目に添付ファイルが含まれる場合、回覧順の各ユーザは、添付ファイルを表示したり、添付ファイルにコマンドを追加したりできます。添付ファイルにコメントを付けると、回覧順の後続ユーザ全員がそのコメントを見ることができます。
重要:回覧が完了していることを確認し、添付ファイルへのコメント/変更を確認するには、回覧の最後に自分を追加する必要があります。
メモ:回覧項目を外部アドレスに送信する場合、その項目は自動的に完了チェックマークが付けられ(外部の受信者はこのチェックマークを付けることができないため)、回覧順の次のユーザに送信されます。
代理人が回覧項目に完了チェックマークを付けられないようにするには、回覧項目を完了させるパスワードを要求します。
回覧メッセージを作成する:
メールメッセージまたはタスクを開きます。
アクション>回覧板の順にクリックします。
回覧ボックスで、ユーザ名を入力し、<Enter>キーを押します。この手順をルートに含まれているユーザについて繰り返します。
または
ツールバーのアドレスをクリックし、［アドレスセレクタ］ダイアログボックスからユーザ名を選択します。
パーソナルグループを回覧項目の受信者として指定することもできます。［アドレスセレクタ］ダイアログボックスを使用すると、グループのメンバーが展開され、回覧対象ユーザの順序を指定できます。
重要:回覧の最後に自分を追加して、回覧が完了したときと添付ファイルのコメント/変更を確認できるようにしてください。
件名とメッセージを入力します。
代理人が回覧項目に完了チェックマークを付けることができないようにする場合は、項目に完了チェックマークを付ける際に受信者のGroupWiseパスワードを要求することができます。送信オプションタブ>セキュリティの順にクリックし、回覧項目の完了にパスワードを要求するを選択します。
ツールバーの送信をクリックします。
アドレス帳を使用して回覧項目の送信先を指定する:
メールメッセージまたはタスクで、ツールバーのアドレスをクリックします。
回覧板チェックボックスをオンにします。
項目を回覧する順に<Ctrl>キーを押しながら名前をクリックし、次に回覧をクリックします。
または
項目を回覧する順に名前をダブルクリックします。
アドレスリスト内で名前の順番を変更するには、ドラッグアンドドロップを使用します。
重要:回覧の最後に自分を追加して、回覧が完了したときと添付ファイルのコメント/変更を確認できるようにしてください。
OKをクリックします。
パスワードを要求すると、ユーザはメールボックスのパスワードを入力しないと項目に完了チェックマークを付けられません。
作成するすべての回覧項目にパスワードを要求する
ツール>オプションの順にクリックします。
セキュリティをダブルクリックし、送信オプションタブをクリックします。
回覧項目の完了にパスワードを要求するを選択します。
OKをクリックします。
GroupWiseパスワードの詳細については、メールボックスにパスワードを割り当てる(LDAP認証を使用しない)を参照してください。
回覧項目で割り当てられた仕事や手順が完了したら、その項目を開きます。
回覧項目の添付ファイルを表示および編集する必要がある場合は、関連付けられたアプリケーションで添付ファイルを開いて必要な変更を行ってから、ファイルを保存してアプリケーションを終了します。
ファイルは一時ファイルディレクトリに保存されます。パスは変更しないでください。パスを変更すると、回覧項目が次の受信者へ送信されたとき、変更内容が含まれません。
項目で、アクション>完了チェックマーク>OKの順にクリックします。
項目ヘッダで完了チェックボックスをオンにすることもできます。
項目を完了させる際に送信者がパスワードを要求している場合は、自分のGroupWiseパスワードを入力して、OKをクリックします。
項目はルート上の次のユーザへ送信されます。
閉じるをクリックします。