Use a Data Automática para programar compromissos, tarefas e lembretes periódicos.
As Datas Automáticas podem ocorrer no mesmo dia todas as semanas (por exemplo, todas as segundas-feiras), nos mesmos dias do mês (por exemplo, no 15o e no último dia) ou em qualquer outra seqüência de datas definida. Você também pode utilizar a Data Automática para programar eventos irregulares ou infreqüentes, como feriados.
Quando você envia um item de data automática, o GroupWise copia esse item e coloca uma das datas definidas em cada cópia do item. Por exemplo, se você definir cinco datas para o evento, o GroupWise fará cinco cópias do item e programará uma cópia para cada data. Se você enviar o item a outros usuários, haverá cinco itens enviados com cinco ocorrências de data automática. Ao receber o evento, você encontrará cinco cópias do item recebido em sua Caixa de Correio, cada uma programada para uma data diferente.
Você pode criar uma data automática de três maneiras.
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No compromisso, na tarefa ou no lembrete que você está programando, clique em Ações e, em seguida, clique em Data Automática.
Clique nos dias que você deseja programar.
Para ir para outro ano, clique no botão de ano, digite o novo ano e clique em OK.
Para limpar todas as datas selecionadas, clique em Reconfigurar.
Clique em OK.
No compromisso, na tarefa ou no lembrete que você está programando, clique em Ações e, em seguida, clique em Data Automática.
Clique na guia Exemplo.
Na caixa de grupo Faixa, especifique as datas de início e término.
ou
Para especificar um determinado número de ocorrências em vez de uma faixa, especifique a data inicial, clique na lista suspensa Fim, clique em Ocorrências e especifique o número de ocorrências.
Clique na lista suspensa Dias da Semana e, em seguida, clique em uma opção.
Clique nos meses a serem programados. Para programar todos os meses, clique duas vezes em qualquer mês.
Se você tiver clicado em Dias do Mês, clique em uma opção da lista suspensa Em e, em seguida, clique nos dias numerados a serem programados (por exemplo, 1 e 15).
ou
Se você tiver clicado em Dias da Semana, clique no número ordinal ao lado do dia da semana que você deseja programar (por exemplo, 2a Ter).
ou
Se tiver clicado em Periódico, especifique a duração do período (por exemplo, Repetir em 15 Dias).
Para limpar as datas selecionadas, clique em Reconfigurar.
Para verificar se você programou as datas corretas, clique na guia Datas. As datas programadas na guia Exemplo são selecionadas nos calendários. Para anular a seleção de qualquer ocorrência, clique nos dias cuja seleção deseja anular na guia Datas.
Clique em OK.
Você pode programar itens periódicos para eventos que ocorrem em um determinado número de dias antes ou depois do dia da semana especificado. Por exemplo, você pode programar uma reunião para a segunda-feira seguinte ao primeiro domingo de cada mês (que pode ou não ser a primeira segunda-feira do mês).
No compromisso, na tarefa ou no lembrete que você está programando, clique em Ações e, em seguida, clique em Data Automática.
Clique na guia Exemplo.
Na caixa de grupo Faixa, especifique as datas de início e término.
Clique nos meses que deseja incluir. Para incluir todos os meses, clique duas vezes em qualquer mês na caixa de grupo Meses.
Clique em um ou mais números ordinais na linha do dia da semana no qual você deseja basear a programação (por exemplo, 1º na linha Dom).
Clique em um dia da semana (por exemplo, Dom).
Especifique o número de dias de diferença (por exemplo, 1) e clique em OK.
Para verificar as datas programadas, clique na guia Datas e verifique as datas selecionadas no calendário.
Clique em OK.
Você pode programar itens periódicos para eventos que ocorrem um determinado número de dias antes ou depois do último dia do mês. Por exemplo, se você deseja que um lembrete seja mostrado na Lista de Lembretes no penúltimo dia de cada mês, digite -1 na Etapa 8 a seguir.
No compromisso, na tarefa ou no lembrete que você está programando, clique em Ações e, em seguida, clique em Data Automática.
Clique na guia Exemplo.
Na caixa de grupo Faixa, especifique as datas de início e término.
Clique nos meses que deseja incluir.
Para incluir todos os meses, clique duas vezes em qualquer mês na caixa de grupo Meses.
Clique na lista pop-up Dias da Semana e, em seguida, clique em Dias do Mês.
Clique em um ou mais dias da semana (por exemplo, seg, qua e sex).
