4.11 Utilizando o calendário de multiusuários

O Calendário de Multiusuários permite ver uma programação combinada de usuários e recursos em uma tela gráfica de dia, semana, mês, ano ou de colunas multiusuários (a tela Colunas Multiusuários é uma tela Dia que exibe a programação de cada usuário em sua própria coluna). É fácil marcar e desmarcar usuários e recursos para que seus compromissos sejam ou não exibidos na tela combinada. Por exemplo, é possível usar o Calendário de Multiusuários para ver as programações de seus colegas ou verificar a disponibilidade das salas de conferência de sua empresa em determinado horário.

Nas versões do GroupWise anteriores ao GroupWise 2014, o Calendário de Multiusuários permite ver apenas a tela Colunas Multiusuários (a tela que exibe a programação diária de cada usuário em sua própria coluna). Da mesma forma, se você criar um Calendário de Multiusuários em uma versão anterior do GroupWise e, em seguida, fizer upgrade para o GroupWise 2014, poderá ver o Calendário de Multiusuários apenas na tela Dia. Você deve criar um novo Calendário de Multiusuários para vê-lo em diversas telas.

IMPORTANTE:Você deve ter os direitos de Proxy apropriados para cada usuário ou recurso para incluí-los em um Calendário de Multiusuários. (Consulte o Seção 10.0, Acesso à caixa de correio/calendário para usuários proxy.) Por exemplo, caso não tenha os direitos de Leitura para os compromissos, você não poderá ver a programação de outra pessoa no Calendário de Multiusuários.

4.11.1 Configurando um calendário para ver vários usuários ou recursos

Para configurar um Calendário de Multiusuários no qual você possa ver simultaneamente os calendários de vários usuários e recursos:

  1. Clique em Calendário na Barra de Navegação e clique no botão da tela Colunas Multiusuários na barra de ferramentas do Calendário.

    Se esta foi a primeira vez que você usou a tela Colunas Multiusuários neste calendário, a caixa de diálogo Lista de Multiusuários será exibida.

  2. (Opcional) Se não foi a primeira vez que você usou a tela Colunas Multiusuários neste calendário e para mudar os calendários dos usuários que estão sendo exibidos, clique na seta suspensa ao lado de Colunas Multiusuários e depois clique em Adicionar ou Remover Usuários.

  3. Na caixa de diálogo Lista de Multiusuários, na seção Escolher Usuários, especifique os usuários no campo Nome do Usuário e, na seção Lista de Usuários, marque as caixas de seleção ao lado dos nomes dos usuários com o calendário que deseja ver, depois clique em OK.

  4. Na barra de ferramentas do Calendário, clique na tela apropriada para ver as programações dos usuários em uma tela de dia, semana, mês, ano ou de colunas multiusuários.

    Se os itens do calendário não aparecerem para determinado usuário, verifique se a caixa de seleção está marcada ao lado do nome do usuário na Lista de Pastas.

  5. (Condicional) Para atribuir cores a mais de seis usuários ou recursos, clique no ícone de presença ao lado do nome deles na Lista de Pastas.

    Os compromissos dos usuários e os recursos são exibidos em colunas separadas na tela Colunas Multiusuários. Entretanto, os compromissos são combinados em uma única coluna nas telas Mês, Semana e Dia, portanto, a atribuição de cor a cada usuário ou recurso é essencial para diferenciar seus compromissos nessas telas.

É possível modificar a Lista de Multiusuários associada a este Calendário de Multiusuários, conforme descrito em Modificando a lista de multiusuários. É possível também criar Calendários de Multiusuários adicionais, conforme descrito na Seção 4.11.2, Configurando calendários adicionais para ver vários usuários e recursos.

4.11.2 Configurando calendários adicionais para ver vários usuários e recursos

Após configurar um Calendário de Multiusuários inicial, conforme descrito na Seção 4.11.1, Configurando um calendário para ver vários usuários ou recursos, convém configurar Calendários de Multiusuários adicionais.

  1. Na Lista de Pastas, selecione o calendário que deseja configurar como um Calendário de Multiusuários.

  2. Selecione Colunas Multiusuários na barra de ferramentas do Calendário.

  3. Modifique a Lista de Multiusuários desse calendário, conforme descrito em Modificando a lista de multiusuários.

4.11.3 Configurando quais usuários serão exibidos no calendário de multiusuários

Ao criar um Calendário de Multiusuários, conforme descrito na Seção 4.11.1, Configurando um calendário para ver vários usuários ou recursos, especifique quais usuários e recursos serão incluídos nele.

Para adicionar mais usuários e recursos ou removê-los para não serem exibidos no calendário, é possível modificar a Lista de Multiusuários. Você também pode simplesmente selecionar ou anular a seleção de usuários ou recursos na Lista de Pastas para ocultá-los.

