4.3 Enviando itens de calendário

4.3.1 Compreendendo os ícones do item de calendário

Os ícones que aparecem no calendário fornecem informações adicionais sobre os itens. Para obter mais informações, consulte a Seção 1.8, Identificando ícones que aparecem ao lado de itens.

4.3.2 Programando compromissos

Utilize os compromissos para programar períodos de tempo em uma data específica ou em uma faixa de datas.

Você pode utilizar a Pesquisa por Horário Disponível para procurar por um horário em que todos os usuários e recursos desejados para um compromisso estejam disponíveis. Para obter mais informações, consulte Usando a Pesquisa por Horário Disponível para verificar a disponibilidade.

Quando você programa um compromisso e se inclui como participante, o GroupWise aceita automaticamente o compromisso.

Programando um compromisso para você mesmo

Caso não esteja disponível para reuniões, você poderá programar um compromisso publicado para esses horários. Quando outro usuário incluir você em um compromisso e realizar uma pesquisa por horário disponível, verá que você não está disponível naqueles horários, mas poderá programar o compromisso mesmo assim.

Os compromissos publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário. Da mesma forma, todos os compromissos publicados são gravados no Calendário principal do GroupWise. Para movê-los para um calendário pessoal, arraste e solte-os nesse calendário após criá-los.

  1. Na barra de ferramentas, clique na seta suspensa ao lado de Correio e clique em Compromisso Publicado.

    ou

    No seu Calendário, selecione uma data e clique em um horário nesse dia.

    Tela de Compromisso Publicado

  2. (Opcional) Digite um assunto e um local.

  3. Especifique a data de início.

  4. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  5. Especifique como o compromisso deve ser exibido no menu suspenso Mostrar Como. Os compromissos podem ser exibidos como Ocupado, Livre, Fora do Escritório ou Tentativa.

  6. (Opcional) Digite uma mensagem.

  7. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Programando um compromisso para várias pessoas

  1. Na barra de ferramentas, clique em Compromisso.

    tela Compromisso

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Inclua IDs de recursos (como salas de reunião) no campo Para. Se necessário, digite nomes de usuários nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário ou recursos em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas para usar o Seletor de Endereços para adicionar usuários. Para obter mais informações sobre como usar o Seletor de Endereços, consulte a Seção 6.2, Usando o seletor de endereços.

    Seu nome é automaticamente adicionado ao campo Para do compromisso. Quando você envia o compromisso, ele é automaticamente adicionado ao seu calendário. Para você não ser incluído na mensagem, apague seu nome do campo Para.

  3. Digite a descrição da localização no campo Localização.

  4. Especifique a data de início.

  5. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  6. Especifique como o compromisso deve ser exibido no menu suspenso Mostrar Como. Os compromissos podem ser exibidos como Ocupado, Livre, Fora do Escritório ou Tentativa.

  7. Digite o assunto e a mensagem.

    Se desejar, mude a fonte do texto da mensagem. Para obter informações, consulte Mudando a fonte na visualização HTML.

  8. Para verificar se as pessoas e os recursos necessários para o compromisso estão disponíveis, realize uma pesquisa por horário disponível clicando na guia Pesquisa por Horário Disponível. Para obter mais informações, consulte Usando a Pesquisa por Horário Disponível para verificar a disponibilidade.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  9. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Usando a Pesquisa por Horário Disponível para verificar a disponibilidade

Utilize a Pesquisa por Horário Disponível para encontrar um horário em que todos os recursos e as pessoas a serem programados para uma reunião estarão disponíveis.

  1. No compromisso que estiver criando, especifique nomes de usuários e IDs de recursos no campo Para.

  2. Especifique a primeira data possível para a reunião no campo Data Início.

  3. Especifique a duração da reunião.

  4. Clique na guia Pesquisa por Horário Disponível.

    É possível realizar as seguintes tarefas na guia Pesquisa por Horário Disponível:

    Ver quais participantes têm compromissos em conflito: Os participantes que tiverem um conflito com o horário selecionado serão exibidos com um X em seus nomes na seção Para.

    Mudar o horário do compromisso: Clique em um novo horário no calendário para programar o compromisso para um horário diferente.

    Realçar os compromissos de determinando usuário: Clique no nome do usuário na seção Para que tem os compromissos que deseja realçar.

    Ocultar os compromissos de um usuário: Clique no ícone ao lado do usuário que tem os compromissos que deseja ocultar.

    Exibir todos os compromissos dos usuários: Clique em Mostrar Compromisso para exibir todos os compromissos de cada usuário na seção Para.

    Atualizar o calendário com os compromissos atuais: Clique em Atualizar para exibir os compromissos atuais de cada usuário na seção Para.

    Mover para uma data diferente no calendário: Clique nos ícones de seta para a esquerda tela Compromisso e de seta para a direita tela Compromisso para mover para uma data diferente no calendário.

