Clique em Arquivo > Novo > Reunião.
Clique na guia Agendamento.
Há dois tipos de eventos de programação no Evolution: compromissos e reuniões. Compromisso é um evento que você programa apenas para você mesmo. Reunião é um evento que você programa para várias pessoas. Também é possível usar a pesquisa do tipo ocupado/livre para reuniões a fim de determinar a disponibilidade dos participantes.
No Evolution, compromisso é um evento que você programa para si.
Clique em Arquivo > Novo Compromisso.
ou
Clique em Calendários e em Novo.
ou
Clique duas vezes em um espaço em branco no calendário.
Digite um breve resumo do compromisso no campo Sumário.
Digite uma localização para o compromisso no campo Localização.
Selecione uma classificação na lista suspensa Classificação.
Selecione um calendário na lista suspensa Calendário.
Digite uma categoria no campo Categorias.
Digite uma descrição no campo Descrições.
Especifique uma data de início e uma de término.
Indique se deseja que o compromisso seja um evento que durará o dia todo.
Caso não se trate de um evento que durará o dia todo, especifique uma hora de início e uma de término.
Indique se deseja mostrar o horário como ocupado.
Indique se deseja um alarme para o compromisso. Se você selecionar um alarme, especifique quando e como deseja que ele o notifique.
Clique na guia Recorrência e especifique se deseja que compromisso ocorra novamente e com que freqüência.
Um evento do tipo O Dia Todo aparece no alto da lista de compromissos do dia, no cabeçalho cinza abaixo da data, em vez de ser mostrado dentro da lista. Isso facilita a criação de compromissos sobrepostos e dentro uns dos outros. Por exemplo, uma conferência pode ser um compromisso do tipo O Dia Todo e as reuniões da conferência podem ser compromissos com tempo limite. Compromissos com horas de início e de término específicas também podem se sobrepor. Quando isso ocorre, eles são exibidos como várias colunas na tela de dia do calendário.
Se você criar compromissos sobrepostos no calendário, o Evolution os exibirá lado a lado no calendário.
Podem ser usados vários lembretes para compromissos individuais, em qualquer horário antes do compromisso programado. Você pode ter um lembrete de cada um dos seguintes tipos:
Exibição: Uma janela é aberta na tela para lembrá-lo de seu compromisso.
Programa: Você pode executar um programa como um lembrete. Pode digitar seu nome no campo de texto ou localizá-lo com o botão Procurar.
Se você tiver armazenado lembretes em um calendário local, eles funcionarão a partir do momento que você efetuar login. No entanto, para lembretes armazenados em um servidor Exchange, você deve executar o Evolution pelo menos uma vez depois do login. Não importa onde os lembretes sejam armazenados, você pode sair do Evolution e ainda ser lembrado de um compromisso futuro.
Se estiver usando um calendário em um servidor Microsoft Exchange, selecione uma classificação para o compromisso para determinar quem poderá vê-lo. Público é a categoria padrão. Um compromisso público pode ser visto por todos na rede de compartilhamento de calendário. Particular indica um nível de segurança e Confidencial indica um nível ainda mais elevado. Os diferentes níveis variam dependendo das configurações do servidor; consulte o administrador do sistema ou ajuste suas configurações de delegação.
Se você usar um servidor Microsoft Exchange, outras pessoas no servidor poderão verificar em sua programação se você está disponível em um determinado horário. Se você tiver um compromisso que seja flexível ou que você deseje designar como tempo Livre em vez de Ocupado, selecione a caixa Livre na seção Mostrar Tempo Como. Normalmente, os compromissos são exibidos como Ocupado.
Você pode categorizar compromissos da mesma maneira como categoriza contatos.
Clique em Categorias.
Marque a caixa de seleção ao lado de cada categoria correspondente ao compromisso que você está criando.
SUGESTÃO: Você pode adicionar uma nova categoria à lista clicando em Editar Lista de Categorias Mestre. Em seguida, clique em Clique Aqui para Adicionar uma Categoria.
Após selecionar as categorias, clique em OK para atribuí-las ao compromisso. As categorias selecionadas serão listadas na caixa de texto à direita do botão Categorias.
Compromissos com categorias são mostrados com ícones na tela de calendário. Você também pode pesquisar compromissos por categoria. Para exibir apenas os compromissos de uma categoria específica, selecione Categoria na barra de pesquisa na parte superior do calendário e selecione uma categoria.
A guia Recorrência permite descrever a repetição de compromissos, desde de uma vez por dia até uma vez a cada 100 anos. Você pode escolher a hora e a data em que o compromisso pára de repetir e, em Exceções, selecionar dias individuais em que o compromisso não se repete. Faça as seleções da esquerda para a direita e você formará uma frase: "A cada duas semanas na segunda-feira e na sexta-feira até 3 de janeiro de 2008" ou "A cada mês na primeira sexta-feira por 12 ocorrências."
Após concluir as configurações, clique no ícone de disco na barra de ferramentas para gravar e fechar a janela do editor de compromissos. Se desejar, você pode alterar o resumo de um compromisso na tela do calendário clicando nele e digitando. É possível mudar outras configurações clicando o botão direito do mouse no compromisso e escolhendo Abrir ou clicando duas vezes no compromisso.
No Evolution, reunião é um evento que você programa para várias pessoas. O Evolution pode ser usado para programar reuniões em grupo e para ajudá-lo a gerenciar as respostas a solicitações de reunião.
Ao criar uma reunião ou um compromisso de grupo, você pode especificar os participantes em várias categorias, como "presidente" ou "obrigatório". Quando você grava a lista de compromissos, é enviado um e-mail a cada participante com as informações do compromisso, dando-lhes também a opção de responder.
