3.2 Gerenciando e-mails enviados

3.2.1 Recolhendo e-mails enviados

Use Apagar de todas as caixas de correio para recolher um item enviado da Caixa de Correio do destinatário. Você pode recolher uma mensagem de correio ou um recado enviado aos destinatários que ainda não abriram o item. É possível recolher um compromisso, um lembrete ou uma tarefa a qualquer momento. Porém, os itens que foram enviados pela Internet para outros sistemas de e-mail não podem ser recolhidos.

  1. Na Lista de Pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Selecione o item que deseja recolher e clique em Apagar de todas as caixas de correio.

  3. (Opcional) Adicione um comentário.

  4. Clique em OK.

Para ver quais destinatários abriram a mensagem, clique o botão direito do mouse no item e, em seguida, clique em Propriedades. Não será possível recolher o e-mail caso ele já tenha sido aberto.

3.2.2 Reenviando e-mail

Utilize Reenviar para enviar um item pela segunda vez, talvez com correções.

  1. Na lista de pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique o botão direito do mouse e selecione Reenviar.

  3. Selecione Recolher Item Original? para recolher o item original.

  4. Faça as mudanças necessárias no item e clique em Enviar na barra de ferramentas.

Você pode verificar as propriedades do item original para ver se o GroupWise conseguiu recolhê-lo. Clique o botão direito do mouse no item da pasta Itens Enviados e, em seguida, clique em Propriedades. As mensagens de correio e os recados não poderão ser recolhidos se já tiverem sido abertos.

3.2.3 Verificando o status de e-mails enviados

Se o sistema de e-mail do receptor permitir o monitoramento de status, você poderá receber informações sobre o status dos itens enviados. A janela Propriedades permite verificar o status de qualquer item enviado por você. Por exemplo, você pode ver quando um item foi entregue e quando o destinatário o abriu ou apagou. Se um destinatário tiver aceitado ou recusado um compromisso e incluído um comentário, você verá esse comentário na janela Propriedades. Você também verá se um destinatário marcou uma tarefa como concluída.

A janela Propriedades também mostra informações sobre os itens recebidos. Você pode ver quem mais recebeu o item (exceto no caso de destinatários de cópia oculta), o tamanho e a data de criação dos arquivos anexados e outras informações.

Visão geral sobre status

Existem duas telas de propriedades:

  • Propriedades Básicas: Exibe o cabeçalho Propriedades e uma lista de destinatários. A lista de destinatários exibe o nome do destinatário, quais ações o destinatário executou em relação ao item, a data e o horário da última ação e os comentários.

  • Propriedades Avançadas: Exibe o cabeçalho Propriedades, os destinatários, as agências postais, os arquivos e as opções referentes ao item. A página Propriedades Avançadas é útil para administradores do GroupWise quando eles precisam monitorar o item para solucionar problemas.

Você pode gravar e imprimir as informações de status de um item.

Verificando o status de um item

  1. Clique o botão direito do mouse em um item na Caixa de Correio ou no Calendário e, em seguida, clique em Propriedades.

Os ícones ao lado de um item também podem fornecer informações úteis de status. Para obter mais informações, consulte a Seção 1.8, Identificando ícones que aparecem ao lado de itens.

Para mudar as Propriedades Avançadas, clique em Propriedades Avançadas.

Gravando as informações de status de um item

  1. Clique o botão direito do mouse em um item e, em seguida, clique em Propriedades.

  2. Clique em Arquivo > Gravar Página Como.

    O WebAccess dá ao item um nome de arquivo temporário. É possível mudar o nome do arquivo e a pasta padrão.

  3. Clique em Gravar.

Imprimindo as informações de status de um item

  1. Clique o botão direito do mouse em um item e, em seguida, clique em Propriedades.

  2. Clique em Janela de Impressão para exibir uma versão pronta para imprimir das informações de status e clique em Imprimir esta página.

  3. Selecione as opções de impressão e imprima a página de status como faz normalmente em um browser da Web.

3.2.4 Confirmando a entrega de e-mails enviados

O GroupWise WebAccess oferece várias maneiras de você confirmar a entrega de um item.

Monitorando itens enviados

Você pode verificar o status na janela Propriedades de qualquer item enviado. Para obter informações, consulte Verificando o status de e-mails enviados.

Recebendo notificações sobre itens enviados

Se o sistema de recebimento de e-mails for capaz de retornar notificações, você poderá receber uma notificação quando o destinatário abrir ou apagar uma mensagem, recusar um compromisso ou concluir uma tarefa.

Recebendo notificações sobre todos os itens enviados

  1. Para sempre receber uma notificação para os itens enviados, clique no ícone Opções Tela de Recado e clique em Opções.

  2. Clique na guia Opções de Envio.

  3. Na caixa de grupo Retornar Notificação, especifique o tipo de comprovante de retorno desejado.

  4. Clique em Gravar.

Recebendo notificação sobre um único item

  1. Para obter um comprovante de retorno de um item, abra uma tela de item e clique na guia Opções de Envio.

  2. Na seção Retornar Notificação, especifique o tipo de comprovante de retorno desejado.

  3. Clique em Enviar.

Solicitando uma resposta para os itens enviados

Você pode informar o destinatário de um item de que você precisa de uma resposta. O GroupWise WebAccess adiciona uma frase ao item, indicando que uma resposta é necessária, e muda o ícone para uma seta dupla na Caixa de Correio do destinatário.

Solicitando uma resposta para todos os itens enviados

  1. Para solicitar uma resposta para todos os itens enviados, clique no ícone Opções Tela de Recado e clique em Opções.

  2. Clique na guia Opções de Envio.

  3. Especifique quando você deseja receber a resposta.

    O destinatário verá o ícone de Resposta solicitada ao lado da mensagem. Se você selecionar Quando Conveniente, “Resposta Solicitada: Quando Conveniente” será exibido na parte superior da mensagem. Se você selecionar Dentro de x Dias, “Resposta Solicitada: Por xx/xx/xx” será exibido na parte superior da mensagem.

  4. Clique em Gravar > Fechar.

Solicitando resposta de um único item

  1. Para solicitar uma resposta para um item, abra uma tela de item e clique na guia Opções de Envio.

    caixa de diálogo Opções de Envio

  2. Especifique quando você deseja receber a resposta.

    O destinatário verá o ícone de Resposta solicitada ao lado da mensagem. Se você selecionar Quando Conveniente, “Resposta Solicitada: Quando Conveniente” será exibido na parte superior da mensagem. Se você selecionar Dentro de x Dias, “Resposta Solicitada: Por xx/xx/xx” será exibido na parte superior da mensagem.

  3. Clique em Enviar.

3.2.5 Exibição de itens enviados

Você pode exibir os itens já enviados. Por exemplo, você pode ler um item enviado, reenviá-lo com ou sem correções e, em alguns casos, recolhê-lo, se ele ainda não tiver sido aberto pelo destinatário.

  1. Clique na pasta Itens Enviados na lista de pastas.

Todos os itens enviados residem nessa pasta, a menos que sejam movidos para uma pasta que não seja a pasta Caixa de Correio ou Calendário. Se um item enviado for movido para outra pasta, ele não será mais exibido na pasta Itens Enviados. Para exibir itens enviados que foram movidos para outras pastas, abra essas pastas.

3.2.6 Classificando itens enviados

É possível classificar itens enviados por qualquer coluna na lista Itens Enviados.

  1. Clique no cabeçalho da coluna para classificar as mensagens em ordem alfabética. Clique no cabeçalho da coluna uma segunda vez para classificar as mensagens em ordem alfabética reversa.