Para incluir todos os dias, clique duas vezes em qualquer dia na caixa de grupo.
Clique em Último e, em seguida, clique no botão Último.
Especifique o número de dias de diferença e clique em OK duas vezes.
Para verificar as datas programadas, clique na guia Datas e verifique as datas selecionadas no calendário.
Clique em OK.
Programe itens desta forma para eventos que ocorrem no mesmo dia da semana (por exemplo, toda segunda-feira), no mesmo dia do mês (por exemplo, dia 15 ou no último dia) ou em um período definido (por exemplo, quinzenalmente). Será muito mais fácil realizar o mesmo tipo de programação se você usar as guias Exemplo e Datas. Use as fórmulas somente se estiver familiarizado com elas.
No compromisso, na tarefa ou no lembrete que você está programando, clique em Ações e, em seguida, clique em Data Automática.
Clique na guia Fórmula.
Na caixa de grupo Faixa, especifique as datas de início e término.
ou
Para especificar um determinado número de ocorrências em vez de uma faixa, especifique a data inicial, clique em Ocorrências na lista suspensa Fim e especifique o número de ocorrências.
Digite o texto da fórmula.
Para limpar a caixa de diálogo Data Automática, clique em Reconfigurar.
Para verificar se os dias corretos foram programados, clique na guia Datas. Os dias programados são selecionados no calendário. Se desejar anular a seleção de uma ocorrência, clique no dia desejado na guia Datas.
Clique em OK.
Para obter informações sobre como digitar o texto da fórmula, consulte Usando operadores e funções de fórmulas de data automática .
Você pode programar itens de data automática por fórmula, datas ou exemplo. Use fórmulas somente se preferir; é muito mais fácil programar por datas ou exemplo.
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Use as funções de data automática relacionadas a seguir para programar dias específicos da semana, do mês ou do ano. Você deve utilizar a ortografia exata das funções. Por exemplo, o GroupWise lê "ter", mas não "terç". As funções de fórmula do GroupWise não fazem distinção entre maiúsculas e minúsculas.
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Por exemplo, TER programará todas as terças-feiras.
Por exemplo, o número 3 programará o dia 3 do mês. Além disso, a palavra ÚLTIMO programará o último dia do mês.
Por exemplo, 35 programará o trigésimo quinto dia do ano.
Por exemplo, JAN programará todos os dias de janeiro.
Por exemplo, 2003 programará todos os dias de 2003.
Por exemplo, TER(1). Programará a primeira terça-feira do mês. Além disso, DOM(ÚLTIMO) programará o último domingo do mês e SEX(ÚLTIMO-1) programará a penúltima sexta-feira do mês.
Um operador é um caractere ou uma palavra que você insere em uma fórmula de data automática para realizar uma operação específica. Uma prioridade é designada para cada operador, indicando que, quando uma fórmula é avaliada, algumas operações são realizadas antes de outras.
Você pode utilizar operadores de agrupamento para agrupar operadores de acordo com suas prioridades. A tabela a seguir mostra os operadores e suas prioridades. Detalhes adicionais sobre os operadores são fornecidos após a tabela.
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Use parênteses como operadores de agrupamento para mudar a prioridade de operadores ou para agrupar funções de modo a simplificar o entendimento.
Por exemplo, como a prioridade do operador E de prioridade alta (espaço) é mais alta que a prioridade do operador Ou (vírgula), a fórmula a seguir significa que todos os dias programados devem cair em uma terça ou uma quinta-feira do mês de julho ou de agosto.
ter,qui jul,ago
Em outras palavras, a fórmula é executada como se parênteses tivessem sido inseridos da seguinte maneira:
(ter,qui) (jul,ago)
Agora examine a seguinte fórmula:
(ter),(qui jul),(ago)
Essa fórmula programa todas as terças-feiras, todas as quintas-feiras do mês de julho, bem como todos os dias do mês de agosto. Observe como o significado muda quando são incluídos parênteses como na fórmula abaixo.
(ter,qui) (jul,ago)
De acordo com a fórmula anterior, todos os dias programados devem cair em uma terça ou quinta-feira do mês de julho ou agosto. O resultado final é que apenas as terças-feiras e as quintas-feiras de julho e agosto são programadas.
Um espaço entre duas funções atua como um operador E, o que significa que as duas funções devem ser verdadeiras. Por exemplo, 25 indica o 25o dia de todos os meses de todos os anos. Porém, 25 out indica que todos os dias programados devem cair no 25o dia do mês de outubro. E 25 out 2003 indica que todos os dias programados devem cair no 25o dia do mês de outubro do ano de 2003.
