4.3 Gerenciando seu calendário

4.3.1 Lendo uma entrada de calendário

  1. Na Lista de Pastas, clique em Calendário.

  2. Clique duas vezes no item que deseja ler.

Em todas as telas, exceto a tela Ano, é possível passar o ponteiro do mouse sobre a maioria dos itens e ver mais informações, como Assunto, Hora, Local e Para.

4.3.2 Criando um calendário pessoal

  1. Clique em Arquivo > Novo > Calendário.

  2. Digite um nome para o novo calendário.

  3. (Opcional) Clique em Cor. Selecione uma cor para o calendário clicando no quadrado colorido. Clique em OK.

  4. Selecione em que ordem você deseja que o calendário seja mostrado selecionando o calendário e, em seguida, clicando em Mover para Cima ou Mover para Baixo.

  5. Clique em OK.

4.3.3 Personalizando um novo calendário

Você pode definir várias opções para personalizar a tela Calendário. Por exemplo, você pode facilitar a exibição dos dias úteis especificando o primeiro dia da semana e realçando os fins de semana.

Personalizando as telas de calendário para um novo calendário

É possível selecionar várias telas de calendário do GroupWise para proporcionar uma aparência mais adequada às suas necessidades. Por exemplo, você pode remover os calendários mensais da tela da semana ou exibir os calendários com páginas semelhantes a um planejador.

As seções a seguir contêm exemplos de algumas das formas de personalizar a tela de calendário. Essas seções não fornecem informações sobre todas as telas possíveis, porém, mostram como executar algumas mudanças comuns.

Mudando uma tela de calendário

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Clique o botão direito do mouse na tela que deseja mudar e clique em Propriedades.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário é aberta.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário permite mudar a tela usada para exibir os calendários Dia, Semana, Mês, Ano e Multiusuário.

  3. Selecione o nome da tela a ser mudada e clique em Editar.

    A caixa de diálogo Editar Visualização é aberta.

  4. Clique na seta para baixo para abrir a lista suspensa Ver.

    A lista suspensa Ver contém várias telas disponíveis.

  5. Selecione a tela que você deseja usar e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Editar Visualização.

  6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário.

Removendo o calendário mensal da tela da semana

Convém remover o calendário mensal da tela da semana para que haja mais espaço para a exibição dos compromissos semanais.

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Clique o botão direito do mouse em Semana e clique em Propriedades.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário é aberta.

  3. Selecione Semana e clique em Editar.

    A caixa de diálogo Editar Visualização é aberta.

  4. Clique na seta para baixo para abrir a lista suspensa Ver.

  5. Selecione Semana — e não Semana (Padrão) — e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Editar Visualização.

  6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário.

    Agora, o calendário mensal não será mais exibido, apenas o calendário semanal.

Adicionando calendários mensais à tela mensal

Por padrão, a tela mensal mostra os compromissos mensais atuais. Para mostrar os calendários mensais referentes ao mês anterior e aos próximos meses, mude a tela mensal de Mês (Padrão) para Calendário Mensal.

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Clique o botão direito do mouse em Mês e depois clique em Propriedades.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário é aberta.

  3. Selecione Mês e clique em Editar.

    A caixa de diálogo Editar Visualização é aberta.

  4. Clique na seta para baixo para abrir a lista suspensa Ver.

  5. Selecione Calendário Mensal e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Editar Visualização.

  6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário.

    Agora, quando o calendário mensal for exibido, também serão exibidos, abaixo do calendário de compromissos do mês atual, todos os calendários mensais que caibam na janela do GroupWise.

Adicionando navegação estendida ao calendário

Por padrão, o calendário é aberto com o recurso Navegação Simples selecionado. A Navegação Simples permite avançar ou voltar um dia, uma semana, um mês ou um ano, dependendo da tela de calendário selecionada, clicando no botão Avançar ou Voltar.

Figura 4-6 Botões Avançar e Voltar na Navegação Simples

O recurso Navegação Simples oferece funcionalidade adicional possibilitando avançar ou voltar 1, 7, 31 ou 365 dias.

