3.3 Items, mappen en workspaces delen

U kunt workspaces, mappen en items delen met interne en externe gebruikers:

  1. Ga naar de workspace of map die u wilt delen of ga naar de map die de items bevat die u wilt delen.

  2. Een workspace of map delen: Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de workspace of map en klik vervolgens op Deze workspace delen of Deze map delen.

    Meerdere items delen (alleen de mappen Bestanden, Discussie en Taken): Selecteer een of meer items die u wilt delen en klik op Delen. (Klik nogmaals op Delen in de mappen Bestanden.)

    Enkele items delen: Klik op de pijl van het vervolgkeuzemenu naast het item dat of de map of workspace die u wilt delen. Klik vervolgens op Item delen.

    of

    Als de pijl van het vervolgkeuzemenu niet beschikbaar is, opent u het item en klikt u vervolgens op Acties > Dit item delen.

    Het dialoogvenster Delen wordt weergegeven.

  3. U kunt delen met interne Vibe-gebruikers, externe gebruikers en iedereen:

    • Als u wilt delen met interne Vibe-gebruikers, begint u de naam te typen van de gebruiker, de groep of het team met wie u het item wilt delen. Vervolgens klikt u op de naam wanneer deze in de vervolgkeuzelijst wordt weergegeven.

    • Als u met gebruikers buiten uw organisatie wilt delen, geeft u het e-mailadres van de gebruiker op en drukt u vervolgens op Enter.

      of

      Klik op het pictogram Externe gebruiker , geef vervolgens het e-mailadres van de gebruiker op en klik op OK.

      Deze functionaliteit moet zijn ingeschakeld door uw Vibe-beheerder. Om te zien of u rechten hebt om met externe gebruikers te delen, beweegt u over het pictogram Informatie naast het invoerveld.

      Zie Delen met mensen buiten uw organisatie voor meer informatie over delen met externe gebruikers.

    • Als u met iedereen wilt delen, klikt u op Openbaar maken in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster Delen.

      Gebruikers die geen Vibe-gebruikersaccount hebben, kunnen op de Vibe-site komen als gastgebruiker (zoals wordt beschreven in Micro Focus Vibe openen via een webbrowser) en kunnen dan alle items bekijken die met iedereen zijn gedeeld.

      Externe gebruikers hebben geen rechten om items te bekijken die met iedereen zijn gedeeld. Als externe gebruikers items willen bekijken die met iedereen zijn gedeeld, moeten ze zich als gastgebruiker bij de Vibe-site aanmelden.

      Deze functionaliteit moet zijn ingeschakeld door uw Vibe-beheerder. Om te zien of u rechten hebt om met iedereen te delen, beweegt u over het pictogram Informatie naast het invoerveld.

    • Als u snel met veel gebruikers wilt delen, kunt u e-mailadressen van gebruikers kopiëren van één locatie en deze plakken in het veld Een gebruiker, groep of e-mailadres toevoegen in het dialoogvenster Delen.

      E-mailadressen kunnen voor interne of externe gebruikers zijn en moeten worden gescheiden door een komma (,) of een spatie.

  4. Klik in de kolom Gedeeld met op de naam van de gebruikers of groepen van wie u de instellingen voor delen wilt wijzigen. U kunt meerdere gebruikers selecteren en de instellingen voor delen tegelijkertijd wijzigen.

    De instellingen voor delen van de gebruiker die u het meest recent hebt toegevoegd aan de kolom Gedeeld met, worden al weergegeven.

  5. Selecteer welke toegangsrechten u wilt verlenen aan de gebruiker of groep.

    U kunt geen toegangsrechten wijzigen wanneer u met iedereen deelt of wanneer u een bestandskoppeling distribueert.

    • Bekijken: Gebruikers kunnen afzonderlijke items, mappen en workspaces bekijken die met hen worden gedeeld. Gebruikers kunnen de inhoud van de mappen en workspaces bekijken die met hen worden gedeeld.

      Dit is de enige optie die beschikbaar is wanneer u deelt met iedereen of wanneer u een bestandskoppeling distribueert.

    • Bewerken: Gebruikers kunnen afzonderlijke items, mappen en workspaces bekijken en wijzigen die met hen worden gedeeld. Gebruikers kunnen de inhoud wijzigen van de mappen en workspaces die met hen worden gedeeld.

    • Bijdragen ( van toepassing op mappen en workspaces, niet op items): gebruikers kunnen de gedeelde map of workspace hernoemen of verwijderen. Gebruikers kunnen items in de map of workspace maken, bestaande items hernoemen, items wijzigen, items verplaatsen en items in de map of workspace verwijderen.

  6. Geef in het gedeelte Opnieuw delen toestaan met aan of u met interne gebruikers, externe gebruikers, iedereen of via een bestandskoppeling wilt delen.

  7. Maak in het veld Verloopt een selectie van de volgende opties:

    • Nooit: het gedeelde item verloopt nooit.

    • Op: selecteer een dag waarop de rechten verlopen.

      Rechten verlopen aan het begin van de dag die u selecteert.

    • Na: geef het aantal dagen op dat de rechten actief blijven.

      Elke dag wordt geteld als een periode van 24 uur vanaf de tijd waarop de rechten verlopen.

  8. Als u een persoonlijke opmerking in het gedeelde item wilt opnemen, geeft u een opmerking in het veld Opmerking op.

    Alleen gebruikers en groepen met wie u het item deelt, kunnen de opmerking lezen.

    De opmerking over het gedeelde item mag niet langer zijn dan 255 tekens.

  9. Selecteer een van de volgende notificatieopties:

    • Alle ontvangers: alle ontvangers in de deellijst worden op de hoogte gesteld.

    • Alleen nieuw toegevoegde ontvangers: alleen ontvangers die u aan de deellijst hebt toegevoegd, worden op de hoogte gesteld.

    • Nieuwe en aangepaste ontvangers: alleen nieuwe ontvangers en ontvangers van wie u de deelrechten aanpast, worden op de hoogte gesteld.

    • Geen: er worden geen notificaties verzonden.

    Notificaties bevatten de volgende informatie:

    • Een koppeling naar het gedeelde item

    • De opmerking die speciaal is ingevoerd voor de gebruiker waarmee het item wordt gedeeld (zie Stap 8)

    • Wanneer het delen verloopt (zie Stap 8)

  10. Klik op OK.

    Er wordt een kennisgeving weergegeven waarin staat dat een e-mail is verzonden aan de gebruikers, groepen of teams die u hebt opgegeven.