2.2 Usando categorias para organizar itens

As categorias ajudam você a organizar seus itens. Você pode designar uma categoria a qualquer item, inclusive contatos. Crie e adicione categorias e atribua a cada uma delas uma cor de identificação. As cores são exibidas na Lista de Itens do Calendário.

2.2.1 Compreendendo categorias

Quando você designa uma categoria a um item, ele é exibido na cor da categoria. As categorias ajudam a organizar rapidamente os itens em grupos.

As categorias ajudam a organizar rapidamente os itens em grupos. Quatro categorias padrão (Continuação, Baixa prioridade, Pessoal e Urgente) estão disponíveis para atribuir aos itens. É possível modificar e apagar essas categorias, se preferir, e criar novas. Quando você atribui uma categoria a um item, por padrão, ele é exibido na cor da categoria.

Se você atribuir uma das categorias padrão a um item que estiver enviando, o item chegará na Caixa de Correio do destinatário com essa categoria atribuída. Se você designar uma categoria criada a um item que estiver enviando, o item chegará na Caixa de Correio do destinatário sem nenhuma categoria designada.

Se você atribuir uma das categorias padrão a um item em uma pasta compartilhada, a categoria aparecerá para todos os usuários no item da pasta compartilhada. Se você atribuir uma categoria que tenha criado a um item em uma pasta compartilhada, a categoria ficará visível apenas para você.

Para que os itens mostrem as diversas cores de categorias atribuídas a eles, adicione a coluna Categorias à tela de pasta ou exiba a pasta na tela de resumo. Quando você passa o cursor do mouse sobre a cor que representa a categoria, o nome da categoria é exibido. É possível classificar a própria coluna Categoria, e ela classifica os itens por categoria de acordo com a ordem que você definiu ao configurá-las. Quando classificados por categoria, os itens são exibidos em vários locais na lista classificada, se o item tiver várias categorias.

2.2.2 Atribuindo categorias a itens

Atribuindo uma categoria rapidamente

Em qualquer lista de itens:

  1. Clique no círculo de foco do ícone do item.

  2. Clique em uma categoria na lista suspensa.

    ou

    Se a categoria desejada não estiver na lista, clique em Mais para exibir a caixa de diálogo Editar categorias, selecione a categoria e clique em OK.

    As 10 categorias usadas mais recentemente são listadas. (Caso você ainda não tenha usado nenhuma categoria, as categorias serão mostradas em ordem alfabética.)

Atribuindo qualquer categoria a qualquer tipo de item

Para atribuir uma categoria a uma mensagem, compromisso, tarefa, anotação ou contato:

  1. Clique o botão direito do mouse no item.

  2. Clique em Categorias.

  3. Clique em uma categoria na lista suspensa.

    ou

    Se a categoria desejada não estiver na lista, clique em Mais para exibir a caixa de diálogo Editar categorias, selecione a categoria e clique em OK.

    As 10 categorias usadas mais recentemente são listadas. (Caso você ainda não tenha usado nenhuma categoria, as categorias serão mostradas em ordem alfabética.)

Para atribuir uma categoria a uma entrada do bloco de endereços:

  1. Abra um bloco de endereços pessoal.

  2. Localize o usuário desejado.

  3. Clique o botão direito do mouse no usuário.

  4. Clique em Detalhes e em Categorias.

  5. Clique em uma categoria no menu, depois clique em OK.

Atribuindo uma categoria usando as propriedades do item

  1. Abra um item existente, abra o controle deslizante de opções e clique no ícone de edição ao lado de Categorias, abaixo do menu suspenso Personalizar.

    ou

    Abra um novo item para composição, clique na guia Opções de Envio e, em seguida, clique em Editar categorias.

    Caixa de diálogo Categorias

    Se você atribuir uma das categorias padrão (Continuação, Baixa prioridade, Pessoal e Urgente) a um item que estiver enviando, o item chegará na Caixa de Correio do destinatário com essa categoria atribuída. Se você designar uma categoria criada a um item que estiver enviando, o item chegará na Caixa de Correio do destinatário sem nenhuma categoria designada.

  2. Na caixa de diálogo Editar categorias, selecione uma categoria e clique em OK.

Atribuindo várias categorias

  1. Clique o botão direito do mouse no item.

  2. Clique em Categorias > Mais para exibir a caixa de diálogo Editar categorias.

  3. Selecione as categorias desejadas.

  4. Clique em OK.

Removendo uma categoria de um item

  1. Clique o botão direito do mouse no item.

  2. Clique em Categorias > Mais para exibir a caixa de diálogo Editar categorias

  3. Anule a seleção da categoria a ser removida e clique em OK.

    A categoria é removida do item.

2.2.3 Trabalhando com categorias

Adicionando uma nova categoria

  1. Clique em Ações > Categorias > Mais para exibir a caixa de diálogo Editar categorias.

    Caixa de diálogo Categorias

  2. Digite o nome da categoria no campo Nova Categoria na parte inferior da caixa de diálogo Editar categorias.

  3. Clique em Adicionar.

    O botão Adicionar se torna ativo quando você começa a digitar um nome de categoria.

  4. Para designar uma cor a uma categoria, selecione o nome da categoria na lista e, em seguida, selecione o texto e as cores de segundo plano.

  5. Clique em OK para gravar a nova categoria.

    DICA:É possível também selecionar um item antes de criar a nova categoria e, em seguida, atribuir a nova categoria ao item selecionado imediatamente.

Renomeando uma categoria

  1. Clique em Ações > Categorias > Mais para exibir a caixa de diálogo Editar categorias.

  2. Selecione o nome da categoria e clique em Renomear.

  3. Digite o novo nome e clique em OK.

A categoria é renomeada na lista e para todos os itens aos quais ela foi designada.

Encontrando itens por categoria em uma pasta

  1. No canto superior direito de qualquer pasta, clique em Encontrar > Categorias e clique no nome da categoria.

    Todos os itens que foram designados a essa categoria são exibidos.

  2. Para limpar essa seleção, clique em ícone Encontrar em.

Classificando itens por categoria

  1. Adicione uma coluna Categoria à Lista de Itens da pasta, conforme descrito em Adicionar coluna.

  2. Clique na coluna Categoria para classificar a Lista de Itens por categoria.

Apagando uma categoria

  1. Clique em Ações > Categorias > Mais para exibir a caixa de diálogo Editar categorias.

  2. Selecione o nome da categoria e clique em Apagar.

  3. Clique em Sim e, em seguida, clique em OK.

A categoria é removida da lista e de todos os itens para os quais ela foi designada.

Usando cores de categorias na lista de itens

  1. Clique em Ações > Categorias > Mais para exibir a caixa de diálogo Editar Categorias.

  2. Selecione ou anule a seleção de Usar cores na Lista de Itens.

  3. Clique em OK.

Se você anular a seleção de Usar cores na Lista de Itens, a cor da categoria ainda aparecerá ao lado do ícone do item e na coluna Categoria.