3.2 Zarządzanie wysłanymi wiadomościami e-mail

3.2.1 Wycofywanie wysłanych wiadomości e-mail

Opcja Usuń ze wszystkich skrzynek pocztowych umożliwia wycofanie wysłanej przesyłki ze skrzynki pocztowej odbiorcy. Wiadomości pocztowe i telefoniczne można wycofywać ze skrzynek tych odbiorców, którzy jeszcze nie otworzyli przesyłki. Spotkanie, notkę przypomnienia lub zadanie można wycofać w każdej chwili. Nie można jednak wycofać przesyłek, które zostały wysłane za pośrednictwem sieci Internet do innych systemów poczty e-mail.

  1. Na liście folderów kliknij folder Przesyłki wysłane.

  2. Wybierz przesyłkę, która ma być wycofana, a następnie kliknij opcję Usuń ze wszystkich skrzynek pocztowych.

  3. (Opcjonalnie) Dodaj komentarz.

  4. Kliknij przycisk OK.

Aby sprawdzić, którzy odbiorcy otworzyli wiadomość, kliknij prawym przyciskiem myszy przesyłkę i wybierz polecenie Właściwości. Wiadomość e-mail nie może zostać wycofana, jeśli została już otwarta.

3.2.2 Ponowne wysyłanie wiadomości e-mail

Do wysyłania przesyłek po raz drugi (na przykład po wprowadzeniu poprawek) służy funkcja Wyślij ponownie.

  1. Na liście folderów kliknij folder Przesyłki wysłane.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Wyślij ponownie.

  3. Wybierz opcję Wycofać oryginalną przesyłkę?, jeżeli chcesz wycofać oryginalną przesyłkę.

  4. W razie potrzeby wprowadź zmiany w przesyłce i kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędziowym.

Sprawdzając właściwości oryginalnej przesyłki, można dowiedzieć się, czy program GroupWise był w stanie ją wycofać. Prawym przyciskiem myszy kliknij przesyłkę znajdującą się w folderze Elementy wysłane, a następnie kliknij polecenie Właściwości. Wiadomości pocztowych i telefonicznych nie można wycofać, jeśli zostały już otwarte.

3.2.3 Sprawdzanie stanu wysłanej wiadomości e-mail

Jeśli system poczty e-mail odbiorcy obsługuje śledzenie stanu, istnieje możliwość otrzymania informacji o stanie wysyłanej przesyłki. Stan wysłanych przesyłek można sprawdzać w oknie Właściwości. Można na przykład sprawdzić, kiedy przesyłka została dostarczona i kiedy odbiorca ją otworzył lub usunął. Jeśli odbiorca zaakceptował lub odrzucił spotkanie i zamieścił komentarz, komentarz jest widoczny w oknie Właściwości. W tym oknie można również sprawdzić, czy odbiorca oznaczył zadanie jako zakończone.

W oknie Właściwości znajdują się też informacje o przesyłkach odebranych. Są to między innymi informacje o tym, kto jeszcze otrzymał daną przesyłkę (oprócz odbiorców kopii ukrytych) oraz wielkość i data utworzenia dołączonych plików.

Przegląd stanu

Dostępne są dwa widoki właściwości:

  • Podstawowe właściwości: Wyświetlenie nagłówka Właściwości i listy odbiorców. Lista odbiorców zawiera następujące informacje: nazwę odbiorcy, działania podjęte przez odbiorcę względem przesyłki, datę i godzinę ostatniego działania oraz ewentualne komentarze.

  • Właściwości zaawansowane: Wyświetlenie nagłówka Właściwości, odbiorców, urzędów pocztowych, plików i opcji przesyłki. Informacje na stronie Właściwości zaawansowane są przydatne dla administratorów programu GroupWise, którzy mogą ich potrzebować do rozwiązywania problemów.

Informacje o stanie przesyłki można zapisać i wydrukować.

Sprawdzanie stanu przesyłki

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy przesyłkę w skrzynce pocztowej lub kalendarzu, a następnie opcję Właściwości.

Informacji o stanie dostarczają również ikony znajdujące się obok przesyłek. Więcej informacji można znaleźć w części Identyfikacja ikon występujących obok przesyłek.

Aby zmienić właściwości na zaawansowane, kliknij opcję Właściwości zaawansowane.

Zapisywanie informacji o stanie przesyłki

  1. Prawym przyciskiem myszy kliknij przesyłkę, a następnie opcję Właściwości.

  2. Kliknij przycisk Plik > Zapisz stronę jako.

    Program WebAccess nadaje przesyłce tymczasową nazwę pliku. Można zmienić nazwę pliku i folder domyślny.

  3. Kliknij przycisk Zapisz.

Drukowanie informacji o stanie przesyłki

  1. Prawym przyciskiem myszy kliknij przesyłkę, a następnie opcję Właściwości.

  2. Kliknij opcję Drukuj widok, aby wyświetlić informacje o stanie w wersji do druku, a następnie kliknij opcję Wydrukuj tę stronę.

