3.2 Gerenciando e-mails enviados

3.2.1 Personalizando e-mails enviados

É possível personalizar e-mails enviados da mesma forma que você personaliza e-mails recebidos. Para obter mais informações, consulte Seção 3.4.1, Personalizando e-mails enviados ou recebidos.

3.2.2 Trabalhando com itens enviados

É possível monitorar as informações de status de um item na pasta Itens Enviados. Normalmente, essa opção é ativada por padrão para monitorar as informações entregues e abertas. Se você não adicionar itens à lista Itens Enviados, o GroupWise não poderá monitorar nenhuma informação sobre eles.

Listando os itens enviados

Você pode exibir os itens já enviados. Por exemplo, você pode ler um item enviado, reenviá-lo com ou sem correções e, em alguns casos, recolhê-lo (se ele ainda não tiver sido aberto pelo destinatário).

  1. Na Barra de Navegação, clique na pasta Itens Enviados.

Os ícones ao lado de um item também podem fornecer informações úteis de status. Consulte a Seção 1.10, Identificando os ícones exibidos ao lado de itens.

Todos os itens enviados residem nessa pasta, a menos que sejam movidos para uma pasta que não seja a pasta Caixa de Correio ou Calendário. Se um item enviado for movido para outra pasta, ele não será mais exibido na pasta Itens Enviados. Para exibir itens enviados que foram movidos para outras pastas, abra essas pastas.

Se você estiver enviando mensagens para sistemas não-GroupWise, lembre-se que esses sistemas precisam ter um recurso de monitoramento de status para retornar o status da mensagem enviada para o seu sistema GroupWise.

Exibindo as propriedades dos itens enviados

A janela Propriedades permite verificar o status de qualquer item enviado. Por exemplo, você pode ver quando um item foi entregue e quando o destinatário o abriu ou apagou. Se um destinatário tiver aceitado ou recusado um compromisso e incluído um comentário, você verá esse comentário na janela Propriedades. Você também verá se um destinatário marcou uma tarefa como Concluída.

A janela Propriedades também mostra informações sobre os itens recebidos. Você pode ver quem mais recebeu o item (exceto no caso de destinatários de cópia oculta), o tamanho e a data de criação dos arquivos anexados e outras informações.

Compreendendo as propriedades dos itens enviados

Há três telas para as propriedades:

Propriedades Básicas: Exibe o cabeçalho Propriedades e uma lista de destinatários. A lista de destinatários exibe o nome do destinatário, quais ações ele realizou em relação ao item e qualquer comentário.

Propriedades Simplificadas: Exibe o cabeçalho Propriedades e uma lista de destinatários. Os destinatários são listados em grupos de acordo com a ação que realizaram no item. A lista de destinatários exibe o nome do destinatário, quais ações ele realizou em relação ao item e qualquer comentário.

Propriedades Avançadas: Exibe o cabeçalho Propriedades, os destinatários, as Agências Postais, os arquivos e as opções referentes ao item. A página Propriedades Avançadas é útil para administradores de sistema quando eles precisam monitorar o item para solucionar problemas.

Para obter informações sobre um documento, use o Registro de Atividades em Propriedades do Documento. Consulte a Seção 15.6, Vendo o histórico de um documento.

Vendo as propriedades dos itens enviados

Na pasta Itens Enviados:

  1. Clique o botão direito do mouse em um item.

  2. Clique em Propriedades.

  3. Vá para as informações de status próximas à parte inferior da página Propriedades.

Os ícones ao lado de um item também podem fornecer informações úteis de status. Consulte Seção 1.10, Identificando os ícones exibidos ao lado de itens.

Se você estiver enviando mensagens para sistemas não-GroupWise, lembre-se que esses sistemas precisam ter um recurso de monitoramento de status para retornar o status da mensagem enviada para o seu sistema GroupWise.

Gravando as informações de status de um item

  1. Clique o botão direito do mouse em um item e, em seguida, clique em Propriedades.

  2. Clique em Arquivo > Gravar Como.

    O GroupWise fornece ao item um nome de arquivo temporário. É possível mudar o nome do arquivo e a pasta padrão.

  3. Clique em Gravar.

Imprimindo as informações de status de um item

  1. Clique o botão direito do mouse em um item e, em seguida, clique em Propriedades.

  2. Clique o botão direito do mouse na janela Propriedades e, em seguida, clique em Imprimir.

Configurando a ação de tela padrão de itens enviados

Ao clicar duas vezes em um item na pasta Itens Enviados, você poderá escolher se a mensagem ou as propriedades do item serão exibidas.

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Ambiente, depois clique na guia Ações Padrão.

  3. Selecione se deseja usar as opções Abrir item ou Mostrar propriedades no item enviado.

  4. Clique em OK.

Configurando as informações sobre itens enviados a serem monitoradas

  1. Para mudar as informações enviadas a fim de monitorar um item, abra um novo item, clique em Opções de Envio > Monitoramento do Status.

    ou

    Para mudar as informações enviadas a serem monitoradas para todos os itens que você enviar, clique em Ferramentas > Opções, clique duas vezes em Enviar e depois clique na guia referente ao tipo de item.

