Se a Caixa de Correio ou o Calendário contiverem muitos itens, talvez seja difícil encontrar um item específico. Os filtros permitem mostrar itens de acordo com critérios específicos. Por exemplo, um filtro pode mostrar apenas os itens que contêm determinada palavra no assunto. Você também pode utilizar um filtro para ocultar os itens indesejados.
Os filtros não movem nem apagam itens; eles apenas mostram determinados itens com base nos critérios especificados. Quando você limpa o filtro, todos os itens reaparecem. Os filtros criados afetam todas as pastas.
A caixa de diálogo básica Filtro permite filtrar as seguintes informações: De, Para, CC, Assunto, Mensagem e Categoria. Para filtrar campos adicionais, clique em Filtro Avançado.
Você pode limitar um filtro avançado especificando critérios adicionais. Para obter mais informações, consulte Limitando o filtro .
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Clique em uma pasta (por exemplo, Caixa de Correio, Lixo ou uma pasta que você tenha criado).
Os filtros afetam todas as pastas. Ao clicar em uma pasta, você pode ver os resultados do filtro imediatamente.
ou
Clique na Lista de Tarefas, de Lembretes ou de Compromissos na tela de calendário.
O filtro se aplica a todas as listas na tela de calendário. Por exemplo, se você clicar na Lista de Lembretes, as Listas de Compromissos e de Tarefas também serão afetadas pelo filtro.
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No canto superior direito da Janela Principal ou da tela de calendário, clique duas vezes em 
.
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Clique em Filtro Avançado.
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Na primeira lista suspensa, clique no campo que você deseja filtrar.
Por exemplo, clique em De se desejar mostrar itens de uma pessoa específica. Para saber o que os campos representam, consulte Noções básicas sobre campos de regras e filtros .
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Clique na lista suspensa do operador 
e, em seguida, clique em um operador.
Para saber mais sobre os operadores, consulte Usando filtro e operadores de regras .
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Digite os critérios para o filtro.
ou
Se critérios forem fornecidos, clique na lista suspensa e, em seguida, clique em um critério existente.
Se digitar critérios, como o nome de uma pessoa ou um assunto, você poderá incluir curingas, como um asterisco (*) ou um ponto de interrogação (?). O texto digitado não faz distinção entre maiúsculas e minúsculas. Para saber mais sobre caracteres curinga e switches, consulte Usando switches e caracteres curinga de regras e filtros .
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Clique na última lista suspensa e, em seguida, clique em Fim.
ou
Clique na última lista suspensa e, em seguida, clique em E ou Ou para limitar o filtro adicionando mais critérios de filtragem.
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Leia o texto da caixa de diálogo Filtro que começa com "Inclui entradas onde..." à medida que cria o filtro. Isso resume o modo como o filtro funcionará.
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Clique em OK e, em seguida, clique em OK novamente.
O ícone de filtro muda para 
indicando que um filtro está ativo.
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Para gravar o filtro e usá-lo posteriormente, clique em , clique em Filtro, clique em Gravar, digite um nome e, em seguida, clique em OK.
Você pode limitar um filtro avançado especificando critérios adicionais. Cada critério do filtro é mostrado em uma linha separada. As opções da lista suspensa permitem expandir os critérios do filtro. Os métodos usados para adicionar e apagar linhas de modo a limitar os filtros são explicadas a seguir.
Cria uma nova linha. O filtro mostrará os itens que correspondem às condições de cada linha associada por E.
Cria uma nova linha. O filtro mostrará os itens que correspondem às condições em qualquer uma das linhas associadas por Ou. Os itens não precisam corresponder às condições de ambas as linhas.
Insere uma nova linha abaixo da linha atual e empurra as linhas restantes para baixo. Inserir Linha será útil se você já tiver criado um filtro e quiser adicionar outros critérios entre os existentes.
Remove a linha atual do filtro.
