Vibeを通じてコラボレーションを行うと、「仮想会議室」を作成することにより、オンライン作業が容易になります。
Vibeを使用する場合、次のようにしてチームの相乗効果を高めることができます。
チームメンバーは、同じ部屋で作業したり、同じ時間にコンピュータで作業したりする必要がありません。あるメンバーがメモやドキュメントをフォルダにポストすると、他のチームメンバーは各自の都合に合わせてその作業内容にコメントを付けたり、ファイルをレビューして編集したり、検討してアイデアをさらに発展させたりします。Vibeでは、チームワークは継続的でシームレスなものになります。
オンラインで作業している場合は、Vibeの「プレゼンス」機能により、どのチームメンバーが現在オンラインかを確認できるため、Novell Messengerの使用やSkype電話によるコールなどでチャットセッションを開始することができます。
アイデアは、チームメンバーと対話しながら形成されます。会議室で会議を始めるまでの間に、チームはすでにアイデアの形成に関与しています。チームメンバーがアイデアを理解し、受け入れて、その実現を支援する可能性は高まります。Vibeは、「事前会議」のミーティングになるわけです。
ドキュメントのレビューがプロセスの早い段階で行われるため、変更や調整が容易になります。Vibeでは、ドキュメントの共同作成も容易です。ドキュメントのドラフトとレビューを自動化するワークフローで処理され、Vibeのアクセス制御によって共著者とレビュー担当者を容易に指名できるためです。
コラボレーションのプロセスはVibeに保存され、パブリックでアクセス可能になります。そのため、大あわてで電子メールのフォルダを検索しながら長文のメールのやり取りを読んで「会話に追いつく」必要がなくなります。過去のディスカッションと意思決定を確認したり、ドキュメントの以前のバージョンを確認したりするには、Vibeの強力な検索機能を利用して、すばやく容易に履歴情報を検索することができます。
Vibeのさまざまなツールを組み合わせて使用できます。マイルストーンフォルダ、タスク、ワークフロー、ディスカッション、チャット、オンラインミーティングなどを組み合わせると、大規模なプロジェクトに携わる複数のチームが目標に至るまでの進行状況を追跡できます。
すぐに利用できるMicro Focus Vibeのツールにより、オンラインのコラボレーションの強力な拡張機能が提供されます。さらに、いくつかのツールを組み合わせて使用し、コンテンツデザインを構造化すると、Vibeは、強力な知識管理とエンタープライズソーシャルネットワーキングのツールになります。知識管理には、組織の知識の効率的な開発、管理、アクセス、および配布が含まれます。エンタープライズソーシャルネットワーキングには、チームの形成、意思決定、作業の完了に必要な知識を持つユーザを効率的に結び付けることが含まれます。
次の例を検討してください。
ユーザは、自分のパーソナルワークスペースを使用して、自分自身に関する詳細情報を提供します。このワークスペースの目的は、単に連絡先データ(電話番号、電子メールアドレスなど)を提供するだけでなく、もっと大きなものです。たとえば、さまざまな分野のエキスパートを検索できるようになります。また、その検索結果がVibeで分析され、自分が検索しているトピックについて最もよく意見を出しているユーザや、そのような話し合い最もよく行われる場所について情報が提供されます。自分の関心分野のエキスパートを、意外なところから簡単に見つけることができます。
エキスパートは、5つ星の評価システム(1つ星は最低の印象、および5つ星は最高の印象)を使用してVibeのエントリを評価することができます。これは、情報の品質を判断するための付加的なツールになります。
Vibeには、wiki (すべての参加者により共同作成される情報)、ブログ(時系列の日記で、読者はコメントを投稿できる)、ワークフロー(ビジネスプロセスのオンライン表現)、タグ(各項目に適用されるカテゴリラベル)などのツールが用意されています。ユーザは、これらのツールを使用して、チームの自然なワークスタイルに最適な形で、時間の経過とともに有機的に情報を作成し、整理できます。これらのツールを使用すると、チームは文字どおり、ビジネスプロセスをオンラインに移動し、業務を自動化できます。
Vibeでは、アクセサリと呼ばれる、ワークエリアのサマリ情報が提供されます。これは、大量になることのある情報のスナップショットを提供し、最も関連のあるデータを強調表示するものです。たとえば、アクセサリは、エキスパートが特定の件について投稿した項目を示したり、マイルストーンの概要を提供することによってタスクの完了状況を要約したりできます。