    IMPORTANTE:A opção Criar um item enviado para monitorar informações é selecionada por padrão. É altamente recomendável não anular essa seleção. Se essa opção não for selecionada, nenhum item enviado será criado quando você enviar um item; portanto, não haverá uma cópia dos itens enviados, a menos que você os grave.

  2. Selecionar as informações a serem monitoradas:

    Entregue: Monitora quando um item enviado foi entregue à caixa de correio de um usuário.

    Entregue e aberto: Monitora o horário em que um item que você enviou foi entregue e aberto pelo destinatário.

    Todas as informações: Monitora quando um item enviado foi entregue, aberto, apagado e esvaziado.

  3. (Opcional) Decida se você vai Excluir item enviado automaticamente. Isso removerá os itens enviados da sua caixa de correio depois que todos os destinatários apagarem os itens e esvaziarem o Lixo.

  4. Volte ao item que você está compondo.

    ou

    Selecione as informações a serem monitoradas para cada tipo de item, clique em OK e depois clique em Fechar para gravar a configuração para todos os itens.

3.2.3 Recolhendo e-mails enviados

Use a opção Apagar para recolher um item enviado da Caixa de Correio do destinatário. Você pode recolher uma mensagem de correio ou um recado enviado aos destinatários que ainda não abriram o item. É possível recolher um compromisso, um lembrete ou uma tarefa a qualquer momento. Os itens que foram enviados pela Internet para outros sistemas de e-mail não podem ser recolhidos.

  1. Na Barra de Navegação, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique o botão direito do mouse no item a ser recolhido e, em seguida, clique em Apagar.

    Se você clicar em Apagar e Esvaziar, os itens serão apagados e purgados, e não poderão ser recuperados.

  3. Selecione a opção adequada.

    Minha Caixa de Correio Online e de Cache: Apaga o item da caixa de correio online e de cache.

    Minha Caixa de Correio de Cache: Apaga o item da caixa de correio de cache.

    Caixa de Correio do Destinatário: Apaga o item da caixa de correio de todos os destinatários, mas não da sua caixa de correio.

    Todas as Caixas de Correio: Apaga o item da sua caixa de correio e da caixa de correio de todos os destinatários.

  4. Se você tiver optado por recolher esse item das caixas de correio de outros destinatários, poderá digitar um comentário para os destinatários, explicando por que o item foi recolhido.

  5. Clique em OK.

Para ver quais destinatários abriram a mensagem, clique o botão direito do mouse no item e, em seguida, clique em Propriedades. Não será possível recolher o e-mail caso ele já tenha sido aberto.

3.2.4 Reenviando e-mails

Use Reenviar para enviar uma mensagem de e-mail pela segunda vez, talvez com correções.

  1. Na Barra de Navegação, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique o botão direito do mouse no item a ser reenviado e, em seguida, clique em Reenviar.

  3. Se for um item de data automática, clique em Esta Instância, Todas as Instâncias ou A partir desta Instância.

  4. Faça as mudanças no item, se necessário, e clique em Enviar na barra de ferramentas.

  5. Clique em Sim para recolher o item original.

    ou

    Clique em Não para deixar o item original.

Você pode verificar as Propriedades do item original para ver se o GroupWise conseguiu recolhê-lo. Clique o botão direito do mouse no item da pasta Itens Enviados e, em seguida, clique em Propriedades. As mensagens de correio e os recados não poderão ser recolhidos se já tiverem sido abertos.

3.2.5 Editando e-mail enviado

É possível editar compromissos, tarefas e lembretes. Para editar mensagens de e-mail, reenvie a mensagem conforme descrito na Seção 3.2.4, Reenviando e-mails.

Quando um compromisso, uma tarefa ou um lembrete é editado, as mudanças simplesmente aparecem nos itens dos destinatários sem nenhuma mensagem nas caixas de correio dos usuários. O item editado é exibido em negrito e um banner de notificação é exibido no item, indicando aos usuários quais seções do item foram editadas.

Os usuários devem aceitar de novo o item apenas nas condições a seguir:

Compromissos: Em caso de mudanças feitas na data, hora ou local do compromisso. Novos destinatários adicionados ao compromisso também devem aceitar. Os usuários que forem removidos do compromisso receberão uma notificação.

Tarefas: Se forem feitas mudanças na data de início, na data de vencimento ou na descrição da mensagem.

Lembretes: Se forem feitas mudanças na data.

Para editar compromisso, tarefa ou lembrete:

  1. Na Barra de Navegação, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique o botão direito do mouse no compromisso, na tarefa ou no lembrete que deseja editar e clique em Editar.

    Se você for editar apenas um item de uma série de itens de compromissos periódicos, selecione o item no dia que for editar.

  3. Se o item original for periódico, clique em Esta Instância, Todas as Instâncias ou A partir desta Instância.

  4. Faça as mudanças desejadas e clique em Enviar na barra de ferramentas.

    Você não precisa recolher o item quando for editá-lo.