Inicia um novo grupo de linhas. Você poderá associar os grupos com E ou Ou. Se dois grupos estiverem associados por E, os itens deverão corresponder a todas as condições de ambos os grupos. Se dois grupos estiverem associados por Ou, os itens deverão corresponder a todas as condições de um dos grupos, mas não necessariamente de ambos.
Indica a última linha de condições no filtro. Se você selecionar Fim em uma linha seguida de outras linhas ou grupos, as linhas e os grupos subseqüentes serão apagados.
Esses switches e caracteres curinga só estarão disponíveis nas caixas de diálogo Filtro e Definir Condições se você tiver selecionado determinados campos que exigem a digitação de um texto adicional. Os switches e os caracteres curinga só podem ser aplicados quando você seleciona o operador [ ] Contém.
Os operadores disponíveis dependem do campo que você seleciona na primeira lista suspensa.
= Igual a |
Tipo de Item = Correio |
Apenas mensagens de correio. |
! Diferente de |
Tipo de Item ! Compromisso |
Todos os tipos de item, exceto compromissos. |
< Less Than |
Número Aceito < 4 |
Itens aceitos por menos de quatro destinatários. |
<= Less Than or Equal To |
Número Aceito <= 4 |
Itens aceitos por 4 ou menos destinatários. |
> Greater Than |
Número Lido > 6 |
Itens lidos por mais de 6 destinatários. |
>= Greater Than or Equal To |
Número Lido >= 6 |
Itens lidos por 6 ou mais destinatários. |
= Igual ao Campo |
Número Aceito = Total de Destinatários |
Itens aceitos por um número de destinatários igual ao número total de destinatários. |
! Diferente do Campo |
Número Lido ! Número Aceito |
Itens lidos por um número de destinatários diferente do número de destinatários que os aceitaram. |
< Less Than Field |
Número Aberto < Total de Destinatários |
Itens abertos por um número de destinatários menor que o total de destinatários. |
<= Less Than or Equal to Field |
Número Aberto <= Total de Destinatários |
Itens abertos por um número de destinatários menor ou igual ao total de destinatários. |
> Greater Than Field |
Número Aberto > Número Apagado |
Itens abertos por um número de destinatários maior do que o número de destinatários que os apagaram. |
>= Greater Than or Equal to Field |
Número Aberto >= Número Apagado |
Itens abertos por um número de destinatários maior ou igual ao número de destinatários que os apagaram. |
[ ] Inclui |
Status do Item [ ] Concluído |
Itens que foram concluídos. |
! Não Inclui |
Status do Item ! Aceito |
Itens que não foram aceitos. |
[ ] Contém |
De [ ] Bill |
Itens cujo campo De contém "Bill", como itens de Bill Jones, Bill Smith e assim por diante. Contém não aceita o uso de curingas. |
[x] Não Contém |
De [x] Bill |
Itens cujo campo De não contém "Bill", como Bill Jones, Bill Smith e assim por diante. Não Contém não aceita o uso de curingas. |
|-> Begins With |
Para -> cli |
Itens em que o campo Para começa com "cli", como "Clientes" ou "Clive Winters". |
= Corresponde a |
Assunto = relatórios de clientes |
Itens cuja linha Assunto contém "Relatórios de Clientes". |
= Em |
Criado = Hoje |
Itens que foram enviados hoje. |
>= On or After |
Criado >= Ontem |
Itens que foram enviados ontem ou em uma data posterior a ontem. |
> After |
Criado > Ontem |
Itens que foram enviados em uma data posterior a, mas excluindo, ontem. |
< Before |
Vencimento/Data de Término < Amanhã |
Tarefas que vencem antes de amanhã. |
<= On or Before |
Vencimento/Data de Término <= Amanhã |
Tarefas cuja data de vencimento é amanhã ou antes. |
-> Dentro de |
Vencimento/Data de Término -> 3 Dias |
Tarefas que vencem hoje ou dentro de três dias. |
<- Previous |
Vencimento/Data de Término <- 3 Dias |
Tarefas que venceram hoje ou há três dias. |
= Na Data |
Criado = 29/05/03 |
Itens criados em 29 de maio de 2003. |
> After Date |
Criado > 29/05/03 |
Itens criados depois de 29 de maio de 2003. |
>= On or After Date |
Criado >= 29/05/03 |
Itens criados em 29 de maio de 2003 ou depois. |
< Before Date |
Criado < 29/05/03 |
Itens criados antes de 29 de maio de 2003. |
<= On or Before Date |
Criado <= 29/05/03 |
Itens criados em 29 de maio de 2003 ou antes. |
A tabela a seguir explica muitos dos campos que ficam disponíveis quando você cria um filtro ou uma regra. Outros campos definidos pelo usuário também podem estar disponíveis.
