Opcja Podpisy służy do wstawiania podpisów lub etykiet na końcu wysyłanych przesyłek. Program GroupWise może na przykład automatycznie dopisywać na końcu każdej wysyłanej przesyłki nazwisko nadawcy, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej.
W przypadku posiadania kilku różnych kont, w tym kont POP3, IMAP4 i konta NNTP dla grup dyskusyjnych, dla każdego konta można utworzyć inny podpis. Możliwe jest też utworzenie wielu podpisów dla tego samego konta.
Podpisy są tworzone w kodzie HTML, co pozwala na dodanie do nich obrazów i formatowania. W czasie wysyłania wiadomości tekstowej, podpis w formacie HTML zostanie zamieniony na zwykły tekst.
Program GroupWise może też automatycznie dodawać na końcu wiadomości elektroniczne wizytówki vCard.
Podpisy można tworzyć, korzystając z opcji klienta programu GroupWise lub z poziomu tworzonej wiadomości.
Aby utworzyć podpis za pomocą opcji klienta programu GroupWise:
Kliknij kolejno polecenia Narzędzia > Opcje, a następnie kliknij dwukrotnie opcję Środowisko.
Kliknij kartę Podpis.
Wybierz Podpis, a następnie kliknij Nowy.
Wpisz nazwę podpisu, a następnie kliknij OK.
Utwórz własny podpis w dostarczonym edytorze HTML.
Określ, czy ma to być podpis domyślny.
Wybierz, czy przy każdym wysyłaniu przesyłki ma być wyświetlane pytanie o dodanie podpisu.
Kliknij przycisk OK.
Aby utworzyć podpis z widoku Tworzenie:
Kliknij wysuwaną ikonę Opcje, aby otworzyć wysuwany pasek opcji tworzenia wiadomości. Menu rozwijane Podpis jest domyślnie otwarte.
Kliknij ikonę edycji obok opcji Tworzenie nowego podpisu.
Wpisz nazwę swojego podpisu, a następnie utwórz go w wyświetlonym edytorze HTML.
Określ, czy ma to być podpis domyślny.
Kliknij przycisk OK.
Elektroniczne wizytówki vCard są sformatowane zgodnie ze standardami ustanowionymi przez organizację Internet Mail Consortium. Plik vCard ma rozszerzenie .vcf i można go dołączyć do wysyłanych wiadomości e-mail. Firmy trzecie opracowały oprogramowanie umożliwiające tworzenie elektronicznych wizytówek vCard zawierających tekst, grafikę i dźwięk. Podczas tworzenia elektronicznej wizytówki vCard za pomocą GroupWise wykorzystywane są informacje zawarte w polach książki adresowej.
Kliknij kolejno polecenia Narzędzia > Opcje, a następnie kliknij dwukrotnie opcję Środowisko.
Kliknij kartę Podpis.
Wybierz opcję Elektroniczna wizytówka (vCard), aby automatycznie dodawać wizytówkę vCard do każdej wysyłanej wiadomości e-mail.
Wybierz źródło informacji dla wizytówki vCard.
Wygeneruj z książki adresowej GroupWise: Komponuje wizytówkę vCard w oparciu o informacje osobiste zawarte w książce adresowej programu GroupWise.
Wybierz z osobistej książki adresowej: Umożliwia wybranie dowolnego użytkownika z osobistej książki adresowej i utworzenie wizytówki vCard na podstawie jego informacji osobistych. Jest to przydatne w przypadku wysyłania wiadomości e-mail w imieniu innych użytkowników.
Wybierz plik z wizytówką vCard: Umożliwia wybranie niestandardowego pliku .vcf wizytówki vCard dostarczonego przez inną firmę.
Wybierz, czy przy każdym wysyłaniu przesyłki ma być wyświetlane pytanie o dodanie wizytówki vCard.
Kliknij przycisk OK.
Po wybraniu opcji Pytaj przed dodaniem można ręcznie dodać podpis podczas tworzenia dowolnej wiadomości, klikając opcję Click to add a signature (Kliknij, aby dodać podpis) w treści wiadomości. Po wybraniu opcji Dodawaj automatycznie do każdej wiadomości e-mail dodawany będzie domyślny podpis. Podpis dodany do przesyłki można później edytować w celu jego spersonalizowania pod kątem wysyłanej przesyłki. Zmiany wprowadzone w podpisie edytowanym w ramach przesyłki nie są zachowywane. Jeśli została utworzona wizytówka vCard, będzie ona również dodawana do każdej wiadomości e-mail. Można mieć jednocześnie i podpis i wizytówkę vCard.
W widoku tworzenia wiadomości wybierz opcję Click to add a signature (Kliknij, aby dodać podpis) w treści wiadomości.
Domyślny podpis zostanie natychmiast dodany do wiadomości. Jeśli jeszcze nie utworzono podpisu, zostanie wyświetlony monit o jego utworzenie. Więcej informacji znajduje się w Tworzenie podpisu.
Aby wybrać inny podpis, umieść wskaźnik na obszarze podpisu i kliknij małą strzałkę w prawym górnym rogu.
(Opcjonalnie) Zmodyfikuj podpis w żądany sposób, aby spersonalizować go pod kątem tej jednej przesyłki.
Po zakończeniu tworzenia wiadomości i podpisu kliknij przycisk Wyślij.
Administrator programu GroupWise może utworzyć podpis globalny, który będzie używany przez wszystkich niezależnie od podpisów osobistych. Jeżeli administrator programu GroupWise będzie wymagał podpisu globalnego, zostanie on dołączony do wszystkich wysyłanych przesyłek. Jeśli podpis globalny jest dostępny, ale nie wymagany, to jest on dodawany do podpisu użytkownika, jeśli używa on podpisu osobistego. Jeśli użytkownik nie ma podpisu osobistego, podpis globalny jest dodawany, tylko gdy jest wymagany. Podczas ponownego wysyłania przesyłki podpis globalny nie jest automatycznie dodawany do wiadomości.