46.4 Zarządzanie zasobami

Zasoby są to pozycje, które można rezerwować na spotkania lub do innych celów. W skład zasobów mogą wchodzić pokoje, projektory, samochody i inne. Administrator programu GroupWise definiuje zasoby, nadając im nazwy identyfikacyjne i przypisując je dowolnemu użytkownikowi. Zasoby mogą być uwzględniane przy wyszukiwaniu wolnych terminów — na tej samej zasadzie, co użytkownicy. Identyfikatory zasobów wprowadza się w polu Do. Użytkownik przypisany do zarządzania zasobami jest ich posiadaczem.

Właściciel zasobu odpowiada za akceptowanie i odrzucanie spotkań dotyczących zasobu. Jest to możliwe, jeśli posiada on pełne prawa pełnomocnictwa dla danego zasobu. Posiadacz zasobu może włączyć odbieranie powiadomień o spotkaniach dotyczących tego zasobu.

Istnieje możliwość dodania wielu zasobów do puli zasobów. Pozwala to określić priorytet użycia tych zasobów na podstawie ich kolejności na liście puli. Gdy planuje się zasób za pomocą puli zasobów, podczas planowania spotkania automatycznie wykonywane jest wyszukiwanie wolnych terminów i wybierany jest zasób o najwyższym priorytecie, który jest dostępny na liście puli zasobów.

46.4.1 Informacje o zasobach

Każdy zasób w folderze kontaktów jest oznaczony symbolem Zasób. Dwukrotne kliknięcie zasobu powoduje wyświetlenie widoku zasobu.

Strona widoku zasobu umożliwia wprowadzenie nazwy zasobu, numeru telefonu, typu zasobu, adresu e-mail, właściciela i komentarzy dotyczących tego zasobu.

W polu Właściciel można wpisać kontakt, który znajduje się już w książce adresowej; można również użyć przycisku strzałki, aby utworzyć nową pozycję kontaktu.

Dodawanie zasobów osobistych

Książka adresowa programu GroupWise obejmuje zasoby zdefiniowane przez administratora system GroupWise. Zasoby osobiste można dodać do folderu częstych kontaktów lub innego osobistego folderu kontaktów.

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, w którym ma zostać dodany zasób osobisty.

  2. Kliknij na pasku narzędziowym przycisk Nowy zasób.

  3. W polu Nazwa wpisz nazwę zasobu.

  4. W polu Telefon wpisz numer telefonu osoby odpowiedzialnej za zasób.

  5. W polu Typ określ typ zasobu.

    Można wybrać Zasób lub Miejsce. Jeśli wybrano opcję Miejsce, opis zasobu zostanie automatycznie dodany do pola Miejsce w spotkaniu. W przypadku dodania jako zasobu do spotkania więcej niż jednego miejsca tylko pierwsze z nich będzie wyświetlone w polu Miejsce.

  6. W polu Adres e-mail wprowadź adres e-mail osoby, która ma otrzymać powiadomienia o tym zasobie.

  7. W polu Właściciel określ właściciela zasobu.

  8. W polu Komentarze wpisz wszelkie komentarze dla danego zasobu.

    Możesz na przykład wpisać, jak duża jest sala konferencyjna lub jak jest wyposażona.

  9. Kliknij przycisk Zamknij, a następnie przycisk Tak, aby zapisać zmiany.

Modyfikowanie zasobów osobistych

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, w którym ma zostać zmodyfikowany zasób osobisty.

  2. Kliknij zasób prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Szczegóły.

    Zasoby są oznaczone ikoną Ikona zasobu.

  3. Na karcie Szczegóły zmodyfikuj niezbędne informacje.

  4. Kliknij przycisk Zamknij, a następnie przycisk Tak, aby zapisać zmiany.

Akceptowanie i odrzucanie żądań dotyczących zasobów

Żądania dotyczące danego zasobu może akceptować i odrzucać tylko jego właściciel posiadający prawa do odczytu i zapisu. Za pośrednictwem praw pełnomocnictwa nie można współużytkować zasobów osobistych z innymi użytkownikami.

  1. W oknie głównym lub kalendarzu kliknij kolejno polecenia Plik > Pełnomocnictwo.

    lub

    Kliknij listę rozwijaną nagłówka listy folderów (nad listą folderów, prawdopodobnie wyświetla informacje o trybie działania programu GroupWise, czyli Online lub Buforowanie) i wybierz Pełnomocnictwo.

  2. Kliknij własny zasób.

    Jeśli posiadanego zasobu nie ma na liście pełnomocnictw, kliknij opcję Pełnomocnictwo, w polu Nazwa podaj nazwę zasobu, a następnie kliknij przycisk OK.

  3. Kliknij dwukrotnie przesyłkę, która ma zostać zaakceptowana lub odrzucona.

  4. Na pasku narzędziowym kliknij opcję Zaakceptuj lub Odrzuć.

Odbieranie powiadomienia dla innego użytkownika lub zasobu

  1. Kliknij menu Narzędzia, a następnie pozycję Opcje.

  2. Kliknij dwukrotnie pozycję Zabezpieczenia, a następnie kliknij opcję Powiadomienie.

  3. Wybierz nazwę użytkownika, w stosunku do którego występujesz jako pełnomocnik, lub nazwę własnego zasobu.

    Jeśli lista Powiadomienie nie zawiera szukanego zasobu lub użytkownika, wpisz odpowiednią nazwę i kliknij przycisk Dodaj użytkownika. Nazwę można wybrać z okna dialogowego Selektora adresów, klikając ikonę Ikona książki adresowej.

