Poczta internetowa oznacza wszystkie wiadomości e-mail, których nadawca ma adres o formacie: nazwa@domena.com, nazwa@domena.org itp.
Funkcja obsługi wiadomości-śmieci nie jest stosowana do wewnętrznych wiadomości e-mail lub spotkań. Wewnętrzne przesyłki pocztowe to wiadomości e-mail, których nadawcy należą do używanego systemu GroupWise, a w ich polu Od wyświetlane jest tylko nazwisko nadawcy, a nie adres internetowy, taki jak opisany powyżej. Wewnętrzne wiadomości e-mail lub spotkania można blokować lub oznaczać jako wiadomości-śmieci przy użyciu reguł. (Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie reguły).
Istnieją trzy sposoby blokowania lub usuwania do kosza wiadomości e-mail:
Do listy poczty blokowanej można dodać indywidualne adresy poczty elektronicznej lub całe domeny internetowe. Przesyłki przesłane spod tych adresów lub domen internetowych są blokowane i nigdy nie dotrą do skrzynki pocztowej użytkownika.
Nazwa domeny internetowej to część adresu e-mail występująca po znaku @. Na przykład w adresie Henryk@domena.com nazwą domeny internetowej jest domena.com.
Jednak wiadomości od nadawców znajdujących się w książce adresowej częstych kontaktów i w firmowej książce adresowej nie są blokowane.
Do listy wiadomości-śmieci można również dodać pojedyncze adresy poczty elektronicznej lub całe domeny internetowe. Przesyłki przesłane spod tych adresów lub z domen internetowych są umieszczane w folderze wiadomości-śmieci w skrzynce pocztowej użytkownika. Użytkownik może określić, że przesyłki z tego folderu mają być usuwane po upływie określonej liczby dni.
Można określić, że wszystkie przesyłki pocztowe od użytkowników, których adresy nie znajdują się w osobistych książkach adresowych (w tym w książce adresowej częstych kontaktów i we wszystkich osobistych książkach adresowych utworzonych przez użytkownika), będą umieszczane w folderze wiadomości-śmieci. Jest to tzw. „biała lista”.
Dodatkowe informacje na temat folderu wiadomości-śmieci znajdują się w Folder wiadomości-śmieci.
Oprócz listy poczty blokowanej i listy wiadomości-śmieci istnieje również lista poczty zaufanej. Lista ta służy do dodawania adresów poczty elektronicznej lub domen internetowych, które nie mają być blokowane ani oznaczane jako wiadomości-śmieci, niezależnie od ustaleń zawartych na pozostałych dwóch listach. Na przykład na liście poczty blokowanej znajduje się domena.com, ale masz znajomą osobę, której adres to: znajomy@domena.com. Adres ten można dodać do listy zaufanych.
Jeżeli użytkownik określił opcje obsługi wiadomości-śmieci w trybie buforowania lub w trybie zdalnym, należy się upewnić, że została wykonana synchronizacja z własną skrzynką pocztową online, w celu zastosowania tych samych ustawień po zalogowaniu się do programu GroupWise w innym komputerze.
Administrator programu GroupWise może wyłączyć obsługę wiadomości-śmieci. Funkcja ta nie będzie wówczas dostępna.