Modificando a lista de multiusuários

A Lista de Multiusuários determina quais usuários e recursos são exibidos no Calendário de Multiusuários. Você deve ter os direitos de Proxy apropriados para adicionar usuários e recursos à Lista de Multiusuários e para ver seus calendários em um Calendário de Multiusuários. Consulte o Seção 10.0, Acesso à caixa de correio/calendário para usuários proxy.

  1. Clique em Calendário na barra de navegação e, em seguida, clique em ícone da tela Multiusuário na barra de ferramentas do Calendário.

    (Caso tenha criado telas Colunas Multiusuários adicionais, o botão terá esta aparência Ícone de nova tela.)

  2. Clique na seta à direita de ícone da tela Multiusuários e clique em Adicionar ou Remover Usuários.

  3. Para adicionar um usuário ou recurso, clique em Adicionar Usuário, clique duas vezes em um nome e clique em OK.

  4. Para apagar um usuário ou um recurso, clique no nome e, em seguida, clique em Remover Usuário.

    ou

    Para apagar todos os nomes da lista, clique em Editar e, em seguida, clique em Remover Todos.

  5. Para mudar a ordem dos nomes na lista, clique em um nome e, em seguida, clique no botão de seta para cima ou seta para baixo.

    A ordem dos nomes determina a ordem na qual os calendários são exibidos na tela Colunas Multiusuários.

  6. Para remover o calendário de um usuário ou recurso do Calendário de Multiusuários sem apagar o nome da lista, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome.

  7. Para inserir todos os nomes na Lista de Proxies, clique em Editar e, em seguida, clique em Inserir Lista de Proxies.

  8. Para redefinir a lista, clique em Editar > Remover Todos > Editar e em Inserir Última Lista.

  9. Clique em OK para gravar e sair da caixa de diálogo.

    ou

    Clique em Aplicar para gravar sem sair da caixa de diálogo.

Marcando ou desmarcando usuários e recursos

O GroupWise 2014 permite marcar e desmarcar facilmente usuários e recursos para que seus compromissos sejam ou não exibidos no Calendário de Multiusuários.

  1. Na Lista de Pastas, marque a caixa de seleção ao lado dos usuários e recursos com os compromissos que deseja exibir no Calendário de Multiusuários.

    Desmarque a caixa de seleção ao lado dos usuários e recursos com os compromissos que deseja ocultar do Calendário de Multiusuários.

    Para obter informações sobre como modificar os usuários que estão associados ao Calendário de Multiusuários, consulte Modificando a lista de multiusuários.

4.11.4 Criando um compromisso para usuários no calendário de multiusuários

É possível criar rapidamente um compromisso que inclua todos os usuários que têm seus calendários exibidos no Calendário de Multiusuários.

Criando um compromisso na tela Dia, Semana, Mês ou Ano

  1. Clique na tela Dia, Semana, Mês ou Ano na barra de ferramentas do Calendário.

  2. Clique o botão direito do mouse no dia ou horário em que deseja programar o compromisso e clique em Novo > Compromisso.

    O campo Para é preenchido com todos os usuários que têm seus calendários exibidos no Calendário de Multiusuários.

  3. Termine de criar o compromisso e clique em Enviar.

Criando um compromisso na tela Colunas Multiusuários

  1. Clique na tela Colunas Multiusuários na barra de ferramentas do Calendário.

  2. Clique no horário em que deseja programar o compromisso, depois arraste o cursor para realçar a duração do compromisso. Arraste o cursor também para incluir os usuários para os quais deseja programar o compromisso.

  3. Clique o botão direito do mouse no horário selecionado e clique em Novo > Compromisso.

  4. Termine de criar o compromisso e clique em Enviar.

4.11.5 Criando uma tela de calendário de colunas multiusuários

Se você apagar a tela Colunas Multiusuários, poderá criar uma nova:

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Clique o botão direito do mouse na barra de ferramentas do Calendário e, em seguida, clique em Propriedades.

  3. Clique em Novo e especifique um nome para a tela Colunas Multiusuários, como Colunas Multiusuários.

  4. Clique em Multiusuários (Colunas) na lista suspensa Ver e clique em OK duas vezes.

    A caixa de diálogo Lista de Multiusuários é mostrada.

  5. Se um usuário ou recurso desejado não aparecer na tela Colunas Multiusuários, especifique-o no campo Nome do Usuário e clique em Adicionar Usuário.

  6. Clique duas vezes em um usuário ou em um recurso, clique em OK e repita este procedimento para cada usuário que quiser adicionar.

  7. Marque as caixas de seleção dos usuários cujos calendários deseja exibir e clique em OK.