Użytkownik może ograniczyć dostęp pełnomocników do poszczególnych przesyłek w swojej skrzynce pocztowej lub kalendarzu, zaznaczając je jako prywatne.
Przesyłka prywatna nie może być otwierana przez pełnomocników, którzy nie mają do tego odpowiednich uprawnień. Prawo to można nadać na liście praw dostępu.
Przesyłka zaznaczona przy wysłaniu jako prywatna nie będzie mogła być otwarta ani przez pełnomocników nadawcy, ani przez pełnomocników odbiorcy, chyba że mają oni przydzielone odpowiednie prawo. Jeśli po odebraniu przesyłki zostanie ona zaznaczona jako prywatna, nieupoważnieni pełnomocnicy odbiorcy nie będą mogli jej przeczytać, będą mogli natomiast przeczytać ją wszyscy pełnomocnicy nadawcy. Podczas używania funkcji wyszukiwania wolnych terminów, spotkania oznaczone jako prywatne wyświetlane są zgodnie ze stanem, wybranym podczas akceptowania spotkania.
W otwartej przesyłce kliknij kolejno polecenia Czynności > Oznacz jako prywatną.
lub
W kalendarzu kliknij przesyłkę na liście spotkań, liście notek przypomnienia lub liście zadań, a następnie kliknij kolejno opcje Czynności > Zaznacz jako prywatną.
Możliwe jest także skonfigurowanie reguły automatycznie oznaczającej przesyłkę jako prywatną w momencie przenoszenia jej do określonego folderu lub kalendarza. Na przykład jeśli użytkownik chce, aby wszystkie przesyłki w kalendarzu podrzędnym były prywatne, może przypisać regułę oznaczającą wszystkie przesyłki w tym kalendarzu jako prywatne. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia reguły, patrz Tworzenie reguły.