Współpraca za pośrednictwem systemu Vibe ułatwia pracę w trybie online, tworząc „wirtualne miejsce spotkań”.
Korzystanie z systemu Vibe powoduje wzrost synergii zespołu:
Członkowie zespołu mogą współpracować, nie przebywając w jednym pomieszczeniu ani nawet nie pracując na swoich komputerach w tym samym czasie. Jedna osoba może opublikować notatkę lub dokument w folderze, a pozostali członkowie zespołu — w dogodnej chwili dodać komentarz, przeglądać i edytować pliki oraz dalej rozwijać pomysł. W systemie Vibe praca zespołowa odbywa się w trybie ciągłym i przebiega bezkolizyjnie.
Podczas pracy w trybie online funkcja informowania o obecności w systemie Vibe pozwala sprawdzić, którzy członkowie zespołu są obecnie w trybie online, i rozpocząć sesję czatu przy użyciu aplikacji Novell Messenger, nawiązać połączenie telefoniczne za pomocą usługi Skype itd.
Pomysły są tworzone interaktywnie, wspólnie z innymi członkami zespołu. Zanim jeszcze dojdzie do zorganizowania spotkania na żywo w sali konferencyjnej, zespół jest już częścią procesu tworzenia pomysłu, a jego członkowie lepiej go rozumieją, są do niego przekonani i pomagają w jego realizacji. Vibe staje się spotkaniem „przed spotkaniem”.
Dokumenty są przeglądane na wczesnym etapie procesu, co ułatwia wprowadzanie modyfikacji i poprawek. Vibe ułatwia też wspólne tworzenie dokumentów za sprawą procesów przepływów pracy, które automatyzują tworzenie wersji roboczych i przeglądanie, oraz dzięki kontroli dostępu Vibe, która ułatwia wyznaczanie autorów i przeglądających.
Proces współpracy zostaje zachowany i jest publicznie dostępny w systemie Vibe. Nie trzeba więc gorączkowo przeszukiwać folderów poczty e-mail w celu znalezienia konkretnej osoby w długiej dyskusji e-mail. Aby przejrzeć wcześniejsze dyskusje i decyzje albo przejrzeć poprzednią wersję dokumentu, można użyć zaawansowanej funkcji wyszukiwania w systemie Vibe, która pozwala szybko i łatwo znaleźć informacje historyczne.
Używając kombinacji różnych narzędzi systemu Vibe — punktów kontrolnych, folderów, zadań, przepływów pracy, dyskusji, czatu, spotkań w trybie online — można śledzić postęp pracy w realizacji celów dla kilku zespołów pracujących nad dużym projektem.
Gotowe do użycia narzędzia Micro Focus Vibe zapewniają ogromne udoskonalenia współpracy online. A gdy narzędzia te są używane w kombinacji i zostanie zastosowana struktura do projektu zawartości, Vibe staje się zaawansowanym narzędziem do zarządzania wiedzą oraz narzędziem sieci społecznościowych dla przedsiębiorstw. Zarządzanie wiedzą obejmuje sprawny rozwój wiedzy organizacyjnej, zarządzanie nią, dostęp do niej oraz jej dystrybucję. Sieci społecznościowe dla przedsiębiorstw obejmują sprawne połączenie kompetentnych ludzi niezbędnych do tworzenia zespołów, podejmowania decyzji i wykonywania pracy.
Oto kilka przykładów:
Gdy użytkownicy podają w swoich osobistych obszarach roboczych szczegółowe informacje o sobie, obszar roboczy przestaje być jedynie miejscem przechowywania zwykłych danych kontaktowych (numerów telefonów, adresów e-mail itp.). Staje się on narzędziem umożliwiającym wyszukiwanie różnych ekspertów merytorycznych. Vibe analizuje też wyniki wyszukiwania, informując, które osoby prowadziły najwięcej dyskusji na temat będący przedmiotem wyszukiwania oraz w jakich miejscach miały miejsce te rozmowy. Ułatwia to znajdowanie mnóstwa wiedzy eksperckiej powiązanej z danym obszarem zainteresowania.
Eksperci mogą oceniać wpisy folderów w pięciogwiazdkowej skali (jedna gwiazdka wskazuje najsłabszą ocenę, a pięć gwiazdek — najlepszą), zapewniając dodatkowe narzędzie pozwalające określić jakość informacji.
Vibe oferuje szereg narzędzi, takich jak wiki (informacje współtworzone przez wszystkich uczestników), blogi (chronologiczne wpisy w dzienniku pozwalające na komentarze od czytelników), przepływ pracy (reprezentacja procesu biznesowego w trybie online) oraz tagi (etykiety kategorii stosowane do elementów). Za pomocą tych narzędzi można tworzyć i organizować informacje w sposób organiczny, z biegiem czasu, w sposób najlepiej dopasowany do naturalnego stylu pracy zespołu. Dzięki tym narzędziom zespoły w dosłownym tego słowa znaczeniu przenoszą procesy biznesowe do sieci i automatyzują swoją pracę.
Vibe udostępnia podsumowania obszarów roboczych, zwane dodatkami, które zapewniają fragment potencjalnie dużej ilości informacji, wyróżniając najważniejsze dane. Przykładowo dodatek może reprezentować wpisy przesłane przez eksperta na dany temat lub podsumowywać informacje dotyczące ukończenia zadania, podając przegląd punktu kontrolnego.