18.6 ファイルを添付する

1つまたは複数のファイルを他のユーザに送信するには、ファイルの添付を使用します。受信者は添付ファイルを開く、保存する、表示する、または印刷することができます。送信した後で添付ファイルに変更を加えても、受信者側の添付ファイルの内容は変更されません。

管理者は、GroupWise電子メールに添付されたファイルのストレージボリュームを維持およびクリーンアップするのに役立つFilr添付ファイルコントロールを実装できます。実装されている場合、これらのコントロールには、Filrから添付されたファイルだけでなく、すべての添付ファイルが含まれます。詳細については、「Filr統合を理解する」を参照してください。

宛先項目にファイルを添付するには、次のような複数の方法があります。

添付ファイルを追加: このオプションは、作成項目の下部の灰色バーにある、クリップアイコンの/添付ファイルの追加テキストです。左クリックすると、［ファイルの添付］ウィンドウが開き、ローカルディレクトリ内の添付ファイルを参照できます。右クリックして［Filr Integration (Filr統合)］が有効になっている場合は、Add Filr Attachment (Filr添付ファイルの追加)を選択して、Filrディレクトリで同じことができます。
ドラッグアンドドロップ: ファイルエクスプローラでファイルを見つけて、それを作成項目にドラッグアンドドロップするだけです。
［ファイル］>［添付ファイル］: ファイルを添付するための最速の方法ではありませんが、このメニューオプションは、ドキュメント参照またはOLEオブジェクトの添付を含む、現在の設定に基づいて利用可能なすべての添付オプションのアクション可能なリストを提供します。
Add Filr Attachment (Filr添付ファイルの追加): Filrがデフォルトの添付ファイル設定として設定されている場合、このオプションは、作成ウィンドウの灰色バーの［添付ファイルの追加］に置き換わります。左クリックすると、Filrディレクトリへの添付ウィンドウが直接開き、添付ファイルを参照できます。右クリックして添付ファイルの追加を選択すると、ローカルコンピュータディレクトリの［ファイルの添付］ウィンドウが開きます。
メインツールバーアイコン: 宛先ウィンドウの上部にあるメインツールバーの添付ファイルアイコンはデフォルトでは表示されませんが、右クリック>ツールバーのカスタマイズ>カスタマイズタブで追加できます。オプションには、通常の添付ファイル、ドキュメント参照添付ファイル、およびOLEオブジェクト添付ファイルが含まれます。

添付したファイルの名前(ファイルのフルパスを含む)が256文字以上である場合は、エラーが表示されて、そのメッセージを送信できません。

パスワードで保護されているファイルを添付する場合、受信者はパスワードを入力しない限り、そのファイルを開くまたは表示することができません。

GroupWiseライブラリ内のドキュメントの添付については、ドキュメント参照を項目に添付するを参照してください。

18.6.1 項目にファイルを添付する

項目にファイルを添付する:

新しい項目を開きます。
宛先、件名、およびメッセージフィールドに情報を入力します。
ツールバーで［添付ファイル］アイコンをクリックして、送信するファイル(複数可)を参照して選択します。

フォルダ内の複数のファイルを添付するには、<Ctrl>キーを押しながら、添付する各ファイルをクリックします。［ファイルの添付］ダイアログボックスは、ファイルの添付に使用した以前の場所にデフォルト設定されています。
OKをクリックします。
ツールバーの送信をクリックします。

ヒント:ファイルまたは項目は、［添付ファイル］ウィンドウにファイルまたは項目をドラッグしても添付できます。また、Windowsでファイルを右クリックして、送る>GroupWise受信者の順にクリックすることもできます。新しい項目が添付され、添付ファイルウィンドウに添付ファイルが表示されます。

