18.3 送信項目でのメンションの使用

メンション機能を使用すると、送信項目のメッセージ本文でアドレス帳名前補完を使用して、宛先フィールドに受信者を素早く追加し、メッセージに挿入されるリンクされ強調された名前によって、メッセージ本文で受信者に直接注意を引くことができます。

送信項目のメッセージ本文に連絡先名を挿入するには、@記号の後にアドレス帳の名前を入力します。これにより、名前補完アクションがプロンプト表示され、フィルタリングされたアドレス帳リストから受信者を選択できます。

メモ:メンションで名前補完を使用するには、入力した名前がシステムのアドレス帳に登録されているか、アドレス帳のプロパティで名前補完が有効になっているパーソナルアドレス帳に登録されている必要があります。

以下に示す例では、メッセージ作成者が宛先フィールドに「LDAPユーザ」を追加し、メッセージ本文でこのユーザを「Sir」と呼んでいます。最初の文を入力しているときに、メッセージ作成者は「@test」と入力し、名前補完のアドレス帳ポップアップリストから「TestFirst TestLast」ユーザを選択することができました。この最後のアクションでは、リンクされた受信者の名前がメッセージ本文に挿入され、そのユーザがメール項目の宛先フィールドに追加されました。

メモ:パーソナル項目には宛先を追加するための受信者フィールドはありませんが、パーソナル送信項目でメンションを使用することはできます。パーソナル項目のメンションは、後でこれらの項目を開くときに、電子メールアドレスをコピーしたり、メンションにマウスを置いたときにメンションから電話番号を検索したりするなど、いくつかのクイックアクセス機能を有効にすることができます。

18.3.1 メンションオプションと動作の理解

メンションを使用すると、メンションされた受信者の注意を引くだけでなく、いくつかの関連するオプションが有効になります。以下の説明を参照して、GroupWiseでのメンションの仕組みと、それらを使用するときに利用できる関連オプションを理解してください。

メンションの動作

これらの説明は通常、メンションオプションで説明されている、メンションを使用するときにユーザが実行できるアクションとは異なり、メンション機能を使用するときの動作に固有のものです。

  • 適用可能な項目のタイプ: 「パーソナル項目」を含め、送信オプションがあるすべての項目でメンションを使用できます。例:

    • メール

    • アポイント

    • タスク

    • スティッキーメモ

    • メモ

  • デフォルト設定: メンション機能は、システムのデフォルトで有効になっています。GroupWise管理者がシステムのデフォルトを変更しない場合は、ツール>オプション>使用環境>一般タブの順に移動して、GroupWiseクライアントの機能を無効にできます。

    管理者がシステムのデフォルトを変更した場合、メンション機能は次のいずれかの状態になります。

    • [使用可能/ロック済み]: ユーザはクライアントでメンションを使用できますが、無効にすることはできません。

    • [使用不可/ロック済み]: ユーザはメンションを使用することも、有効にすることもできません。

    • [使用不可/ロック解除]: メンションを使用するには、[使用環境]>[一般設定]のEnable Mentions (メンションを有効にする)チェックボックスをオンにする必要があります。

    メモ:[使用可能/ロック解除]はシステムのデフォルトです。

  • メンションと名前補完: メンションで名前補完を使用するには、入力する名前がシステムのアドレス帳に登録されているか、アドレス帳のプロパティで名前補完が有効になっているパーソナルアドレス帳に登録されている必要があります。

    ツールバーのアドレス帳をクリックしてファイル>名前補完用アドレス帳に移動すると、名前補完が有効になっているパーソナルアドレス帳をまとめて確認できます。

  • CCとBCの動作: 先述のように、メッセージ本文にメンションを追加すると、宛先が宛先フィールドにまだ存在しない場合は自動的に追加されます(パーソナル項目には適用されません)。ただし、「メンションされる」受信者がすでにCCまたはBCフィールドに存在する場合、それらの受信者にメンションを追加すると、宛先フィールドに移動します。

  • 項目リストでのメンションのフラグ付け: メンションを使用する目的の1つは、メンションされた受信者を呼び出したり、注意を引くことであるため、メンションされているメールボックスリストの項目には@記号が付加されます。これらのフラグ付けされた項目のフィルタリングについては、メンションオプションを参照してください。

    メモ:GmailやOutlookなど、メンションを含む外部メールシステムから受信した電子メールにもフラグが付けられます。

メンションオプション

これらの説明は通常、ユーザ側で受動的になる可能性のある動作とは異なり、メンション機能に関連してユーザが実行できるアクションに固有のものです。詳細については、メンションの動作を参照してください。

  • アドレスタイル: GroupWise項目でメンションされたテキストにマウスを置くと、宛先(人、グループ、リソースなど)の情報タイルがそのオブジェクトのアドレス帳からの識別情報を表示します。例: 電子メールアドレス、電話番号、役職、部署など。

  • コンテキストメニュー: GroupWise項目のメンションされたテキストを右クリックすると、次の選択肢のコンテキストメニューが表示されます:

    • [頻繁な連絡先]に追加

    • 詳細(アドレス帳プロパティを開く)

    • 切り取り

    • コピー

    • 電子メールのコピー

    • 削除

  • 削除オプション: 新しい項目や受信した項目への返信を含めるため、「作成」状態の項目のメンションを削除する方法は複数あります。これらのオプションは次のとおりです。

    • テキスト上で<Backspace>キーを押す。

    • テキストにマウスを置いて、xをクリックする。

    • メンションを右クリックし、削除を選択する。

    • メンションを選択し、<Delete>キーを押す。

    メモ:メンションを追加した結果として宛先が宛先フィールドに追加された場合、そのメンションを削除すると、宛先フィールドから宛先も削除されます。ただし、メンションを作成する前に宛先が宛先フィールドにすでに追加されていた場合は、メンションを削除しても宛先フィールドから宛先は削除されません。

  • メンションのフィルタリング: 自分がメンションされているメールボックスのすべての項目を表示するには、フィルタドロップダウンメニューでMentions me (自分についてメンションする)を選択して、フラグ付けされた項目をフィルタできます。

  • メンションのルールの作成: Mentioned (メンション)定義を使用して、メンションを含む項目を管理するためのルールを作成できます。たとえば、パーソナルフォルダがあり、そこに自分がメンションされているすべての項目を自動的にルーティングしたい場合は、そのためのルールを作成できます。ルールの作成に関する基本情報については、基本的なルールを作成するを参照してください。