6.3 De map Contactpersonen gebruiken

Gebruik de map met contactpersonen om gegevens weer te geven, te verwijderen en toe te voegen aan de contactpersonen in het adresboek.

De map met contactpersonen in de mappenlijst van GroupWise bevat standaard het adresboek Voorkeurlijst in het Adresboek.

Wijzigingen die u aanbrengt in de map met contactpersonen worden ook doorgevoerd in het overeenkomstige adresboek (Voorkeurlijst of een ander adresboek).

In de mappenlijst wordt in de map Contactpersonen een lijst met alle persoonlijke adresboeken weergegeven. U kunt snel een ander persoonlijk adresboek selecteren door op het adresboek in de mappenlijst te klikken.

Klik in de werkbalk op het pictogram QuickViewer. Hierin kunt u snel en eenvoudig gegevens van contactpersonen, groepen, resources of organisaties weergeven en bewerken.

Zie Contactpersonen beheren, Groepen beheren, Faciliteiten beheren en Organisaties beheren voor meer informatie.

6.3.1 Contactpersonen beheren

Elke contactpersoon in de map Contactpersonen is gemarkeerd met het pictogram Persoon . Wanneer u dubbelklikt op een contactpersoon wordt de contactpersoonweergave geopend.

Een contactpersoon toevoegen

U kunt een contactpersoon toevoegen aan de voorkeurlijst van het adresboek of aan een persoonlijk adresboek.

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op Contactpersonen in de navigatiebalk.

  2. Selecteer het adresboek waaraan u de contactpersoon wilt toevoegen.

  3. Klik in de werkbalk op de pijl voor het vervolgkeuzemenu naast Contactpersoon en klik vervolgens op Contactpersoon.

  4. Geef in de naamvelden de Voornaam, Tweede voornaam en Achternaam op.

  5. Geef in het veld Weergavenaam de naam op die u voor de contactpersoon wilt gebruiken.

    De informatie in het veld Weergavenaam wordt in de lijst met contactpersonen weergegeven.

  6. U kunt alle gewenste informatie over de contactpersoon vastleggen door te klikken op een van de volgende tabbladen:

    Samenvatting: (Dit tabblad is alleen beschikbaar wanneer u een contactpersoon wijzigt) Dit tabblad geeft een overzicht weer van alle informatie op de overige pagina's.

    Contactpersoon: Op deze pagina kunt u de naam van de contactpersoon, meerdere e-mailadressen, meerdere telefoonnummers en expresbericht-id's opgeven.

    Details: Gebruik deze pagina om beroep, afdeling, assistent, verjaardag, trouwdag, echtgeno(o)t(e), kinderen, hobby's en eventuele internetadressen van de contactpersoon op te geven.

    Als u een internetadres voor kantoor, privé of de beschikbaarheidsinfo van de contactpersoon wilt opgeven, voert u het adres in de juiste velden in.

    Adres: Gebruik deze pagina om het kantooradres, huisadres en eventuele andere adressen van de contactpersoon op te geven.

    Opmerkingen: Gebruik deze pagina om informatie over uw interactie met deze contactpersoon weer te geven die u hebt ingevoerd in de GroupWise-client voor Windows. Deze pagina kan dienst doen als een soort logboek voor contactpersonen.

    Geschiedenis: ((Dit tabblad is alleen beschikbaar wanneer u een contactpersoon wijzigt) Dit tabblad geeft alle items weer die u hebt verzonden naar of ontvangen hebt van deze contactpersoon.

  7. Klik op Opslaan > Sluiten.

Een contactpersoon wijzigen

U kunt de gegevens van een contactpersoon zowel in de voorkeurlijst van het adresboek als in een persoonlijk adresboek wijzigen. Als u een contactpersoon uit uw zakelijk adresboek wilt wijzigen, moet u de contactpersoon eerst naar de voorkeurlijst van het adresboek of naar een persoonlijk adresboek kopiëren.

  1. Klik op het tabblad Contactpersonen op de navigatiebalk.

  2. Selecteer het adresboek waarin u de contactpersoon wilt wijzigen.

  3. Dubbelklik in de lijst met contactpersonen op de contactpersoon die u wilt wijzigen.

  4. Wijzig de gegevens van de contactpersoon.

    Zie Stap 6 in Een contactpersoon toevoegen voor meer informatie over de contactgegevens die u op elk tabblad kunt opgeven.

  5. Klik op Opslaan > Sluiten.

Een contactpersoon verwijderen

U kunt een contactpersoon zowel uit de voorkeurlijst van het adresboek als uit een persoonlijk adresboek verwijderen. U kunt geen contactpersonen uit uw zakelijk adresboek verwijderen.