項目の送信前に添付ファイルを削除する

添付ファイルを右クリックし、削除をクリックします。

添付ファイルを削除した場合、ファイルが元の場所から削除されることはなく、単に添付ファイルリストから削除されるだけです。

元のファイルを移動または削除しても、項目に添付したファイルには影響はありません。

18.6.2 ドキュメント参照を項目に添付する

添付するファイルがGroupWiseライブラリに保存されているドキュメントの場合は、ドキュメント参照を添付できます。受信者が添付ファイルを開いた際に、受信者にライブラリのドキュメントを開いたり表示したりする権利があり、ライブラリが使用できる状態にあれば、ライブラリにあるドキュメントが開きます。

受信者にドキュメントに対する十分な権限がないか、受信者がGroupWiseライブラリをサポートする電子メール製品を使用していないか、またはライブラリが使用できない場合は、ドキュメントのコピーだけが開きます。受信者がコピーを編集しても、その変更はライブラリにある実際のドキュメントには反映されません。ドキュメントの権利の詳細については、ドキュメント管理を参照してください。

項目にドキュメント参照を添付する:

新しい項目を開きます。
宛先、件名、およびメッセージフィールドに情報を入力します。
［構成］ウィンドウの下部にある添付ファイルの追加をクリックしてから、ファイルの添付ウィンドウでドキュメント参照をクリックします。

［ドキュメントの選択］ダイアログボックスが表示されます。
ライブラリドロップダウンリストで、添付するドキュメントを含むライブラリをクリックします。
ドキュメント番号フィールドに、ドキュメント番号を入力します。

ドキュメントの番号がわからない場合は、検索をクリックしてライブラリ内のドキュメントを検索します。［検索結果］ダイアログボックスに表示されているドキュメントを添付するには、ドキュメントをクリックし、OKをクリックします。
バージョンドロップダウンリストで、添付するバージョンをクリックします。指定バージョンを選択した場合、バージョン番号フィールドにバージョン番号を入力します。
OKをクリックします。
ツールバーの送信をクリックします。

18.6.3 OLEオブジェクトを項目に埋め込む

項目にオブジェクトを埋め込む:

項目を開いてアドレスを指定します。
ファイル>添付ファイル>オブジェクトの添付の順にクリックします。
既存のオブジェクトを埋め込むには、ファイルからをクリックして、パスとファイル名を入力し、OKをクリックします。ステップ 8に進んでください。

または

新しいオブジェクトを作成して埋め込む場合は、ステップ 4～ステップ 8を実行してください。
新規作成をクリックして、オブジェクトの種類を選択します。
OKをクリックして、アプリケーションを開きます。
埋め込みたいオブジェクトを作成します。
アプリケーションのファイルメニューをクリックして、終了をクリックします。

この手順は、アプリケーションによって異なる場合があります。
必要に応じて項目を完成させ、ツールバーの送信をクリックします。

項目の受信者が埋め込みOLEオブジェクトを表示または編集するためには、受信者はGroupWiseを使用していなければなりません。

受信者がオブジェクトを開いて編集する場合は、そのオブジェクトに新しいファイル名を付けて保存する必要があります。そうしないと、メールメッセージを閉じようとするときに、エラーが表示されます。

OLEオブジェクトをクリップボードにコピーした場合は、編集メニューの形式を選択して貼り付けを使用して、開いている項目にオブジェクトを埋め込むことができます。

18.6.4 項目にFilrファイルを添付する

Filrからファイルを添付するには、Filrアカウントが必要で、管理者がFilr統合を有効にしている必要があります。統合が有効になっている場合、ドラッグアンドドロップ、［添付ファイル］メニューオプション、作成項目の下部にあるアクション可能なテキスト(添付ファイルの追加を右クリックして、Add Filr Attachment (Filr添付ファイルの追加)を選択)からファイルを添付できます。［Add Filr Attachment (Filr添付ファイルの追加)］がデフォルトになるように後者のオプションを設定可能です。

Filrからファイルを添付する方法の詳細については、Filr統合を理解するを参照してください。