Você pode utilizar um operador de diferença positiva (+ ou a palavra MAIS) ou um operador de diferença negativa (- ou a palavra MENOS) para adicionar uma diferença relativa a uma função ou a uma instrução.
Por exemplo, para programar um evento três dias antes da primeira quinta-feira de fevereiro de todos os anos, você pode digitar a seguinte fórmula:
qui(1) fev-3
O operador de faixa (: ou a palavra Para) funciona como uma seqüência de operadores Ou (consulte Ou ) entre cada item (dia, mês, etc.) da faixa. Por exemplo, se desejar programar o 15o dia de cada mês, mas apenas se esse dia for um dia útil, digite uma das seguintes fórmulas:
15&seg:sex
15(seg:sex)
Essa fórmula indica que todos os dias programados devem cair no 15o dia do mês e estar entre segunda-feira e sexta-feira. Outra maneira de descrever a fórmula é dizer que todos os dias programados devem cair no 15o dia do mês e ser uma segunda-feira, uma terça-feira, uma quarta-feira, uma quinta-feira ou uma sexta-feira.
Os três operadores periódicos são A Cada, Iniciando e Terminando. Use A Cada com Iniciando e/ou Terminando para programar dias em intervalos regulares, iniciando e/ou terminando em uma data específica. Por exemplo, suponha que você deseje programar uma reunião para que ocorra uma vez por semana a partir de 3 de março de 2003 até 11 de junho de 2003. Você poderá utilizar a seguinte fórmula:
a cada 7 iniciando 3 mar 2003 terminando 11 jun 2003
A fórmula programará todo sétimo dia iniciando em 3 de março de 2003 e encerrando em 11 de junho de 2003. A data de início será sempre programada como o primeiro dia e a data de término só será programada se cair naturalmente no intervalo A Cada.
Se você não utilizar os operadores Iniciando e Terminando, a data de início ou a data de término será a primeira ou a última data do arquivo de Calendário.
Por exemplo, analise a seguinte fórmula:
a cada 7 iniciando mar 3 2003
A fórmula anterior programa cada sétimo dia a partir de 3 de março de 2003 até a última data no arquivo de Calendário. O comando A Cada funcionará com números até 30. Por exemplo, "a cada 45 iniciando mar 3 2003" não é uma fórmula válida.
Os seis operadores relativos são Antes de, Em/Antes de, Após, Em/Após, Próximo e Em/Próximo. Use esses operadores para programar dias relativos a uma data específica. Por exemplo, para programar a segunda-feira mais próxima de 6 de novembro de todos os anos, digite a seguinte fórmula:
seg em/próximo 6 nov
Se precisar programar a primeira terça-feira após 6 de novembro de 2003, digite a seguinte fórmula:
ter após 6 nov 2003
Você pode utilizar o operador Ou (uma vírgula ou a palavra Ou) para indicar que uma das duas funções ou instruções deverá ser verdadeira para que os dias sejam programados.
Por exemplo, para programar um compromisso no 15o dia de cada mês do ano de 2003, mas apenas se o 15o dia cair em uma terça-feira ou quinta-feira, digite a seguinte fórmula:
15 2003 (ter,qui)
Quando colocado antes de uma função, o operador Não (! ou a palavra Não) nega essa função.
Por exemplo, se quiser programar todos os dias de janeiro de 2003, com a exceção das terças e das quintas-feiras, você poderá utilizar esta fórmula:
jan 2003 !ter !qui
Como um espaço, o operador E de prioridade baixa (& ou a palavra E) quando localizado entre duas funções indica que as duas funções devem ser verdadeiras. Entretanto, o E de prioridade baixa tem a prioridade mais baixa de todos os operadores.
Por exemplo, analise a seguinte fórmula:
ter,qui jul,ago
Isso significa que os dias programados devem ser uma terça-feira ou uma quinta-feira do mês de julho ou agosto. Entretanto, suponha que você substitua o operador E de prioridade alta (um espaço) por um operador E de prioridade baixa, como na seguinte fórmula:
ter,qui e jul,ago
A fórmula acima indica que os dias programados devem ser uma terça-feira ou uma quinta-feira do mês de julho ou agosto. Na primeira fórmula, o operador E é avaliado antes dos operadores Ou. Na segunda, o operador E é avaliado depois dos operadores Ou.