  1. Klik op het tabblad Contactpersonen op de navigatiebalk.

  2. Selecteer het adresboek waaruit u de contactpersoon wilt verwijderen.

  3. Klik in de lijst met contactpersonen op de gewenste contactpersoon en klik vervolgens op Verwijderen.

De weergavenaam van een contactpersoon wijzigen

De weergavenaam is de naam die wordt weergegeven wanneer u begint te typen in het veld Aan (of BC of CC) van een bericht. Wanneer u een naam begint te typen, bijvoorbeeld 'Ta' wordt met de functie Invullen van naam de rest van de naam uit het adresboek ingevuld, bijvoorbeeld 'Tabitha Hu'. Als er de naam Tabitha Hu echter twee keer in het adresboek voorkomt, bijvoorbeeld in Boekhouding en Faciliteiten, kunt u moeilijk weten welke naam met functie Invullen van naam is ingevuld, tenzij u de tijd neemt om meer eigenschappen te bekijken.

U kunt de weergavenaam zodanig wijzigen dat u eenvoudig kunt zien welke naam automatisch is ingevuld. Als u bijvoorbeeld alleen correspondeert met Tanja Huisman van de afdeling Boekhouding, kunt u de weergavenaam veranderen in Tanja--Boekhouding.

  1. Klik op het tabblad Contactpersonen op de navigatiebalk.

  2. Klik op het adresboek waarin u de contactpersoon wilt wijzigen.

  3. Dubbelklik op een contactpersoon.

  4. Typ een nieuwe naam in het veld Weergavenaam.

  5. Klik op Opslaan > Sluiten.

Alle correspondentie met een contactpersoon weergeven

  1. Klik op het tabblad Contactpersonen op de navigatiebalk.

  2. Klik op het adresboek dat u wilt gebruiken.

  3. Dubbelklik op een contactpersoon.

  4. Klik op het tabblad Geschiedenis.

    Alle items die u hebt ontvangen van of verzonden naar deze contactpersoon worden weergegeven.

Interactie met contactpersonen bijhouden

U kunt met de functie voor notities de interactie met contactpersonen opslaan, net als in een logboek.

  1. Klik op het tabblad Contactpersonen op de navigatiebalk.

  2. Klik op het adresboek dat u wilt gebruiken.

  3. Dubbelklik op een contactpersoon.

  4. Klik op het tabblad Notities.

  5. U kunt alle informatie met betrekking tot de contactpersoon toevoegen in het veld Opmerkingen.

  6. Klik op Opslaan > Sluiten.

6.3.2 Groepen beheren

Elke groep in de map Contactpersonen wordt aangeduid met pictogram Groep. Wanneer u dubbelklikt op een groep wordt de groepsweergave geopend.

Adressen in groepen indelen

Een groep is een lijst met gebruikers of faciliteiten waarnaar u berichten kunt verzenden. Met behulp van groepen kunt u berichten naar verscheidene gebruikers of faciliteiten sturen door de groepsnaam in de velden Aan, BC of CC in te voeren. Er zijn twee typen groepen: openbare en persoonlijke.

Een openbare groep is een lijst met gebruikers die is gemaakt door de GroupWise-beheerder. Deze lijst is beschikbaar voor alle GroupWise-gebruikers. Er kan bijvoorbeeld een openbare groep voor de afdeling Boekhouding zijn. Iedere werknemer van de afdeling Boekhouding hoort bij deze groep. Openbare groepen worden weergegeven in het systeemadresboek.

Een persoonlijke groep is een groep die u zelf hebt gemaakt. Als u bijvoorbeeld regelmatig een afspraak naar uw werkgroep stuurt, kunt u het adres of de naam van deze collega's en een vergaderruimte (faciliteit) aan een persoonlijke groep toevoegen.

Een persoonlijke groep maken en opslaan

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen.

  2. Klik op het persoonlijke adresboek waaraan u de groep wilt toevoegen.

  3. Klik op Groep.

  4. Geef de volgende gegevens op:

    Selecteer Adresboek: Als u de groep wilt toevoegen aan een ander adresboek dan het geselecteerde adresboek, klikt u op de vervolgkeuzelijst.

    Groepnaam: Geef een naam op voor de groep.

    Leden: Begin de naam te typen van een lid dat u wilt toevoegen aan de groep en klik vervolgens op Toevoegen (of druk op Enter) wanneer de naam wordt weergegeven. Herhaal deze procedure voor elke gebruiker die u wilt toevoegen aan de groep.

    Klik op Adres selecteren om te zoeken naar gebruikers en deze te selecteren, zoals omschreven in De functie Adres selecteren gebruiken.

