Przesyłka obiegowa służy do wysyłania wiadomości pocztowej lub zadania do kilku osób, z których każda przesyła dokument osobie następnej. Kolejność przesyłania wiadomości określa nadawca. Jeśli użytkownik oznaczy wiadomość jako zakończoną, wiadomość zostanie przekazana do kolejnego odbiorcy.
Jeśli przesyłka obiegowa zawiera załącznik, każdy adresat obiegu może go wyświetlić i dodać własny komentarz. Po dodaniu komentarza do załącznika będą się z nim mogli zapoznać kolejni adresaci.
WAŻNE:Aby otrzymać informację o zakończeniu trasy oraz widzieć wszelkie komentarze/zmiany, należy dodać siebie na końcu trasy.
UWAGA:Kiedy przesyłka obiegowa zostanie wysłana na adres zewnętrzny, jest ona automatycznie oznaczana jako zakończona (ponieważ zewnętrzny odbiorca nie może jej oznaczyć) i przekazywana do następnego odbiorcy w obiegu.
Aby uniemożliwić pełnomocnikowi oznaczanie przesyłki obiegowej jako zakończonej, można ustawić hasło, które będzie wymagane do zakończenia przesyłki.
Aby utworzyć wiadomość obiegową:
Otwórz wiadomość lub zadanie.
Kliknij kolejno polecenia Czynności > Przesyłka obiegowa.
W polu Trasa wpisz nazwę użytkownika, a następnie naciśnij klawisz Enter. Powtórz te czynności dla każdego odbiorcy przesyłki obiegowej.
lub
Kliknij przycisk Adres na pasku narzędziowym, aby wybrać nazwy użytkowników z okna dialogowego Selektor adresów.
Jako odbiorców przesyłek obiegowych można określać także grupy osobiste. Podczas korzystania z okna dialogowego Selektor adresów rozwijany jest widok członków grupy, aby można było określić kolejność użytkowników przypisanych do trasy.
WAŻNE:Aby otrzymać informację o zakończeniu trasy oraz widzieć wszelkie komentarze/zmiany, koniecznie dodaj siebie na końcu trasy.
Wpisz temat i treść wiadomości.
Jeśli pełnomocnik nie ma oznaczać przesyłek jako zakończonych, można wprowadzić ustawienia wymagające podania hasła GroupWise przez odbiorców tych przesyłek w celu oznaczenia ich jako zakończonych. Kliknij kolejno kartę Opcje wysyłania, polecenie Zabezpieczenia i wybierz opcję Wymagane hasło, aby zrealizować przesyłkę obiegową.
Kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędziowym.
Aby zaadresować przesyłkę obiegową przy użyciu książki adresowej:
W oknie wiadomości pocztowej lub zadania kliknij przycisk Adres na pasku narzędziowym.
Zaznacz pole wyboru Przesyłka obiegowa.
Przytrzymując wciśnięty klawisz Ctrl, klikaj nazwy użytkowników w kolejności, w jakiej przesyłka ma być przesyłana, a następnie kliknij Trasa.
lub
Kliknij dwukrotnie nazwy użytkowników w kolejności, w jakiej przesyłka ma być przesyłana.
Używając techniki “przeciągnij i upuść” zmień kolejność nazw na liście adresów.
WAŻNE:Aby sprawdzić, czy trasa jest kompletna oraz wyświetlić komentarze/zmiany w załącznikach, upewnij się, że jesteś na końcu trasy.
Kliknij przycisk OK.
Jeżeli wymagane jest użycie hasła, użytkownicy muszą wprowadzić hasło w swojej skrzynce pocztowej przed oznaczeniem przesyłki jako ukończonej.
Żądanie hasła we wszystkich tworzonych przesyłkach obiegowych:
Kliknij menu Narzędzia, a następnie pozycję Opcje.
Kliknij dwukrotnie polecenie Zabezpieczenia, a następnie kliknij kartę Opcje wysyłania.
Wybierz opcję Wymagane hasło, aby zrealizować przesyłkę obiegową.
Kliknij przycisk OK.
Aby uzyskać informacje dotyczące haseł w programie GroupWise, patrz Przypisywanie hasła do skrzynki pocztowej bez uwierzytelniania przy użyciu protokołu LDAP.
Po zakończeniu zlecenia lub polecenia zawartego w przesyłce obiegowej otwórz przesyłkę.
Aby wyświetlić załącznik przesyłki obiegowej lub edytować go, otwórz załącznik przy użyciu programu, w którym został utworzony, a następnie wprowadź zmiany, zapisz plik i zamknij aplikację.
Plik zostanie zapisany w folderze plików tymczasowych komputera. Nie należy zmieniać ścieżki dostępu, gdyż w przeciwnym razie zmiany nie zostaną uwzględnione po wysłaniu przesyłki obiegowej do kolejnego adresata.
W przesyłce kliknij kolejno polecenia Czynności, Zaznacz jako zakończone, a następnie kliknij przycisk OK.
Można również zaznaczyć pole wyboru Zakończone znajdujące się w nagłówku przesyłki.
Jeśli nadawca wymaga hasła do ukończenia przesyłki, wpisz hasło programu GroupWise i kliknij przycisk OK.
Przesyłka zostanie wysłana do kolejnego odbiorcy.
Kliknij przycisk Zamknij.