  5. Para remover um usuário ou recurso da lista, clique na guia Compromisso. No campo Para, clique no nome do usuário ou no recurso a ser removido e pressione Delete.

    Isso é útil para incluir várias salas de reunião na pesquisa para encontrar uma que esteja disponível e eliminar as que você não deseja.

  6. Complete o compromisso e clique em Enviar.

Reprogramando um compromisso

Para mudar pessoas e recursos em um compromisso, você pode reprogramá-lo.

  1. Na Lista de Pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Selecione o compromisso a ser reprogramado e abra-o.

  3. Na janela Compromisso, clique em Reenviar na barra de ferramentas.

  4. Selecione Recolher Item Original? para apagar seu compromisso original.

  5. Faça as mudanças desejadas e clique em Enviar na barra de ferramentas.

Cancelando um compromisso

Você poderá cancelar um compromisso se o tiver programado ou se tiver os direitos de Proxy necessários na Caixa de Correio do programador.

  1. No seu calendário, clique o botão direito do mouse no compromisso que você deseja cancelar e clique em Apagar.

  2. Selecione Apagar de todas as caixas de correio para removê-lo das caixas de correio dos outros usuários. Deixe essa opção desmarcada para apagá-lo apenas da sua caixa de correio.

  3. (Opcional) Digite uma mensagem explicando o cancelamento.

  4. Clique em OK.

Programando um compromisso periódico

É possível programar compromissos periódicos diários, semanais, mensais ou anuais.

  1. Na barra de ferramentas, clique em Compromisso.

  2. Especifique as informações sobre a reunião e selecione Recorrência.

  3. Na caixa de diálogo que aparece, especifique as seguintes informações:

    Quando: Selecione Diário, Semanal, Mensal ou Anual.

    Configurações de Frequência: Selecione as configurações de frequência para o compromisso periódico. As opções nessa seção variam de acordo com a frequência do compromisso.

    Período: Especifique quando o compromisso será iniciado e terminado. É possível especificar o número de ocorrências ou uma data de término.

  4. Clique em OK.

  5. Clique em Enviar na barra de ferramentas para enviar o compromisso.

Cancelando um compromisso periódico

Você poderá cancelar um compromisso periódico se já o tiver programado ou se tiver os direitos de Proxy necessários para a Caixa de Correio do programador.

  1. Em seu calendário, clique o botão direito do mouse no compromisso periódico que deseja cancelar e clique em Apagar.

  2. Selecione uma das seguintes opções: Apagar de todas as caixas de correio para remover o compromisso das caixas de correio às quais você o enviou. Deixe essa opção desmarcada para apagar a mensagem da sua caixa de correio.

    • Apagar desta caixa de correio: Remove o compromisso da sua caixa de correio.

    • Apagar das Caixas de Correio dos Destinatários: Remove o compromisso das caixas de correio de todos os destinatários.

    • Apagar de todas as caixas de correio: Remove o compromisso da sua caixa de correio e das de todos os destinatários.

  3. (Opcional) No campo Recolher Comentário, especifique uma mensagem explicando o cancelamento.

  4. Clique em Todas as Instâncias para apagar todas as instâncias do compromisso periódico, clique em Desta Instância em Diante para apagar a instância atual e todas as instâncias futuras do compromisso ou clique em Esta Instância para apagar apenas a instância atual do compromisso periódico.

4.3.3 Enviando lembretes

Os lembretes são semelhantes às mensagens de e-mail, porém são programados para um dia em particular e exibidos no Calendário nessa data. Você pode usar lembretes para indicar, entre outros eventos, férias, feriados, dias de pagamento e aniversários.

Programando um lembrete para você mesmo

Um lembrete para você mesmo é denominado lembrete publicado. Os lembretes publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário.

  1. Na tela Dia do seu Calendário, digite a mensagem de lembrete no campo Adicionar um lembrete da seção Lembretes e pressione Enter.

    ou

    Na barra de ferramentas, clique em Lembrete.

  2. Selecione uma data.

  3. Digite um assunto e a mensagem de lembrete.

  4. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Para acessar as informações mais tarde, abra o seu Calendário e selecione a data em que as informações são exibidas. Clique duas vezes no lembrete na Lista de Lembretes.

Programando um lembrete para outros usuários

  1. Na barra de ferramentas, clique em Lembrete.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Se necessário, digite nomes de usuários nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário ou recursos em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas para usar o Seletor de Endereços para adicionar usuários. Para obter mais informações sobre como usar o Seletor de Endereços, consulte a Seção 6.2, Usando o seletor de endereços.

  3. No campo Data de Início, digite a data em que esse lembrete deverá aparecer nos Calendários dos destinatários.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse lembrete de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  4. Digite um assunto e a mensagem de lembrete.

  5. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.