Figura 4-7 Botões Avançar e Voltar na Navegação Estendida

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Clique o botão direito do mouse em qualquer tela e depois clique em Propriedades.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário é aberta.

  3. Selecione Navegação Estendida.

  4. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário.

    Agora, quando o calendário mensal for exibido, também serão exibidos, abaixo do calendário de compromissos do mês atual, todos os calendários mensais que caibam na janela do GroupWise.

Gravando uma tela de calendário

É possível gravar uma tela de calendário personalizada.

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Personalize suas telas de calendário.

  3. Clique o botão direito do mouse em qualquer tela e depois clique em Propriedades.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário é aberta.

  4. Selecione a tela que deseja gravar e clique em Novo.

  5. Digite o nome da tela personalizada, selecione um tipo de tela e clique em OK.

    A nova tela é adicionada à lista de telas.

Definindo o seu horário de trabalho

Seu horário de trabalho mostra a outras pessoas quando você está disponível e afeta o modo de exibição dos calendários. Por padrão, o GroupWise pressupõe um dia útil de 8:00 às 17:00, de segunda a sexta-feira. Se você tiver um horário de trabalho diferente, poderá definir seu horário para que seja exibido com precisão.

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Calendário e clique na guia Horário de Trabalho.

  3. (Opcional) Se você sempre estiver disponível para compromissos, clique em Definir Sempre Disponível e ignore as demais etapas.

  4. No campo Horário de início, especifique o horário em que normalmente começa o seu dia.

  5. No campo Horário de término, especifique o horário em que normalmente termina o seu dia.

  6. Selecione os dias de trabalho e deixe os dias de folga comuns desmarcados.

  7. Confirme se o fuso horário mostrado está correto.

    Se o fuso horário estiver incorreto, clique o botão direito do mouse no relógio na área de notificação do Windows, selecione Ajustar Data/Hora, clique na guia Fuso Horário e selecione o fuso horário correto.

  8. Clique em OK.

Mudando o primeiro dia da semana no calendário

O GroupWise verifica o idioma do sistema operacional da estação de trabalho para determinar o primeiro dia padrão da semana correto. Se preferir, mude o primeiro dia da semana.

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Calendário e depois clique na guia Geral.

  3. Selecione um dia na caixa de grupo Opções de Exibição de Calendário e clique em OK.

Realçando fins de semana

É possível realçar fins de semana e diferenciar os dias da semana dos fins de semana no Calendário.

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Calendário e depois clique na guia Geral.

  3. Marque a caixa de seleção Realçar fins de semana e clique em OK.

Mostrar números da semana

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Calendário e depois clique na guia Geral.

  3. Marque a caixa de seleção Mostrar número da semana e clique em OK.

Definindo se você deve ser incluído em novos compromissos

Por padrão, o GroupWise inclui o seu nome automaticamente na lista Para quando você cria um novo compromisso. É possível desabilitar esse recurso para você não ser incluído automaticamente, ou habilitá-lo se estiver desabilitado.

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Calendário e depois clique na guia Geral.

  3. Marque a caixa de seleção Incluir-me em novos compromissos e clique em OK.

Definindo como exibir a duração do compromisso

Ao configurar como exibir a duração dos novos compromissos, você pode selecionar se deve exibir simplesmente a duração ou uma data e um horário de término. Você também pode definir a duração padrão dos compromissos.

Exibindo simplesmente a duração do compromisso ou a data e o horário de término

Por padrão, o GroupWise exibe simplesmente a duração do compromisso. Ou seja, quando você cria um compromisso, é exibido um campo em que você pode digitar o período (por exemplo, 30 minutos ou 2 horas) para indicar a duração desse compromisso.

Se preferir, você pode especificar a data e o horário de término de cada compromisso. Se você usar essa opção, o GroupWise exibirá um campo para digitar uma data de término e outro campo para digitar um horário de término quando você criar um novo compromisso.

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Calendário e depois clique na guia Geral.

