45.3 Administrere grupper

45.3.1 Organisere adresser i grupper

En gruppe er en liste over brukere eller ressurser som du kan sende meldinger til. Du kan bruke grupper til å sende en melding til flere brukere eller ressurser ved å skrive gruppenavnet i tekstboksene Til, Kopi eller Blindkopi. Det er to typer grupper, felles og personlige.

En offentlig gruppe er en liste med brukere opprettet av GroupWise-administratoren, og den er tilgjengelig for buk av alle GroupWise-brukere. Det kan for eksempel finnes en felles gruppe for regnskapsavdelingen. Hver ansatt i regnskapsavdelingen er inkludert i gruppen. Offentlige grupper er oppført i GroupWise-adresseboken.

En personlig gruppe er en gruppe som du oppretter. Hvis du for eksempel ofte sender en avtale til arbeidsgruppen din, kan du inkludere hver kollegas adresse eller navn og et møtested (en ressurs) i en personlig gruppe.

Hver gruppe i en Kontakter-mappe er merket med Gruppe-ikonet. Når du dobbeltklikker en gruppe, vises visningen for gruppeelement.

45.3.2 Opprette og lagre en personlig gruppe

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil opprette den personlige gruppen, i mappelisten.

  2. Klikk Ny gruppe på verktøylinjen

  3. Skriv et navn på gruppen.

  4. (Valgfritt) Skriv inn en kommentar, for eksempel en beskrivelse av gruppen.

  5. Klikk Legg til for å åpne dialogboksen Adressevelger og vise adresselisten.

  6. Klikk Til, Kopi eller Blindkopi, dobbeltklikk eller Ctrl-klikk og dra brukerne og ressursene du vil ha i gruppen, til gruppepanelet.

    Hvis brukerne du vil legge til, er i en annen adressebok, klikker du adresseboken i nedtrekkslisten Søk i.

    Hvis du vil begrense listen over oppføringene etter kontakter, grupper eller ressurser, klikker du et alternativ i rullegardinlisten Ikon for Filter .

  7. Hvis du vil legge til en oppføring som ikke finnes i en eksisterende Kontakter-mappe, kan du klikke Ny kontakt, fylle ut opplysningene, klikke OK og dobbeltklikke oppføringen.

  8. Klikk Lagre > Lukk for å lagre gruppen i Kontakter-mappen.

Du kan også bruke Adressevelger til å opprette og lagre en personlig gruppe når du adresserer en melding eller et annet element:

  1. Klikk Adressebok på verktøylinjen mens du er i en elementvisning.

  2. Dobbeltklikk kontakter for å legge dem til i den høyre ruten.

    Hvis brukerne du vil legge til, er i en annen adressebok, klikker du adresseboken i nedtrekkslisten Søk i.

    Hvis du vil innskrenke listen til kontakter, grupper eller ressurser, klikker du et alternativ i rullegardinlisten Ikon for filter .

  3. Hvis du vil legge til en oppføring som ikke finnes i en eksisterende adressebok, kan du klikke Ny kontakt, fylle ut opplysningene, klikke OK og dobbeltklikke oppføringen.

  4. Klikk Lagre gruppe.

    eller

    Hvis du vil lagre gruppen i en annen adressebok enn den som vises, kan du klikke pilen til høyre for Lagre gruppe og velge en annen adressebok.

  5. Skriv et navn på gruppen.

  6. Skriv kommentarer, for eksempel en beskrivelse av gruppen.

  7. Klikk OK to ganger.

TIPS:Du kan også opprette en personlig gruppe ved å dra og slippe et element adressert til flere brukere inn i en Kontakter-mappe for å opprette en gruppe som består av mottakerne av elementet.

45.3.3 Legge til kontakter i en gruppe

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil legge til kontakter i en gruppe, i mappelisten.

    eller

    Klikk Adressebok på verktøylinjen mens du er i et element du holder på å skrive.

  2. Høyreklikk gruppen, og klikk deretter Detaljer.

    Grupper er merket med ikonet Gruppe .

  3. På fanen Detaljer klikker du Legg til for å åpne dialogboksen Adressevelger og vise adresselisten.

    Klikk rullegardinlisten Ikon for filter hvis du vil innskrenke listen til kontakter, grupper eller ressurser.

  4. Hvis du vil legge til en kontakt, kan du klikke rullegardinlisten Søk i og klikke adresseboken som kontakten finnes i.

  5. Klikk nedtrekkslisten Samsvar og velg hvordan du vil søke etter kontakten (etter fornavn, etternavn eller fullt navn).

  6. Skriv kontakten du vil legge til, i feltet Søk etter.

    Det navnet i adresselisten som ligner mest, vises.

  7. Dobbeltklikk kontakten i listen, slik at den legges til i listen Valgt.

  8. Klikk OK to ganger for å lagre gruppen.

45.3.4 Slette en kontakt fra en gruppe

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil slette en kontakt fra en gruppe, i mappelisten.

  2. Dobbeltklikk gruppen i kontaktlisten.

  3. Velg kontakten som skal slettes, og klikk Slett.

  4. Klikk OK.

45.3.5 Adressere elementer til grupper

  1. Klikk Adressebok på verktøylinjen mens du er i en elementvisning.

  2. Merk en gruppe og klikk Til, Kopi eller Blindkopi.

  3. Gjenta etter behov.

  4. (Valgfritt) Hvis du skal vise alle medlemmene i gruppen, høyreklikker du gruppen, og klikker Utvid gruppe.

  5. (Valgfritt) Hvis du vil se mer informasjon om gruppen, høyreklikker du gruppen, og klikker Detaljer.

  6. Klikk OK for å gå tilbake til elementvisningen.

45.3.6 Vise gruppeinformasjon

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil vise gruppeinformasjon, i mappelisten.

  2. Høyreklikk gruppen, og klikk Detaljer.

  3. Klikk fanen Detaljer.

45.3.7 Slette en gruppe fra en Kontakter-mappe

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil slette gruppen, i mappelisten.

  2. Høyreklikk gruppen og klikk Slett.

  3. Klikk Ja for å bekrefte at du vil slette gruppen.