Raadpleeg de informatie in deze gedeelten om erachter te komen hoe het delen van mappen werkt en hoe u mappen kunt delen.
Een gedeelde map verschilt vrijwel niet van andere mappen in uw archiefkast. Het enige verschil is dat ook andere personen toegang tot de map hebben en de map wordt weergegeven in hun archiefkast. U kunt gedeelde mappen maken of bestaande persoonlijke mappen in uw dossierkast delen. U kunt zelf opgeven met wie u de map wilt delen en welke rechten iedere gebruiker krijgt. Vervolgens kunnen gebruikers berichten naar de gedeelde map verzenden, bestaande items naar de map slepen en discussie-overzichten maken.
Wanneer u een map deelt, worden alle submappen standaard ook gedeeld. Er kunnen maximaal 400 submappen worden opgenomen in één enkele gedeelde map.
OPMERKING:Als u alle submappen deelt, bent u de enige persoon die extra gedeelde mappen aan de boomstructuur met gedeelde mappen kan toevoegen.
U kunt systeemmappen niet delen. Tot de systeemmappen behoren de mappen Postvak, Agenda, Documenten, Verzonden items, Takenlijst, Contactpersonen, Dossierkast, Werk in uitvoering, Ongewenste e-mail en Prullenbak.
Als u een document in een gedeelde map plaatst, hebben personen met rechten voor de gedeelde map niet automatisch rechten om het document te bewerken. Zij kunnen het document pas bewerken als u hen op het tabblad Document delen de rechten voor bewerken hebt toegekend.
U kunt uw persoonlijke mappen met andere gebruikers delen. Ontvangers van de gedeelde mappen ontvangen een melding waarin wordt uitgelegd dat u de map met hen hebt gedeeld. Zij kunnen de map vervolgens accepteren of afwijzen.
In de externe modus of cachemodus worden wijzigingen in gedeelde mappen bijgewerkt telkens wanneer u verbinding maakt met het hoofdsysteem van GroupWise.
Een bestaande map of mappenstructuur delen met andere gebruikers:
Klik in de mappenlijst met de rechtermuisknop op de map die u wilt delen en klik op Delen.
Selecteer Gedeeld met.
Begin met het typen van een gebruikersnaam in het veld Naam of klik op de knop Adresboek om een naam te selecteren in het dialoogvenster Adres selecteren.
Klik, wanneer de naam van de gebruiker in het veld wordt weergegeven, op Gebruiker toevoegen om de gebruiker te verplaatsen naar de lijst Delen.
Klik op de naam van de gebruiker in de lijst Delen.
Selecteer de gewenste toegangsopties voor de gebruiker.
Stap 3 Herhaal deze stap Stap 6 voor iedere gebruiker met wie u de map wilt delen.
(Optioneel) Houd Alle submappen delen geselecteerd als u wilt dat alle submappen van de map die u deelt ook worden gedeeld. Gebruikers hebben dezelfde toegangsrechten tot submappen als tot de hoofdmap.
OPMERKING:Als u alle submappen deelt, bent u de enige persoon die extra gedeelde mappen aan de boomstructuur met gedeelde mappen kan toevoegen.
Klik op OK.
Als u de map een specifieke functie wilt geven, kunt u een nieuwe weergave-instelling definiëren. Als de map bijvoorbeeld voor gedeelde discussies is bedoeld, kunt u een instelling definiëren waarbij de items worden weergegeven in de vorm van antwoordoverzichten die zowel de verzonden als ontvangen items bevatten. Klik met de rechtermuisknop op de map, klik op Eigenschappen en vervolgens op Weergave.
Een gedeelde map maken:
Klik in de mappenlijst op Bestand > Nieuw > Map.
Selecteer Gedeelde map en klik op Volgende.
Voer een naam en beschrijving voor de nieuwe map in.
Klik op Omhoog, Omlaag, Rechts of Links om de map op de gewenste positie in de mappenlijst te plaatsen en klik op Volgende.
Begin met het typen van de naam van de gebruiker in het vak Naam.
Klik, wanneer de naam van de gebruiker in het veld wordt weergegeven, op Gebruiker toevoegen om de gebruiker te verplaatsen naar de lijst Delen.
Klik op de naam van de gebruiker in de lijst Delen.
Selecteer de gewenste toegangsopties voor de gebruiker.
Stap 5 Herhaal deze stap Stap 8 voor iedere gebruiker met wie u de map wilt delen.
Klik op Volgende.
Geef de gewenste weergave-instellingen voor de map op.
Klik op Voltooien.
Zie Gedeelde mappen gebruiken voor meer informatie.
Een map accepteren die met u wordt gedeeld:
Klik op de Melding gedeelde map in uw postvak.
Er verschijnt een bericht met de naam van de map waarvoor u toegangsrechten hebt gekregen en het type rechten dat aan u is toegewezen.
Klik op Volgende.
De naam van de map wordt standaard ingevuld. Wijzig desgewenst de naam.
Gebruik de knoppen Omhoog, Omlaag, Links en Rechts om de locatie van de map te selecteren.
Klik op Voltooien.
Een item naar een gedeelde map posten:
Klik op de gedeelde map in de mappenlijst om de map te openen.
Klik op Bestand > Nieuw > Discussie/Notitie.
Klik op Bewerken > Wijzigen naar en vervolgens op het itemtype als u een ander soort item wilt posten, zoals een taak.
Voer een onderwerp in.
Voer uw bericht in.
Klik op Bijvoegen om bestanden bij te voegen.
Klik op Posten in de werkbalk.
Als u op een bestaand item in een gedeelde map wilt reageren, klikt u op Antwoord, selecteert u een antwoordoptie en klikt u vervolgens op OK. Zie Een e-mailbericht beantwoorden in een gedeelde map voor meer informatie.
Discussie-overzicht in een gedeelde map weergeven:
Klik in een gedeelde map op Weergeven > Weergave-instellingen > Discussie-overzichten.
Klik op + en - naast het oorspronkelijke discussie-item om een discussie-overzicht uit te vouwen of samen te vouwen.
Druk op Ctrl+pijl-links of op Ctrl+pijl-rechts om door de verschillende discussies te bladeren.
Het eigenaarschap van een gedeelde map overdragen:
Klik met de rechtermuisknop op de gedeelde map en klik op Delen.
Klik op Eigendom overdragen.
Selecteer de nieuwe eigenaar van de gedeelde map, wijzig het onderwerp en het bericht of u deelnemer wilt blijven.
Wanneer u op Verzenden klikt, ontvangt de nieuwe eigenaar een melding dat hij of zij nu de eigenaar van de gedeelde map is.
Een map verwijderen die met u wordt gedeeld:
Klik met de rechtermuisknop op de map.
Klik op Verwijderen.
Klik op Ja.
Als u een map verwijdert die met u wordt gedeeld, wordt alleen de map in uw GroupWise-postvak verwijderd. Alle andere gebruikers blijven ongemoeid. Als u echter degene bent die de map met anderen heeft gedeeld, wordt de map ook bij alle andere gebruikers verwijderd.