Para obter informações sobre os campos que ficam disponíveis quando você filtra a pasta Contatos, consulte Campos de contato .
Conta |
A conta usada para enviar ou a conta da qual o item foi recebido. |
Especifique GroupWise, POP3, IMAP ou NNTP. |
Data Designada |
A data de início de uma tarefa. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um período para a tarefa ou uma data exata. |
Lista de Anexos |
Tipos de anexos, como arquivos, sons, filmes ou objetos OLE. |
Selecione um anexo na lista suspensa. |
Anexos |
Anexos que contêm determinado texto ou expressões especificadas. |
Especifique o texto do anexo. |
Autor |
O nome da pessoa que é autora do documento. |
Especifique o nome do autor do documento. |
Empresa de Quem Ligou |
O texto que aparece na caixa Empresa de Quem Ligou de um recado. |
Especifique o nome de uma empresa. |
Nome de Quem Ligou |
O texto que aparece na caixa Quem Ligou de um recado. |
Especifique o nome de quem ligou. |
Telefone de Quem Ligou |
Um número de telefone que aparece na caixa Telefone de um recado. |
Especifique um número de telefone. |
Categoria |
A categoria designada a um item. |
Especifique uma categoria existente. |
Copiar Tipo |
O tipo de mensagem que um usuário recebe (Para, CC ou CO). |
Selecione Para, CC ou CO na lista suspensa. |
Criado |
A data em que você clicou no botão Enviar ou publicou um item no Calendário. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um período para o item ou uma data exata. |
Data de Abertura |
A data em que o documento foi aberto pela última vez. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um período para o documento ou uma data exata. |
Entregue |
A data e o horário em que o item foi mostrado nas Caixas de Correio dos destinatários. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um período para o item ou uma data exata. |
Data da Criação do Documento |
A data em que o documento foi criado. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um período para o item ou uma data exata. |
Criador do Documento |
O nome da pessoa que criou o documento. |
Especifique o nome do criador do documento. |
Número do Documento |
O número de um documento. |
Especifique um número inteiro. |
Tipo de Documento |
O tipo de um documento da biblioteca, como um formulário, um relatório de despesas ou um memorando. |
Especifique um tipo de documento. |
Vencimento/Data de Término |
A data de vencimento de uma tarefa ou a data e o horário de término de um compromisso. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um período para a tarefa ou compromisso ou uma data exata. |
Extensão de Nome de Arquivo |
A extensão do nome de arquivo de um documento em uma biblioteca. |
Especifique uma extensão de nome de arquivo (por exemplo, .exe). |
De |
O nome de uma pessoa que aparece na caixa De de um item. |
Especifique o nome contido na caixa De. |
Origem do Item |
Se o item foi recebido, enviado, publicado ou se é um item de rascunho. |
Selecione a origem do item na lista suspensa. |
Status do Item |
Se um item foi aceito, concluído, aberto, lido, marcado como particular ou se o assunto está oculto. |
Selecione o status do item na lista suspensa. |
Tipo de Item |
Tipos de itens, como mensagens de correio, compromissos, etc. |
Selecione o tipo de item na lista suspensa. |
Biblioteca |
A biblioteca em que os documentos estão armazenados. |
Selecione a biblioteca na lista suspensa. |
Mensagem |
Texto que aparece na caixa Mensagem de um item. |
Digite parte ou todo o texto da caixa Mensagem. |
Meu Assunto |
Texto que aparece no campo Meu Assunto da guia Personalizar. |
Especifique parte ou todo o texto de Meu Assunto. |
Número Aceito |
O número de destinatários que aceitaram o item enviado. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa. |
