U kunt de routebrief gebruiken om een e-mailbericht of taak achter elkaar naar verschillende gebruikers te sturen. U bepaalt de volgorde van de route. Wanneer een gebruiker een gerouteerd item als Voltooid markeert, wordt het naar de volgende gebruiker op de route verzonden.
Als het gerouteerde item bijlagen bevat, kan elke gebruiker op de route het item weergeven en hier opmerkingen aan toevoegen. Wanneer opmerkingen worden toegevoegd aan een bijlage, kunnen alle volgende gebruikers op de route dit commentaar zien.
BELANGRIJK:Als u wilt kijken of de route compleet is of opmerkingen/wijzigingen in bijlagen wilt bekijken, moet u uzelf aan het einde van de route toevoegen.
OPMERKING:Wanneer u een gerouteerd item naar een extern adres verzendt, wordt het item automatisch gemarkeerd als Voltooid (omdat de externe ontvanger het niet kan markeren) en naar de volgende gebruiker op de route verzonden.
Als u niet wilt dat een gemachtigde gerouteerde items als Voltooid markeert, kunt u een wachtwoord instellen om een item te voltooien.
Voor het maken van een gerouteerd bericht:
Open een e-mailbericht of taak.
Klik op Acties > Routebrief.
Typ een gebruikersnaam in het veld Route en druk op Enter. Herhaal dit voor iedere gebruiker op de route.
of
Klik op Adres in de werkbalk om gebruikersnamen te selecteren via het dialoogvenster Adres selecteren.
U kunt ook persoonlijke groepen opgeven als ontvangers van een gerouteerd item. Wanneer u het dialoogvenster Adres selecteren gebruikt, bevat het vak ook de desbetreffende leden zodat u de volgorde van de gebruikers in de route kunt opgeven.
BELANGRIJK:Zorg ervoor dat u uzelf aan het einde van de route toevoegt, zodat u kunt zien wanneer deze voltooid is en opmerkingen/wijzigingen in bijlagen kunt zien.
Voer een onderwerp en een bericht in.
Als u niet wilt dat een gemachtigde gerouteerde items als Voltooid markeert, kunt u de ontvanger vragen naar zijn of haar GroupWise-wachtwoord om een item als Voltooid te markeren. Klik op het tabblad Verzendopties, klik op Beveiliging en selecteer Wachtwoord nodig voor voltooien gerouteerd item.
Klik op Verzenden in de werkbalk.
Een gerouteerd item met een adresboek adresseren:
Klik in een e-mailbericht of taak op de knop Adres in de werkbalk.
Schakel het selectievakje Routebrief in.
Druk op Ctrl en klik op de namen in de volgorde waarin u het item wilt routeren en klik op Route.
of
Dubbelklik op de namen in de volgorde waarin u het item wilt routeren.
U kunt de volgorde van de namen in de lijst met adressen wijzigen door de namen naar een andere plaats in de lijst te slepen.
BELANGRIJK:Zorg ervoor dat u uzelf aan het einde van de route toevoegt, zodat u kunt zien wanneer deze voltooid is en opmerkingen/wijzigingen in bijlagen kunt zien.
Klik op OK.
Als u een wachtwoord verplicht stelt, moeten de gebruikers het wachtwoord voor hun postvak invoeren voordat ze het item als voltooid kunnen markeren.
Een wachtwoord vereisen voor alle gerouteerde items die u maakt:
Klik op Extra > Opties.
Dubbelklik op Beveiliging en klik op het tabblad Verzendopties.
Selecteer Wachtwoord nodig voor voltooien gerouteerd item.
Klik op OK.
Zie Een wachtwoord aan uw postvak toewijzen zonder LDAP-verificatie voor informatie over GroupWise-wachtwoorden.
Open het item zodra u klaar bent met de opdrachten of taken in het gerouteerde item.
Als u een bijlage van het gerouteerde item moet bekijken en bewerken, opent u de bijlage in de bijbehorende toepassing, brengt u de wijzigingen aan, slaat u het bestand op en sluit u de toepassing.
Het bestand wordt opgeslagen in de map met tijdelijke bestanden op uw computer. Wijzig het pad niet, anders worden uw wijzigingen niet meegenomen wanneer het gerouteerde item naar de volgende ontvanger wordt verzonden.
Selecteer in het item de optie Acties > Markeren als voltooid en klik op OK.
U kunt ook het selectievakje Voltooid inschakelen in de koptekst van het item.
Als de afzender een wachtwoord vraagt om het item te voltooien, voert u uw GroupWise-wachtwoord in en klikt u op OK.
Het item wordt naar de volgende gebruiker op de route verzonden.
Klik op Sluiten.