    Opmerkingen: U kunt desgewenst opmerkingen toevoegen met betrekking tot de groep, zoals een beschrijving.

  5. Klik op Opslaan en afsluiten om de groep op te slaan in het persoonlijke adresboek.

Een groep wijzigen

U kunt groepen, lidmaatschappen en opmerkingen nog wijzigen nadat de groep is gemaakt.

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen.

  2. Klik op het persoonlijke adresboek dat de groep bevat die u wilt wijzigen.

  3. Dubbelklik op de gewenste groep.

    Groepen zijn gemarkeerd met het pictogram Groep.

  4. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan en afsluiten.

Contactpersonen aan een groep toevoegen

Als u contactpersonen aan groep toevoegt, bijvoorbeeld aan een distributielijst voor het bedrijf, moet u over de juiste rechten beschikken. Deze moeten door de GroupWise-beheerder zijn toegewezen.

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen.

  2. Klik op het persoonlijke adresboek dat de groep bevat waaraan u contactpersonen wilt toevoegen.

  3. Dubbelklik op de groep waaraan u contactpersonen wilt toevoegen.

    Groepen zijn gemarkeerd met het pictogram Groep.

  4. Begin in het gedeelte Leden de naam te typen van een lid dat u wilt toevoegen aan de groep en klik vervolgens op Toevoegen (of druk op Enter) wanneer de naam wordt weergegeven.

    Herhaal deze stap voor elke gebruiker die u wilt toevoegen aan de groep.

  5. Klik op Opslaan > Sluiten.

Een contactpersoon uit een groep verwijderen

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen.

  2. Klik op het persoonlijke adresboek dat de groep bevat waaruit u contactpersonen wilt verwijderen.

  3. Dubbelklik op de groep waaruit u contactpersonen wilt verwijderen.

    Groepen zijn gemarkeerd met het pictogram Groep.

  4. Selecteer in het gedeelte Leden de gebruikers die u wilt verwijderen uit de groep en klik vervolgens op Verwijderen.

  5. Klik op Opslaan > Sluiten.

Items aan een groep adresseren

  1. Klik in een itemweergave op de knop Adres in de werkbalk.

    De functie Adres selecteren wordt weergegeven.

  2. Geef de naam van de groep op waar u het item naar wilt sturen en klik vervolgens op Zoeken.

  3. (Optioneel) Klik op het pictogram Plus om uw zoekopdracht te verfijnen op Naam, Voornaam, Achternaam en Afdeling; per begint met, is gelijk aan, is niet gelijk aan; en op adresboek en/of type invoer.

  4. Selecteer een groep en klik op Aan, CC of BC.

  5. Klik op OK om naar de itemweergave terug te gaan.

Groepsgegevens weergeven

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen.

  2. Klik op het adresboek dat de groep bevat waarvan u de gegevens wilt weergeven.

  3. Dubbelklik op de groep waarvan u de gegevens wilt weergeven.

  4. Als u klaar bent, klikt u op Annuleren om te stoppen met de weergave van de gegevens.

6.3.3 Faciliteiten beheren

Faciliteiten zijn items die voor vergaderingen of andere doeleinden kunnen worden gepland. Bij faciliteiten kunt u onder andere denken aan ruimten, overheadprojectors, auto's, enzovoort. De GroupWise-beheerder definieert een resource door deze een naam te geven en aan een gebruiker toe te wijzen. Faciliteiten kunnen net als gebruikers in de opdracht Tijden zoeken worden opgenomen. Faciliteiten-id's worden in het vak Aan ingevoerd.

Een gebruiker die is toegewezen aan een faciliteit, is de beheerder van die faciliteit. De beheerder van een faciliteit is verantwoordelijk voor de acceptatie of weigering van afspraken ten aanzien van de faciliteit. Hiertoe moet de beheerder volledig gemachtigd zijn voor de faciliteit. Een beheerder van deze faciliteit kan aangeven dat hij afspraakmeldingen wenst te ontvangen ten aanzien van de faciliteit.

Elke faciliteit in de map Contactpersonen wordt aangeduid met pictogram Faciliteit. Wanneer u klikt op een faciliteit wordt de faciliteitsweergave geopend.

Verzoeken om faciliteiten accepteren en weigeren

U kunt een verzoek om faciliteiten alleen accepteren of weigeren als u de beheerder bent en over lees- en schrijfrechten beschikt.

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op Gemachtigde in de werkbalk.

  2. Klik op de faciliteit waarvan u beheerder bent.

    Als de faciliteit waarvan u beheerder bent niet op de lijst staat, typt u de naam van de betreffende faciliteit en klik u op Aanmelden.

