46.3 Groepen beheren

Raadpleeg deze gedeelten om erachter te komen hoe u in de GroupWise-client groepen beheert.

46.3.1 Adressen in groepen indelen

Een groep is een lijst met gebruikers of faciliteiten waarnaar u berichten kunt verzenden. Met behulp van groepen kunt u berichten naar verscheidene gebruikers of faciliteiten sturen door de groepsnaam in de velden Aan, BC of CC in te voeren. Er zijn twee typen groepen: openbare en persoonlijke.

Een openbare groep is een lijst met gebruikers die is gemaakt door de GroupWise-beheerder. Deze lijst is beschikbaar voor alle GroupWise-gebruikers. Er kan bijvoorbeeld een openbare groep voor de afdeling Boekhouding zijn. Iedere werknemer van de afdeling Boekhouding hoort bij deze groep. Openbare groepen worden weergegeven in het GroupWise-adresboek.

Een persoonlijke groep is een groep die u zelf hebt gemaakt. Als u bijvoorbeeld regelmatig een afspraak naar uw werkgroep stuurt, kunt u het adres of de naam van deze collega's en een vergaderruimte (faciliteit) aan een persoonlijke groep toevoegen.

Elke groep in een map met contactpersonen is gemarkeerd met het pictogram Groep. Wanneer u dubbelklikt op een groep wordt de groepsweergave geopend.

46.3.2 Een persoonlijke groep maken en opslaan

Een persoonlijke groep maken en opslaan:

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waarin u de persoonlijke groep wilt maken.

  2. Klik op Nieuwe groep in de werkbalk.

  3. Voer een naam in voor de groep.

  4. (Optioneel) Typ eventuele opmerkingen, bijvoorbeeld een beschrijving van de groep.

  5. Klik op Toevoegen om het dialoogvenster Adres selecteren te openen en de adreslijst weer te geven.

  6. Klik op Aan, CC of BC, dubbelklik of druk op Ctrl en klik op de gebruikers en faciliteiten voor uw groep in het paneel Groep.

    Als de gebruikers die u wilt toevoegen in een ander adresboek staan, klikt u op het desbetreffende adresboek in de vervolgkeuzelijst Zoeken in.

    Als u de lijst met gegevens wilt beperken tot contactpersoon, groep of faciliteit, klikt u op de desbetreffende optie in de keuzelijst Pictogram Filteren.

  7. Klik op Nieuwe contactpersoon, vul de gegevens in, klik op OK en dubbelklik op het item om een vermelding toe te voegen die niet in een bestaande map met contactpersonen voorkomt.

  8. Klik op Opslaan > Sluiten om de groep op te slaan in de map met contactpersonen.

Tijdens het adresseren van een bericht of ander item kunt u ook een persoonlijke groep maken en opslaan met behulp van de functie Adres selecteren:

  1. Klik in een itemweergave op de knop Adres in de werkbalk.

  2. Dubbelklik op de contactpersonen om deze toe te voegen aan het rechterdeelvenster.

    Als de gebruikers die u wilt toevoegen in een ander adresboek staan, klikt u op het desbetreffende adresboek in de vervolgkeuzelijst Zoeken in.

    Als u de lijst met gegevens wilt beperken tot contactpersoon, groep of faciliteit, klikt u op de desbetreffende optie in de keuzelijst Pictogram Filteren.

  3. Klik op Nieuwe contactpersoon, vul de gegevens in, klik op OK en dubbelklik op het item om een vermelding toe te voegen die niet in een bestaand adresboek voorkomt.

  4. Klik op Groep opslaan.

    of

    Klik op de pijl rechts van Groep opslaan en selecteer een adresboek als u de groep niet in het weergegeven adresboek wilt opslaan.

  5. Voer een naam in voor de groep.

  6. Typ uw opmerkingen, zoals een beschrijving van de groep.

  7. Klik tweemaal op OK.

TIP:U kunt een persoonlijke groep ook maken door een item dat aan meerdere gebruikers is geadresseerd, te slepen naar een map met contactpersonen. Zo maakt u een groep die bestaat uit ontvangers van dat item.

46.3.3 Contactpersonen aan een groep toevoegen

Een contactpersoon toevoegen aan een groep:

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waarin u de contactpersonen wilt toevoegen aan een groep.

    of

    Klik in een item dat u aan het opstellen bent op de knop Adres in de werkbalk.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de groep en klik op Details.

    Groepen zijn te herkennen aan het pictogram pictogram van Groep.

  3. Klik in het tabblad Details op Toevoegen om het dialoogvenster Adres selecteren te openen en de adreslijst weer te geven.

    Klik op de vervolgkeuzelijst pictogram Filteren om de lijst te beperken tot contactpersonen, groepen of faciliteiten.

  4. Als u een contactpersoon wilt toevoegen, klikt u op de vervolgkeuzelijst Zoeken in en vervolgens op het adresboek waarin de contactpersoon zich bevindt.

  5. Klik op de vervolgkeuzelijst Overeenkomst en vervolgens op de manier waarop u naar de contactpersoon wilt zoeken (op voornaam, achternaam of volledige naam).

  6. Typ in het veld Zoeken naar de contactpersoon die u wilt toevoegen.

    In de adreslijst wordt de eerstvolgende overeenkomst weergegeven.

  7. Dubbelklik op de contactpersoon in de lijst om deze toe te voegen aan de lijst Geselecteerd.

  8. Klik tweemaal op OK om de groep op te slaan.

46.3.4 Een contactpersoon uit een groep verwijderen

Een contactpersoon uit een groep verwijderen:

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waaruit u een contactpersoon van een groep wilt verwijderen.

  2. Dubbelklik in de lijst met contactpersonen op de gewenste groep.

  3. Selecteer de contactpersoon die u wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

  4. Klik op OK.

46.3.5 Items toewijzen aan een groep

Items toewijzen aan een groep:

  1. Klik in een itemweergave op de knop Adres in de werkbalk.

  2. Selecteer een groep en klik op Aan, CC of BC.

  3. Herhaal deze stap zo nodig.

  4. (Optioneel) Klik met de rechtermuisknop op de groep en vervolgens op Groep uitvouwen als u alle leden van de groep wilt weergeven.

  5. (Optioneel) Klik voor meer informatie over de groep met de rechtermuisknop op de groep en klik op Details.

  6. Klik op OK om naar de itemweergave terug te gaan.

46.3.6 Informatie over een groep weergeven

Informatie over een groep weergeven:

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waarin u de groepsgegevens wilt weergeven.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de groep en klik op Details.

  3. Klik op het tabblad Details.

46.3.7 Een groep verwijderen uit een map met contactpersonen

Een groep verwijderen uit een map met contactpersonen:

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waaruit u de groep wilt verwijderen.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de groep en klik op Verwijderen.

  3. Klik op Ja om de verwijdering van de groep te bevestigen.