46.3 Zarządzanie grupami

Poniższe sekcje zawierają informacje na temat zarządzania grupami w kliencie programu GroupWise.

46.3.1 Organizowanie adresów w grupy

Grupa to lista zasobów lub użytkowników, do których można wysyłać wiadomości. Zastosowanie grup do wysyłania wiadomości do kilku użytkowników lub zasobów polega na wpisaniu nazw grup w polach Do, UDW lub DW. Rozróżnia się dwa rodzaje grup: publiczne i osobiste.

Grupa publiczna to utworzona przez administratora programu GroupWise lista użytkowników dostępna dla wszystkich użytkowników programu GroupWise. Może to być na przykład grupa publiczna działu księgowości. W skład takiej grupy wchodzi każda osoba zatrudniona w księgowości. Grupy publiczne są umieszczone w Książce adresowej programu GroupWise.

Grupa osobista jest to grupa utworzona przez użytkownika. Jeśli na przykład często wysyłasz do swojej grupy roboczej zaproszenia na spotkanie, możesz uwzględnić nazwiska lub adresy wszystkich współpracowników oraz miejsce zebrania (zasób) w jednej grupie osobistej.

Wszystkie grupy w folderze kontaktów oznaczone są ikoną Ikona grupy. Dwukrotne kliknięcie grupy powoduje wyświetlenie widoku grupy.

46.3.2 Tworzenie i zapisywanie grup osobistych

Aby utworzyć i zapisać grupę osobistą:

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, w którym ma zostać utworzona grupa osobista.

  2. Kliknij przycisk Nowa grupa na pasku narzędziowym.

  3. Wpisz nazwę grupy.

  4. (Opcjonalnie) Wprowadź dowolny komentarz, taki jak opis grupy.

  5. Kliknij przycisk Dodaj, aby otworzyć okno dialogowe Selektora adresów i wyświetlić listę adresów.

  6. Kliknij przycisk Do, DW lub UDW, następnie kliknij dwukrotnie nazwiska lub zasoby, które mają należeć do grupy, aby przenieść je na listę adresów. Można również przytrzymać wciśnięty klawisz Ctrl i kliknąć poszczególnych użytkowników lub konkretne zasoby, a następnie przeciągnąć użytkowników lub zasoby na listę adresów.

    Jeśli użytkownicy, którzy mają zostać dodani, znajdują się w innej książce adresowej, kliknij tę książkę adresową na liście rozwijanej Szukaj w.

    Aby ograniczyć listę pozycji do kontaktów, grup lub zasobów, kliknij odpowiednią opcję na liście rozwijanej Ikona filtru.

  7. Aby dodać pozycję, której nie ma w istniejącym folderze kontaktów, kliknij opcję Nowy kontakt, wprowadź odpowiednie dane, kliknij przycisk OK, a następnie kliknij dwukrotnie daną pozycję.

  8. Kliknij kolejno opcje Zapisz > Zamknij, aby zapisać grupę w folderze Kontakty.

Podczas adresowania wiadomości lub innej przesyłki można także utworzyć i zapisać osobistą grupę z Selektora adresów:

  1. W widoku przesyłki kliknij przycisk Adres znajdujący się na pasku narzędziowym.

  2. Kliknij kontakty dwa razy, aby dodać je do prawego okna.

    Jeśli użytkownicy, którzy mają zostać dodani, znajdują się w innej książce adresowej, kliknij tę książkę adresową na liście rozwijanej Szukaj w.

    Aby ograniczyć listę pozycji do kontaktów, grup lub zasobów, kliknij odpowiednią opcję na liście rozwijanej Ikona filtru.

  3. Aby dodać pozycję, której nie ma w istniejącej książce adresowej, kliknij Nowy kontakt, wprowadź odpowiednie dane, kliknij OK, a następnie kliknij dwukrotnie daną pozycję.

  4. Kliknij przycisk Zapisz grupę.

    lub

    Aby zapisać grupę w innej książce adresowej niż wyświetlana, kliknij strzałkę znajdującą się po prawej stronie przycisku Zapisz grupę i wybierz książkę adresową.

  5. Wpisz nazwę grupy.

  6. Wpisz komentarz, na przykład opis grupy.

  7. Kliknij dwa kolejne przyciski OK.

WSKAZÓWKA:Grupę osobistą można także utworzyć, przeciągając i upuszczając do folderu kontaktów przesyłkę zaadresowaną do wielu użytkowników, aby utworzyć grupę składającą się z odbiorców tej przesyłki.

46.3.3 Dodawanie kontaktów do grupy

Aby dodać kontakt do grupy:

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, w którym kontakty mają zostać dodane do grupy.

    lub

    W widoku tworzonej przesyłki kliknij przycisk Adres znajdujący się na pasku narzędziowym.

  2. Prawym przyciskiem myszy kliknij grupę i wybierz polecenie Szczegóły.

    Grupy oznaczane są ikoną Ikona grupy.

  3. Na karcie Szczegóły kliknij przycisk Dodaj, aby otworzyć okno dialogowe Selektora adresów i wyświetlić listę adresów.

    Kliknij listę rozwijaną Ikona filtru, aby ograniczyć listę do kontaktów, grup lub zasobów.

  4. Aby dodać kontakt, kliknij listę rozwijaną Szukaj w, a następnie kliknij książkę adresową, w której znajduje się kontakt.

  5. Kliknij listę rozwijaną Dopasowanie, a następnie wybierz sposób wyszukania kontaktu (wg imienia, nazwiska lub pełnej nazwy).

  6. W polu Wyszukaj wpisz dane kontaktu, który chcesz dodać.

    Lista adresów zostanie przewinięta do pola, które najbardziej odpowiada wpisanym danym.

  7. Kliknij dwukrotnie kontakt, aby go dodać do listy Wybrane.

  8. Kliknij dwa kolejne przyciski OK, aby zapisać grupę.

46.3.4 Usuwanie kontaktów z grupy

Aby usunąć kontakt z grupy:

  1. Z listy folderów wybierz folder kontaktów, w którym chcesz usunąć kontakt z grupy.

  2. Kliknij dwukrotnie grupę na liście kontaktów.

  3. Wybierz kontakt do usunięcia, a następnie kliknij przycisk Usuń.

  4. Kliknij OK.

46.3.5 Adresowanie przesyłek do grupy

Aby zaadresować przesyłki do grupy:

  1. W widoku przesyłki kliknij przycisk Adres znajdujący się na pasku narzędziowym.

  2. Wybierz grupę, a następnie kliknij przycisk Do, DW lub UDW.

  3. W razie potrzeby powtórz te czynności.

  4. (Opcjonalnie) Aby wyświetlić wszystkich członków grupy, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Rozwiń grupę.

  5. (Opcjonalnie) Aby wyświetlić więcej informacji o grupie, kliknij ją prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Szczegóły.

  6. Kliknij przycisk OK, aby wrócić do widoku przesyłki.

46.3.6 Przeglądanie informacji o grupie

Aby wyświetlić informacje o grupie:

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, w którym mają zostać wyświetlone informacje o grupie.

  2. Prawym przyciskiem myszy kliknij grupę i wybierz polecenie Szczegóły.

  3. Kliknij kartę Szczegóły.

46.3.7 Usuwanie grupy z folderu kontaktów

Aby usunąć grupę z folderu kontaktów:

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, z którego ma zostać usunięta grupa.

  2. Prawym przyciskiem myszy kliknij grupę i wybierz Usuń.

  3. Kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić usunięcie grupy.