  4. Upewnij się, że opcje Zgłoszenie alarmów i Zgłoszenie powiadomień są zaznaczone.

    Powiadomienia i alarmy, które dotyczą użytkownika, są zgłaszane do niego automatycznie. Jeśli opcje Zgłoszenie alarmów i Zgłoszenie powiadomień dla użytkownika zostaną odznaczone, użytkownik nie będzie więcej otrzymywał alarmów i powiadomień. Jeśli anulujesz zgłaszanie alarmów i powiadomień dla swojej nazwy użytkownika, konieczne będzie powtórzenie kroków od 1 do 4 w tym temacie dla tej nazwy, aby włączyć je ponownie.

  5. Kliknij przycisk OK.

Aby możliwe było odbieranie potwierdzeń lub alarmów, okno programu Notify musi być otwarte lub zmniejszone. Więcej informacji znajduje się w Uruchamianie programu Notify.

Tworzenie reguły dla zasobu

Jako właściciel zasobu użytkownik posiada do niego pełne prawa pełnomocnictwa, łącznie z tworzeniem reguł. Poniżej przedstawiona została procedura, pokazująca krok po kroku, jak utworzyć regułę akceptującą wszelkie żądania dotyczące dostępnego zasobu. Jest to przykład reguły przydatnej dla posiadacza zasobu. Można utworzyć wiele innych reguł, wykonujących różne czynności. Można na przykład utworzyć regułę odrzucającą żądania w stosunku do zasobu, który jest już zarezerwowany.

  1. Kliknij ikonę Wybór trybu, a następnie wybierz opcję Pełnomocnictwo.

  2. Kliknij własny zasób.

    Jeśli zasobu nie ma na liście w oknie dialogowym Pełnomocnictwo, wpisz nazwę zasobu w polu Nazwa, a następnie kliknij OK.

  3. Kliknij kolejno Narzędzia > Reguły, a następnie wybierz Nowy.

  4. Wpisz nazwę reguły.

  5. Kliknij Spotkanie. Upewnij się, że pozostałe typy przesyłek nie są zaznaczone.

  6. Kliknij listę rozwijalną Istnieją kolidujące spotkania, a następnie kliknij pozycję Nie.

  7. Kliknij opcje Dodaj czynność > Zaakceptuj, wpisz komentarz, jeśli to konieczne, a następnie kliknij przycisk OK.

    Wykonanie czynności etap 6 i etap 7 sprawi, że reguła zaakceptuje spotkanie dla danego zasobu tylko wtedy, gdy zasób ten będzie dostępny.

  8. Kliknij przycisk Zapisz, a następnie Zamknij.

Usuwanie zasobów osobistych

Aby usunąć zasób osobisty:

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, z którego ma zostać usunięty zasób osobisty.

  2. Kliknij zasób prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Usuń.

    Zasoby są oznaczone ikoną Ikona zasobu.

  3. Kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić usunięcie zasobu.

46.4.2 Informacje o pulach zasobów i ich tworzeniu

Pule zasobów umożliwiają uproszczenie procesu planowania zasobów przez określenie priorytetów ich użycia na podstawie listy puli zasobów, którą można utworzyć w folderze kontaktów osobistych. Po dodaniu puli zasobów do spotkania funkcja wyszukiwania wolnych terminów automatycznie wybiera zasób o najwyższym priorytecie, który jest dostępny w puli zasobów, i wyświetla go w nawiasach obok nazwy puli zasobów w oknie Spotkanie. Priorytet jest określony przez kolejność zasobów na liście. Aby wybrać inny zasób z puli zasobów, należy kliknąć opcję Wyszukiwanie wolnych terminów przed wysłaniem spotkania i zmienić zasób ręcznie.

Każda pula zasobów w folderze kontaktów jest oznaczona symbolem Zasób. Dwukrotne kliknięcie puli zasobów powoduje wyświetlenie widoku puli zasobów.

Pulę zasobów można utworzyć za pomocą menu Plik lub menu wywołanego przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy. Gdy włączona jest opcja paska narzędzi Kontekst folderu, dostępny jest również element paska narzędzi Nowa pula zasobów.

Aby utworzyć nową pulę zasobów:

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, w którym ma zostać dodany zasób osobisty.

  2. Gdy na pasku narzędzi włączona jest opcja Kontekst folderu, kliknij opcję Nowa pula zasobów.

  3. Podaj nazwę zasobu i w razie potrzeby dodaj komentarze.

  4. Kliknij przycisk Dodaj, aby wybrać elementy puli zasobów.

  5. Po wybraniu książki adresowej i zasobu odpowiednio w menu rozwijanych Zobacz w i Wyszukaj kliknij opcję Do, aby dodać zasób do listy Wybrane.

  6. Kontynuuj ten proces w krokach etap 4 i etap 5, aż wybrane zostaną wszystkie pożądane zasoby nowej puli zasobów.

    Jeśli konieczna jest zmiana kolejności, wystarczy przeciągać i upuszczać zasoby w odpowiednie miejsca określające ich priorytety.

  7. Po zakończeniu dodawania zasobów kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać pulę zasobów.