Se você não precisar coletar informações sobre comparecimento ao programar um evento e preferir apenas comunicá-lo, clique em Ações > Encaminhar como iCalendar. Será aberta uma nova mensagem de e-mail com a notificação do evento anexada como um anúncio. Os destinatários poderão adicionar o evento a seus calendários com um clique, mas você não receberá um e-mail automaticamente para indicar se eles pretendem comparecer.
Para programar uma reunião:
Clique em Arquivo > Novo > Reunião e clique na guia Convite.
Se tiver várias contas de e-mail, selecione a que deseja usar selecionando um item no campo Organizador.
Clique em Adicionar para adicionar os nomes e endereços de e-mail das pessoas que você convidará.
Clique em OK.
Será enviado um e-mail a todos os destinatários, convidando-os para o evento.
NOTA: Uma reunião pode ter apenas um organizador e somente ele pode adicionar participantes. Você pode designar a si mesmo o papel de organizador da reunião, mas, a menos que coordene essa ação com o organizador que está substituindo, você poderá criar confusão no processo de programação. Se desejar convidar mais pessoas para uma reunião sem mudar o organizador, é melhor encaminhar a mensagem do primeiro organizador para os participantes adicionais.
As solicitações de reunião são enviadas como anexos iCal. Para ver ou responder a uma delas, clique no ícone do anexo e veja-o em linha na janela da mensagem. Serão mostrados todos os detalhes sobre o evento, incluindo a hora e as datas. Você poderá então escolher como responder ao convite. As opções são:
Clique em OK para enviar um e-mail com sua resposta para o organizador. O evento também será adicionado ao seu calendário se você aceitar.
Após adicionar uma reunião ao seu calendário, você poderá mudar as informações, mas se o organizador original enviar outra atualização, as mudanças poderão ser sobregravadas.
Ao receber uma resposta a um convite de reunião enviado, você pode vê-la em linha clicando no anexo e selecionando Exibir em Linha. Na parte inferior, você pode clicar em OK para atualizar a lista de participantes.
Além das ferramentas padrão de programação de reuniões, você pode usar a tela Livre/Ocupado para verificar antecipadamente se as pessoas estão disponíveis. O recurso Livre/Ocupado normalmente é uma função de servidores de groupware dedicados, como Microsoft Exchange. No entanto, você também pode publicar informações do tipo Livre/Ocupado online e acessar informações desse tipo publicadas em outros locais. Se nem todas as pessoas com quem você colabora publicarem dados do tipo Livre/Ocupado, você ainda poderá usar convites de eventos iCal para coordenar programações com outras pessoas.
Para acessar a tela livre/ocupado:
Lista de Participantes: A Lista de Participantes mostra as pessoas que foram convidadas para o compromisso. Ela também mostra seu status RSVP.
Grade de Agendamento: A Grade de Agendamento mostra as informações do tipo Livre/Ocupado publicadas das pessoas que você convidou. Nela você compara programações visando localizar tempo livre para programar o compromisso. Os indivíduos verão informações de programação se usarem o mesmo servidor Microsoft Exchange que você (ou seja, se estiverem na mesma organização que você está) ou se publicarem informações do tipo livre/ocupado em um URL que você possa acessar e se você digitar o URL em seus cartões de contato usando um editor de contatos.
Para programar um compromisso, primeiro você precisa das informações do tipo Livre/Ocupado das pessoas. Se você usar o Evolution Connector para Microsoft Exchange, todas as informações já estarão disponíveis na Lista de Endereços Global. Caso contrário, cada pessoa precisará enviar-lhe seus arquivos de programação por e-mail e você precisará incorporá-los ao seu calendário.
Independentemente da maneira como as informações forem obtidas, o Evolution as exibirá na guia Agendamento. O horário do compromisso pendente aparecerá em branco com bordas pretas em negrito. O tempo livre e ocupado de cada participante aparecerá codificado em cores junto ao nome na lista de participantes.
Ajuste a hora da reunião arrastando-lhe as bordas ou usando os botões Selecionar Automaticamente para escolher uma hora automaticamente, em seguida, clique em Salvar e Fechar. Para os participantes em um servidor Exchange, o compromisso será atualizado automaticamente; outros participantes receberão uma notificação por e-mail sobre qualquer mudança nos planos.
Leia Agendando compromissos com Livre/Ocupado para saber como usar esse recurso com o Evolution Connector para Microsoft Exchange.
Você pode publicar informações do tipo Livre/Ocupado em um servidor WebDAV ou outro servidor Web com suporte para PUT HTTP. Consulte o administrador do sistema se não tiver certeza de que tem essa funcionalidade.
Para configurar a publicação de Livre/Ocupado, selecione Ferramentas > Configurações e clique em Calendário e Tarefas. Na guia Publicação de Livre/Ocupado, clique em Adicionar e especifique o URL do servidor para upload. Selecione a freqüência com que deseja fazer upload dos dados, os calendários para os quais deseja exibir dados, seu nome de usuário e senha e clique em OK.
Para que os dados de Livre/Ocupado sejam publicados imediatamente, vá para a ferramenta Calendário e clique em Ações > Publicar Livre/Ocupado.
Se alguém lhe der um URL para dados de Livre/Ocupado ou para seu calendário da Web, você poderá digitá-lo como parte das informações de contato na ferramenta Contatos. Em seguida, quando você programar uma reunião com essa pessoa, o Evolution procurará a programação e a exibirá no planejador de reuniões.