Do udzielania odpowiedzi na przesyłki służy funkcja Odpowiedz. Odpowiedź można wysłać do wszystkich pozostałych odbiorców danej przesyłki lub tylko do jej nadawcy. Do odpowiedzi można dołączać treść oryginału. W odpowiedzi przed oryginalnym tekstem tematu będzie się znajdować ciąg Odp:. Zaproponowany temat można oczywiście zmieniać. Aby szybko wysłać prostą odpowiedź, można użyć funkcji szybkiej odpowiedzi.
Istnieją dwie różne metody odpowiadania na wiadomości e-mail.
Opcja 1:
Otwórz przesyłkę, na którą chcesz odpowiedzieć.
Kliknij przycisk Odpowiedz na pasku narzędziowym, aby wysłać wiadomość e-mail tylko do nadawcy.
lub
Kliknij przycisk Odpowiedz wszystkim na pasku narzędziowym, aby wysłać wiadomość e-mail do nadawcy i wszystkich odbiorców.
Wpisz tekst wiadomości i kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędzi.
Opcja 2:
Kliknij prawym przyciskiem myszy przesyłkę, na którą chcesz odpowiedzieć.
Kliknij opcję Odpowiedz.
Zostanie otwarty widok Tworzenie, a opcje tworzenia będą wyświetlane w wysuwanym pasku Opcje.
Wybierz opcję do nadawcy, aby wysłać wiadomość e-mail tylko do nadawcy.
lub
Wybierz opcję do wszystkich, aby wysłać wiadomość e-mail do nadawcy i wszystkich odbiorców.
Wpisz tekst wiadomości i kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędzi.
Jeśli oryginalna przesyłka zawierała adresatów DW lub UDW i został wybrana opcja odpowiedzi wszystkim, odpowiedź jest wysyłana do odbiorców DW, ale nie do odbiorców UDW.
Odpowiadając na wiadomość e-mail można określić, czy wiadomość nadawcy oraz załączniki mają być dołączone do wiadomości, wybierając te opcje z wysuwanego paska opcji tworzenia wiadomości.
Wybierz wiadomość e-mail, na którą chcesz odpowiedzieć, a następnie na pasku narzędzi kliknij polecenie Odpowiedz.
W widoku tworzenia rozwiń menu Opcje w wysuwanym pasku Opcje.
Wybierz, czy odpowiedź ma być wysłana do nadawcy, czy do wszystkich.
Aby dołączyć oryginalną wiadomość, zaznacz opcję Include message from sender (Dołącz wiadomość od nadawcy).
Aby do odpowiedzi dołączyć załączniki nadawcy, wybierz opcję Include attachments from sender (Dołącz załączniki od nadawcy).
Wpisz tekst wiadomości i kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędzi.
Aby skonfigurować domyślny format odpowiedzi:
Kliknij menu Narzędzia, a następnie pozycję Opcje.
Kliknij dwukrotnie opcję Środowisko, a następnie kliknij kartę Format odpowiedzi.
Jeśli do tworzenia wiadomości używany jest format zwykłego tekstu, wybierz z poniższych opcji formatowania:
Klasyczne programu GroupWise: Zawiera znaki separatora, oryginalnego nadawcę, datę i godzinę.
Uwzględnij nagłówki: Umożliwia wybór znaków separatora; udostępnia możliwość uwzględnienia oryginalnego nadawcy, odbiorcy, daty, godziny i tematu.
Standard internetowy: Umożliwia wybór znaków separatora; udostępnia możliwość uwzględnienia oryginalnego nadawcy, adresu e-mail, daty, godziny i identyfikatora wiadomości.
Kolor tekstu: Dostępne tylko w przypadku opcji Standard internetowy. Umożliwia wybranie koloru odpowiedzi. Ten kolor dotyczy tylko oryginalnego tekstu, a nie tekstu nowo wprowadzonego.
Wprowadź tekst odpowiedzi: Wybierz opcję Góra lub Dół, jeśli powyżej została wybrana opcja Uwzględnianie nagłówków lub Standard internetowy.
Jeśli do tworzenia odpowiedzi używany jest format HTML, wybierz z poniższych opcji formatowania:
Klasyczne programu GroupWise: Zawiera znaki separatora, oryginalnego nadawcę, datę i godzinę.
Rozszerzone o HTML: Umożliwia wybór znaków separatora; udostępnia możliwość uwzględnienia oryginalnego nadawcy, adresu e-mail, daty, godziny i identyfikatora wiadomości. Aby uwzględnić oryginalnego nadawcę, odbiorcę, datę, godzinę i temat, zamiast tej opcji należy wybrać opcję Uwzględnij nagłówki.
Wprowadź tekst odpowiedzi: Wybierz opcję Góra lub Dół, jeśli powyżej została wybrana opcja Rozszerzone o HTML.
Kliknij przycisk OK.
W przypadku pobytu poza miejscem pracy przez dłuższy czas można skonfigurować automatyczną odpowiedź na wszystkie otrzymywane wiadomości e-mail. Instrukcje dotyczące konfigurowania można znaleźć w sekcji Tworzenie reguły nieobecności.
Aby odpowiedzieć na przesyłkę w folderze współużytkowanym:
Otwórz lub zaznacz przesyłkę w folderze współużytkowanym.
Kliknij na pasku narzędziowym opcję Odpowiedz.
lub
Prawym przyciskiem myszy kliknij przesyłkę, a następnie wybierz opcję Odpowiedz.
W wysuwanym pasku opcji tworzenia wiadomości kliknij opcję Odpowiedz.
Możesz odpowiedzieć na początkowy temat dyskusji lub na dowolną śledzoną odpowiedź w wątku dyskusji. W obu przypadkach odpowiedzi nie są wysyłane do odbiorców indywidualnych, lecz są umieszczane w folderze współużytkowanym.
Prywatna odpowiedź na przesyłkę nadawcy nie jest umieszczana w folderze współużytkowanym.
Kliknij przycisk OK.
Wpisz odpowiedź i kliknij na pasku narzędzi przycisk Opublikuj lub Wyślij.
Funkcja szybkich odpowiedzi umożliwia udzielenie odpowiedzi na przesyłkę bez konieczności ręcznego wysyłania. Dostęp do tej funkcji można uzyskać w prawym dolnym rogu widoku czytania. Po wybraniu szybkiej odpowiedzi nadawca przesyłki otrzymuje powiadomienie o wysłaniu szybkiej odpowiedzi przez użytkownika. Wybrana szybka odpowiedź jest umieszczana w nagłówku wysłanej przesyłki.
W lewym dolnym rogu widoku czytania przesyłki kliknij opcję nie wybrano obok pozycji szybka odpowiedź.
Z listy wstępnie sformułowanych odpowiedzi wybierz odpowiedź, którą chcesz przesłać.
(Opcjonalnie) Wybranie opcji Odpowiedz z komentarzem... umożliwia dodanie własnych uwag do wybranej odpowiedzi. Po wprowadzeniu komentarza i wybraniu odpowiedzi kliknij przycisk OK.