  3. Zaznacz opcje drukowania i wydrukuj stronę stanu w zwykły sposób używany w przeglądarce internetowej.

3.2.4 Potwierdzanie dostawy wysłanych wiadomości e-mail

GroupWise WebAccess udostępnia kilka sposobów potwierdzenia, że przesyłka została dostarczona.

Śledzenie wysłanych elementów

Stan każdego wysłanego elementu można sprawdzić w oknie Właściwości. Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Sprawdzanie stanu wysłanej wiadomości e-mail.

Odbieranie powiadomień o wysłanych przesyłkach

Jeśli system poczty elektronicznej odbiorcy umożliwia zwrot powiadomień, nadawca może otrzymywać powiadomienia o otwarciu lub usunięciu przesyłki, odrzuceniu spotkania bądź zakończeniu zadania przez odbiorcę.

Odbieranie powiadomień o wszystkich wysłanych przesyłkach

  1. Aby zawsze odbierać powiadomienia o wysłanych przesyłkach, kliknij ikonę Opcje, a następnie pozycję Opcje.

  2. Kliknij kartę Opcje wysyłania.

  3. W sekcji Powiadomienie zwrotne określ wymagany typ powiadomienia zwrotnego.

  4. Kliknij przycisk Zapisz.

Odbieranie powiadomienia o pojedynczej przesyłce

  1. Aby otrzymać potwierdzenie zwrotne odbioru pojedynczej przesyłki, otwórz widok przesyłki, a następnie kliknij kartę Opcje wysyłania.

  2. W sekcji Powiadomienie zwrotne określ wymagany typ powiadomienia zwrotnego.

  3. Kliknij przycisk Wyślij.

Żądanie odpowiedzi na wysyłane przesyłki

Nadawca przesyłki może zażądać odpowiedzi od odbiorcy. W programie GroupWise WebAccess do przesyłki zostaje wówczas dodane zdanie z prośbą o odpowiedź, a ikona w skrzynce pocztowej odbiorcy zmienia się na podwójną strzałkę.

Żądanie odpowiedzi na wszystkie wysyłane przesyłki

  1. Aby zażądać odpowiedzi na wszystkie wysyłane przesyłki, kliknij ikonę Opcje, a następnie wybierz pozycję Opcje.

  2. Kliknij kartę Opcje wysyłania.

  3. Określ, kiedy chcesz otrzymywać odpowiedź.

    Na komputerze odbiorcy obok wiadomości wyświetlana jest ikona prośby o odpowiedź . Jeśli wybierzesz opcję Kiedy wygodnie, u góry wiadomości pojawi się zdanie: „Prośba o odpowiedź: Kiedy wygodnie”. Po wybraniu opcji W przeciągu X dni, u góry wiadomości wyświetlone zostanie zdanie „Prośba o odpowiedź: do XX/XX/XX”.

  4. Kliknij kolejno przyciski Zapisz > Zamknij.

Żądanie odpowiedzi na pojedynczą przesyłkę

  1. Aby zażądać odpowiedzi na pojedynczą przesyłkę, otwórz widok przesyłki, a następnie kliknij kartę Opcje wysyłania.

  2. Określ, kiedy chcesz otrzymywać odpowiedź.

    Na komputerze odbiorcy obok wiadomości wyświetlana jest ikona prośby o odpowiedź . Jeśli wybierzesz opcję Kiedy wygodnie, u góry wiadomości pojawi się zdanie: „Prośba o odpowiedź: Kiedy wygodnie”. Po wybraniu opcji W przeciągu X dni, u góry wiadomości wyświetlone zostanie zdanie „Prośba o odpowiedź: do XX/XX/XX”.

  3. Kliknij przycisk Wyślij.

3.2.5 Wyświetlanie wysłanych przesyłek

Istnieje możliwość wyświetlania przesyłek, które zostały już wysłane. Można na przykład odczytać wysłaną przesyłkę, wysłać ją ponownie z poprawkami (lub bez), a w niektórych przypadkach również wycofać, jeśli nie została jeszcze otwarta przez odbiorcę.

  1. Na liście folderów kliknij folder Przesyłki wysłane.

W tym folderze znajdują się wszystkie wysłane przesyłki, o ile nie zostały przeniesione do folderu innego niż Skrzynka pocztowa lub Kalendarz. Jeśli jakąś wysłaną przesyłkę przeniesiono do innego folderu, nie jest już wyświetlana w folderze przesyłek wysłanych. Aby wyświetlić wysłane przesyłki, które zostały przeniesione do innych folderów, otwórz te foldery.

3.2.6 Sortowanie wysłanych przesyłek

Wysłane przesyłki można sortować według dowolnej kolumny na liście Przesyłki wysłane.

  1. Kliknij nagłówek kolumny, aby posortować wiadomości w tej kolumnie w porządku alfabetycznym. Kliknij nagłówek ponownie, aby posortować wiadomości w kolumnie w odwrotnej kolejności.