  3. Klik op het item dat u wilt accepteren of weigeren.

  4. Klik op Accepteren of Weigeren op de werkbalk.

Een persoonlijk faciliteit toevoegen

U kunt een persoonlijke faciliteit toevoegen aan de voorkeurlijst van het adresboek of aan een persoonlijk adresboek.

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen in de navigatiebalk.

  2. Klik op het persoonlijke adresboek waaraan u de resource wilt toevoegen.

  3. Klik op de pijl voor het vervolgkeuzemenu naast Contactpersoon en klik vervolgens op Resource.

  4. Geef in het veld Naam de naam voor de faciliteit op.

  5. Geef desgewenst aanvullende informatie over de faciliteit op.

  6. Geef in het veld Opmerkingen eventuele opmerkingen over de faciliteit op.

    U kunt bijvoorbeeld de afmetingen van een vergaderruimte of de aanwezige soort apparatuur invoeren.

  7. Klik op Opslaan > Sluiten.

Een persoonlijk faciliteit wijzigen

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen in de navigatiebalk.

  2. Klik op het persoonlijke adresboek dat de resource bevat die u wilt wijzigen.

  3. Dubbelklik op de resource.

  4. Wijzig de gegevens naar wens.

  5. Klik op Opslaan > Sluiten.

Een persoonlijk faciliteit verwijderen

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen in de navigatiebalk.

  2. Selecteer het adresboek waarin de resource zich bevindt en zoek de gewenste resource.

  3. Selecteer de resource en klik op Verwijderen.

6.3.4 Organisaties beheren

Elke organisatie in de map Contactpersonen wordt aangeduid met het pictogram Organisatie pictogram Organisatie. Als u op een organisatie klikt, wordt de organisatieweergave geopend.

Een persoonlijk organisatie toevoegen

U kunt een organisatie toevoegen aan de voorkeurlijst van het adresboek of aan een persoonlijk adresboek.

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen in de navigatiebalk.

  2. Selecteer het persoonlijke adresboek waaraan u de organisatie wilt toevoegen.

  3. Klik op de pijl voor het vervolgkeuzemenu naast Contactpersoon en klik vervolgens op Organisatie.

  4. Geef in het veld Organisatie de naam van de organisatie op.

  5. Geef desgewenst aanvullende informatie over de organisatie op.

  6. Klik op Opslaan > Sluiten.

Een persoonlijk organisatie wijzigen

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen in de navigatiebalk.

  2. Selecteer het persoonlijke adresboek dat de organisatie bevat die u wilt wijzigen.

  3. Zoek de organisatie op.

  4. Dubbelklik op de organisatie.

  5. Wijzig de gegevens naar wens.

  6. Klik op Opslaan > Sluiten.

Een persoonlijk organisatie verwijderen

  1. Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het tabblad Contactpersonen in de navigatiebalk.

  2. Selecteer het persoonlijke adresboek dat de organisatie bevat die u wilt verwijderen.

  3. Selecteer de organisatie en klik vervolgens op Verwijderen.

  4. Klik op OK.

6.3.5 Voorkeurslijsten gebruiken voor het adresseren van items

Met de voorkeurlijst van het adresboek kunt u de gegevens oproepen die u het meest of het laatst hebt gebruikt. Als u een adres in een bericht gebruikt, wordt dit adres gekopieerd naar de voorkeurlijst.

Een adres dat u in de voorkeurlijst hebt geplaatst, blijft daarin aanwezig totdat u het verwijdert. Het adres blijft ook in het oorspronkelijke adresboek staan.

  1. Klik op Adres in een item dat u aan het opstellen bent.

    De functie Adres selecteren wordt weergegeven.

  2. Klik op het pictogram Plus naast het veld Zoeken.

  3. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Alle adresboeken de Voorkeurlijst.

  4. Zoek en selecteer de gewenste gebruikers.

  5. Klik op voor de geselecteerde gebruikers op Aan, CC of BC.

  6. Klik op OK.

De voorkeurlijst van het adresboek kan wel worden gesloten, maar niet worden verwijderd.

6.3.6 Berichten verzenden naar een contactpersoon vanuit de map Contactpersonen

  1. Klik op Contactpersonen in de navigatiebalk.

  2. Klik op het adresboek dat de contactpersoon bevat aan wie u een e-mailbericht wilt sturen.

  3. Selecteer de contactpersoon aan wie u een e-mailbericht wilt sturen en klik op E-mail verzenden in de werkbalk.

  4. Maak de e-mail af en klik vervolgens op Verzenden.