  3. Em Exibir duração do compromisso usando, selecione Duração ou Data e horário de término e clique em OK.

Definindo a duração do compromisso padrão

Por padrão, um novo compromisso tem uma hora de duração, embora você possa ajustar o horário quando criar o compromisso. Por exemplo, se a maioria dos compromissos configurados normalmente dura 30 minutos, é possível mudar o padrão para esse período.

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Calendário e depois clique na guia Geral.

  3. Especifique o número de horas e minutos para a Duração padrão do compromisso e clique em OK.

Mudando a cor de um calendário

  1. Na Lista de Pastas, clique no quadrado de cores do Calendário.

  2. Selecione uma cor.

Mudando o segundo plano nas áreas do Calendário

Você pode mudar a aparência de segundo plano para eventos do dia inteiro, compromissos, lembretes e tarefas.

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Calendário e depois clique na guia Geral.

  3. Em Opções de Linha, Cor, selecione se deseja exibir uma cor de segundo plano para Eventos do Dia Todo, Compromissos, Lembretes e Tarefas.

  4. Se tiver optado por exibir uma cor de fundo para algum dos itens de calendário, selecione uma cor para cada item.

    Para usar as cores de segundo plano padrão do GroupWise 6.0, clique em GW60. Para usar as cores de segundo plano padrão do GroupWise 6.5, clique em GW65. As cores de background padrão do GroupWise 6.5 e do GroupWise 7 são as mesmas.

  5. Selecione para exibir linhas que separem os lembretes das tarefas.

  6. Clique em OK e depois em Fechar.

4.3.4 Enviando um calendário

Quando você envia um calendário, ele é enviado como um anexo de Calendário da Internet para uma mensagem de e-mail. Os anexos do Calendário da Internet têm a extensão de arquivo .ics.

  1. Clique o botão direito do mouse no calendário a ser exportado e clique em Enviar.

  2. Selecione o período.

    Selecione Calendário inteiro para enviar o calendário inteiro.

    ou

    Selecione Anterior para enviar parte de seu calendário. Se você selecionar Anterior, deverá especificar um intervalo de dias para envio.

  3. Selecione o nível de detalhe:

    Somente Hora Ocupada: Envia somente as informações de disponibilidade do calendário e nenhuma informação sobre os itens de calendário.

    Hora Ocupada e Assunto: Envia as informações de disponibilidade, bem como o assunto do compromisso.

    Detalhes Completos: Envia a hora ocupada e todas as informações associadas aos itens do calendário.

  4. Selecione Incluir Itens Particulares para incluir itens particulares.

  5. Selecione Incluir Anexos para incluir anexos.

  6. Clique em OK.

    Uma nova mensagem de e-mail é gerada com um anexo .ics.

  7. Especifique para quem você deseja enviar a mensagem e clique em Enviar.

4.3.5 Exportando um calendário

Quando você exporta um calendário, ele é exportado como um Calendário da Internet. Os anexos do Calendário da Internet têm a extensão de arquivo .ics.

  1. Clique o botão direito do mouse no calendário a ser exportado e clique em Exportar.

  2. Digite o nome de arquivo do item no campo Nome do Arquivo.

  3. Para gravar o item em um diretório diferente do mostrado, procure o novo diretório.

  4. Clique em Gravar.

4.3.6 Importando um calendário

Você pode importar um calendário gravado como um arquivo .ics. Para obter informações sobre como gravar um calendário como um arquivo, consulte a Seção 4.3.5, Exportando um calendário.

  1. Clique o botão direito do mouse na guia Calendário ou no calendário principal e depois clique em Importar Calendário.

  2. Especifique o nome de arquivo do calendário que deseja importar, incluindo o caminho para o arquivo, ou clique em Procurar e localize o arquivo.

  3. (Condicional) Para renomear o calendário, especifique o novo nome; do contrário, deixe o nome existente no campo Nome.

    Se o nome especificado para o novo calendário for igual ao do calendário que você já tem, o novo calendário será adicionado ao calendário existente.

  4. Se um campo de descrição estiver disponível para o calendário que você está importando, digite uma descrição e especifique se vai substituir ou adicionar ao conteúdo existente.

  5. Clique em OK.