送信項目フォルダ内の項目は、その状態の情報を追跡することができます。通常は、デフォルトでこのオプションがオンになっており、配信と開封の情報を追跡できます。項目を送信項目リストに追加しないことを選択すると、それらの項目の情報がGroupWiseで追跡されることはありません。
以前に送信した項目を表示できます。たとえば、送信した項目を読んだり、再送信したりすることができます。再送信する際には、内容を修正することもできます。また、受信者がまだ開いていなければ、送信した項目を撤回することができます。
送信項目を表示するには、ナビゲーションバーの送信項目フォルダをクリックします。
項目の横にあるアイコンにも役立つステータス情報が表示されます。詳細については、項目の横に表示されるアイコンを識別するを参照してください。
送信項目は、メールボックスまたはカレンダ以外のフォルダに移動しないかぎり、すべてこのフォルダに置かれます。送信項目を別のフォルダに移動すると、その項目は［送信項目］フォルダに表示されなくなります。別のフォルダに移動した送信項目を表示するには、それらのフォルダを開きます。
メッセージをGroupWise以外のシステムに送信する場合は、発信メッセージのステータスをGroupWiseシステムに戻すために、これらのシステムにはステータストラッキング機能が必要です。
［プロパティ］ウィンドウを使用して、送信した項目のステータスを確認できます。たとえば、いつ項目が配信されたのか、いつ受信者が項目を開いたのか、または削除したのかを確認することができます。受信者がアポイントを受諾または拒否し、コメントを入力した場合、そのコメントは［プロパティ］ウィンドウに表示されます。また、受信者がタスクに完了チェックマークを付けたかどうかも確認することができます。
［プロパティ］ウィンドウには、受信した項目に関する情報も表示されます。他に誰がその項目を受信したのか(ブラインドコピーの受信者を除く)や、添付ファイルのサイズと作成日などの情報が、［プロパティ］ウィンドウに表示されます。
プロパティのビューには、次の3つがあります。
基本プロパティ: プロパティヘッダおよび受信者のリストが表示されます。受信者のリストには、受信者名、項目に対して受信者がとったアクション、およびすべてのコメントが表示されます。
簡易プロパティ: プロパティヘッダおよび受信者のリストが表示されます。受信者は、項目に対してとったアクションに応じてグループ分けされます。受信者のリストには、受信者名、項目に対して受信者がとったアクション、およびすべてのコメントが表示されます。
詳細プロパティ: プロパティヘッダ、受信者、ポストオフィス、ファイル、および項目のオプションが表示されます。［詳細プロパティ］ページは、GroupWise管理者がトラブルシューティングのために項目を追跡する必要がある場合に役立ちます。
［送信項目］フォルダで送信項目のプロパティを表示する:
項目を右クリックします。
プロパティをクリックします。
［プロパティ］ページの下部付近にあるステータス情報までスクロールします。
項目の横にあるアイコンにも役立つステータス情報が表示されます。詳細については、項目の横に表示されるアイコンを識別するを参照してください。
メッセージをGroupWise以外のシステムに送信する場合は、発信メッセージのステータスをGroupWiseシステムに戻すために、これらのシステムにはステータストラッキング機能が必要です。
項目のステータス情報を保存する:
項目を右クリックし、プロパティをクリックします。
ファイル>名前を付けて保存の順にクリックします。
項目には、一時的なファイル名が付けられています。ファイル名およびデフォルトのフォルダは変更できます。
保存をクリックします。
項目のステータス情報を印刷する:
項目を右クリックし、プロパティをクリックします。
［プロパティ］ウィンドウで右クリックして、印刷をクリックします。
送信項目フォルダの項目をダブルクリックしたときに、メッセージと項目のプロパティのどちらが表示されるかを選択することができます。
ツール>オプションの順にクリックします。
使用環境をダブルクリックし、デフォルトアクションタブをクリックします。
送信項目で項目を開くか、プロパティを表示するかを選択します。
OKをクリックします。
追跡する送信項目情報を設定する:
1つの項目に対して追跡する送信情報を変更するには、新しい項目を開いて、送信オプション>ステータストラッキングの順にクリックします。
または
送信するすべての項目に対して追跡する送信情報を変更するには、ツール>オプションの順にクリックし、送信をダブルクリックして、［メール］タブをクリックします。
重要:情報をトラッキングする送信項目を作成するオプションはデフォルトで選択されています。この設定を選択解除しないことを強くお勧めします。このオプションを選択していない場合、項目を送信するときに送信項目は作成されません。したがって、自分で保存しない限り、送信した項目のコピーは作成されません。
以下のうち、追跡する情報を選択します:
配達: 送信した項目がいつユーザのメールボックスに配達されたかを追跡します。
配達/開封: 送信した項目がいつ配達され、いつ受信者によって開封されたかを追跡します。
全情報: 送信する項目の該当する追跡ステータスを提供します。これには、次のいずれかが含まれます。
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配達 |
撤回 |
サードパーティのダウンロード |
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読み込み |
転送 |
転送 |
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返信 |
Undeliverable |
転送遅延 |
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削除済み |
復元 |
転送に失敗しました |
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空き |
保留中 |
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(オプション)送信項目を自動的に削除するを選択するかどうかを決めます。これは、送信した項目がすべての受信者によって削除され、ごみ箱からも破棄されたら、その項目を自分のメールボックスから削除します。
作成している項目に戻ります。
または
項目タイプごとに追跡する情報を選択して、OKをクリックし、閉じるをクリックして、すべての項目に対する設定を保存します。