3.2.6 Duplicando e-mail enviado

Você pode criar uma cópia duplicada de um compromisso, uma tarefa ou um lembrete existente como base para criar um novo compromisso, uma tarefa ou um lembrete. Quando você faz isso, o compromisso, a tarefa ou o lembrete original permanece inalterado; ele não é recolhido.

  1. Na Barra de Navegação, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique o botão direito do mouse no compromisso, na tarefa ou no lembrete que deseja editar e clique em Duplicar.

    Se você for duplicar apenas um item de uma série de itens de compromissos periódicos, selecione o item no dia que for duplicar.

  3. Se o item original for periódico, clique em Esta Instância, Todas as Instâncias ou A partir desta Instância.

  4. Faça as mudanças desejadas e clique em Enviar na barra de ferramentas.

    Um novo compromisso, uma tarefa ou um lembrete é enviado(a), e o item original que você duplicou permanece inalterado.

3.2.7 Respondendo a um e-mail enviado

Use Responder para fazer adições a qualquer e-mail enviado.

  1. Na Barra de Navegação, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique o botão direito do mouse no item ao qual deseja responder e clique em Responder.

  3. Selecione Responder ao remetente para enviar a resposta somente para você mesmo.

    ou

    Selecione Responder a todos para enviar a resposta a você mesmo e a todos os outros da mensagem original.

  4. Clique em OK.

  5. Faça todas as adições necessárias à mensagem, depois clique em Enviar na barra de ferramentas.

3.2.8 Confirmando a entrega de e-mails enviados

O GroupWise oferece várias maneiras de você confirmar a entrega de um item.

Se você estiver enviando mensagens para sistemas não-GroupWise, lembre-se que esses sistemas precisam ter um recurso de monitoramento de status para retornar o status da mensagem enviada para o seu sistema GroupWise.

Recebendo notificação sobre itens enviados

Você pode receber uma notificação quando o destinatário abrir ou apagar uma mensagem, recusar um compromisso ou concluir uma tarefa.

  1. Para obter um comprovante de retorno de um item, abra uma tela de item, clique na guia Opções de Envio e clique em Monitoramento do Status.

    ou

    Para sempre receber um comprovante de retorno para itens enviados, clique em Ferramentas > Opções, clique duas vezes em Enviar e, em seguida, clique na guia que corresponde ao tipo de item.

  2. Na caixa de grupo Retornar notificação, especifique o tipo de comprovante de retorno desejado.

    Nenhum: Nenhuma ação é executada. As informações são monitoradas nas propriedades dos itens enviados.

    Comprovante: Você recebe um e-mail.

    Notify: Você recebe um alarme em Notificar.

    Notificar e Enviar Correio: Você recebe um e-mail e um alarme em Notificar.

    Esse recurso não é suportado para envio a um sistema não GroupWise.

    Se você tiver anulado a seleção do recebimento de alarmes e notificações, não poderá receber notificações através de Notificar. Para obter mais informações, consulte a Seção 8.2, Iniciando o Notify.

    Ao enviar um item para um endereço da Internet, você pode clicar em Habilitar confirmação de entrega. Se o sistema de e-mail de Internet do destinatário tiver o monitoramento de status habilitado, você poderá receber o status do item enviado.

Solicitando uma resposta para os itens enviados

Você pode informar o destinatário de um item de que você precisa de uma resposta. O GroupWise adiciona uma frase ao item, indicando que uma resposta é necessária, e muda o ícone para uma seta dupla na Caixa de Correio do destinatário.

  1. Para solicitar uma resposta para um item, abra a tela do item, clique na guia Opções de Envio e, em seguida, clique em Geral.

    ou

    Para solicitar respostas para todos os itens enviados, clique em Ferramentas > Opções e, em seguida, clique duas vezes em Enviar.

  2. Clique em Resposta solicitada e especifique quando deseja receber a resposta.

    O destinatário vê ao lado da mensagem. Se você selecionar Quando Conveniente, “Resposta Solicitada: Quando Conveniente” será exibido na parte superior da mensagem. Se você selecionar Dentro de x Dias, “Resposta Solicitada: Por xx/xx/xx” será exibido na parte superior da mensagem.

  3. Volte ao item que você está compondo.

    ou

    Clique em OK e depois em Fechar para gravar as configurações de todos os itens.

Notificando destinatários sobre os itens enviados

  1. Para notificar os destinatários de um item, abra uma tela de item e clique em Opções de Envio > Geral.

    ou

    Para notificar os destinatários de todos os itens enviados, clique em Ferramentas > Opções e depois clique duas vezes em Enviar.

  2. Selecione Notificar destinatários.

    Os usuários são automaticamente associados a Notificar em Opções. Se eles tiverem anulado a seleção da opção para receber alarmes e notificações, não poderão ser notificados sobre as mensagens enviadas. Para obter mais informações, consulte a Seção 8.5, Sendo notificado de mensagens de outras pessoas.

  3. Volte ao item que você está compondo.

    ou

    Clique em OK e em Fechar para gravar a configuração de todos os itens.