Número Concluído |
O número de destinatários que concluíram o item enviado. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa. |
Número Apagado |
O número de destinatários que apagaram o item enviado. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa. |
Número Aberto |
O número de destinatários que abriram o item enviado. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa. |
Número Respondido |
O número de destinatários que responderam ao item enviado. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa. |
Aberto Por |
O nome da última pessoa que abriu essa versão do documento. |
Especifique um nome. |
Local |
O texto que aparece na caixa Local de um compromisso. |
Digite parte ou todo o texto da caixa Local. |
Publicado Por |
Nome que aparece na caixa De de um item enviado. |
Especifique o nome contido na caixa De. |
Prioridade |
A prioridade de um item: alta, padrão ou baixa. |
Selecione a prioridade na lista suspensa. |
Opções de Envio |
Itens com uma opção de resposta solicitada. |
Selecione a opção na lista suspensa. |
Tamanho |
O tamanho de um item, incluindo seus anexos. |
Especifique um número inteiro. |
Iniciado |
A data de início de uma tarefa. Quando uma tarefa é transportada para o dia seguinte, a data de início torna-se a nova data. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um período para a tarefa ou uma data exata. |
Subclasse |
Outros itens, como formulários, mensagens personalizadas e programas C3PO. |
|
Assunto |
O texto que aparece na caixa Assunto de um item. |
Especifique parte ou todo o texto da caixa Assunto. |
Categoria da Tarefa |
A prioridade alfabética de uma tarefa (A, B, C e assim por diante). |
Especifique uma única letra. |
Prioridade da Tarefa |
A prioridade numérica de uma tarefa (1, 2, 3 e assim por diante). |
Especifique um número inteiro. |
Estado do Processo |
O "estado" designado a um item em um processo de mensagem. |
Especifique Ler, Observar ou Ignorar. |
Para |
O nome de uma pessoa que aparece na caixa Para de um item. |
Especifique um nome na caixa Para. |
Total de Destinatários |
O número total de destinatários de um item. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa. |
Data de Criação da Versão |
A data em que uma versão específica de um documento foi criada. |
Dependendo do operador, você poderá especificar um período para o documento ou uma data exata. |
Criador da Versão |
O nome da pessoa que criou esta versão de um documento. |
Especifique o nome do criador do documento. |
Descrição da Versão |
A descrição da versão do documento. |
Especifique uma descrição para a versão do documento. |
Número da Versão |
O número da versão do documento. |
Selecione a versão na lista suspensa ou clique em Selecionar Versão e especifique o número da versão. |
Status da Versão |
O status atual de um documento. |
Selecione um status na lista suspensa. |
Nome da Tela |
O nome da tela em que você está criando ou lendo um item. Os nomes de telas correspondem aos nomes mostrados quando você clica na seta para baixo ao lado dos botões de tela de item na barra de ferramentas. |
Especifique um nome de tela. |
Se utilizar o filtro na pasta Contatos, você poderá filtrar por quaisquer informações de um registro de contatos, por exemplo, departamento, nome do meio, cargo, etc. Você também poderá filtrar pela agência postal, pelo domínio ou pelo domínio da Internet do contato. Se a pasta Contatos mostrar contatos do bloco de endereços Contatos Freqüentes, você poderá filtrar por Última Referência (a data em que você recebeu o último item desse contato) e por Contagem de Referência (o número total de vezes que você recebeu itens desse contato).
para selecionar um nome em uma lista.
e selecione um nome de categoria.