9.7 Enviando e recuperando itens no modo Remoto

Use Enviar/Recuperar para sincronizar as Caixas de Correio Remota e Online.

Quando você se conecta ao sistema GroupWise, os itens enviados da Caixa de Correio Remota são entregues aos destinatários. O Remoto também envia uma solicitação à caixa de Correio Online para recuperar seus itens, como os e-mails. O sistema GroupWise processa a solicitação e, em seguida, envia os itens para a Caixa de Correio Remota, restringindo-os de acordo com os limites definidos por você na caixa de diálogo Enviar/Recuperar. Além de itens, você pode recuperar regras, documentos e blocos de endereços.

Esta seção contém os seguintes tópicos:

9.7.1 Fazendo download de itens, regras, endereços e documentos para a Caixa de Correio Remota

  1. Se você estiver executando o GroupWise no modo Online, clique em Ferramentas > Remoto, digite a senha da Caixa de Correio Online, selecione um número de telefone para conexão, se solicitado, e clique em OK.

    ou

    Se você estiver executando o GroupWise no modo Remoto, clique em Contas > Enviar/Recuperar > Opções do GroupWise.

    Caixa de diálogo Enviar/Recuperar

  2. Para recuperar itens, verifique se a opção Itens está selecionada, clique em Avançado, clique em uma guia (se houver alguma disponível), clique em uma opção e, em seguida, clique em OK.

    Se especificar que os itens recuperados devem ser limitados, por exemplo, selecionando Obter Apenas Linha do Assunto ou configurando limites de tamanho, você poderá fazer download do restante do item (ou dos itens) mais tarde. Consulte Recuperando itens que não foram completamente baixados.

    Se você estiver no modo Remoto e só desejar fazer download dos novos itens, selecione Novos Apenas na guia Recuperar.

  3. Clique em OK.

  4. Para recuperar regras, clique em Regras para selecioná-las.

  5. Para recuperar endereços do Bloco de Endereços do sistema, clique em Bloco de Endereços do Sistema para selecioná-lo, clique em Filtro, especifique os endereços a serem recuperados e clique em OK.

    Como na recuperação de blocos de endereços a conexão do modem pode ser demorada, é recomendável recuperar blocos de endereços usando uma conexão de rede ou TCP/IP.

    Para obter mais informações sobre como filtrar o Bloco de Endereços do sistema, consulte Filtrando o bloco de endereços do sistema da Caixa de Correio Remota.

  6. Para recuperar seus blocos de endereços pessoais, clique em Blocos de Endereços Pessoais para selecioná-los.

  7. Para recuperar cópias de documentos da sua Caixa de Correio Online, marque a caixa de seleção Documentos, clique em Documentos, selecione seus documentos, marque os documentos aplicáveis como Em Uso e clique em OK.

    Ao marcar um documento como Em Uso, você evita que outros usuários o modifiquem. Se você não marcar o documento como Em Uso, alguém poderá editá-lo enquanto a cópia estiver na Caixa de Correio Remota. Se você editar o documento e retorná-lo à Biblioteca Master, ele será gravado como uma nova versão e suas edições não serão gravadas na outra versão. Se não pretende editar um documento, não o marque como Em Uso.

    Quando você sai de um documento Em Uso, o sistema solicita que o documento seja enviado à Biblioteca Master e marcado como Disponível. Se tiver terminado de trabalhar no documento, marque-o como Disponível de modo que outros usuários possam acessá-lo para edição.

  8. Se você estiver no modo remoto e desejar especificar a conexão e o local remoto antes de fazer o download, clique em Configurar, selecione o local remoto na lista suspensa Conectando de, selecione uma conexão na lista suspensa Conectando a e clique em OK.

  9. Clique em Conectar ou em Concluir.

Se você estiver no modo Remoto, todos os itens da lista Solicitações Pendentes serão enviados nesse momento.

9.7.2 Enviando itens no modo Remoto

  1. Crie um novo item e clique em Enviar na barra de ferramentas.

    O Remoto coloca o item na lista Solicitações Pendentes. Quando você se conecta com o sistema GroupWise master, todos os itens da lista Solicitações Pendentes são enviados.

  2. Clique em Contas > Enviar/Recuperar e, em seguida, clique na conta remota.

    ou

    Se você deseja especificar sua conexão e localização remota antes de enviar o item, clique em Contas > Enviar/Recuperar > Opções do GroupWise, clique em Configurar, selecione a localização remota na lista suspensa Conectando de, selecione uma conexão na lista suspensa Conectar a, clique em OK e Conectar.

Enquanto seus itens são enviados, os novos itens são recuperados de acordo com as especificações feitas na caixa de diálogo Enviar/Recuperar.

Você poderá alternar entre tipos de conexões (rede, modem e TCP/IP) se não houver uma solicitação pendente na conexão da qual estiver alternando. Por exemplo, se estiver recuperando e enviando itens com uma conexão de rede e se desconectar antes de a transmissão ser concluída, você não poderá alternar para uma conexão de modem mais tarde para processar as solicitações. Conclua as solicitações originais com a conexão original.

9.7.3 Vendo solicitações pendentes

Sempre que você executa uma ação que exige o envio de informações da Caixa de Correio Remota para a Caixa de Correio Online, o GroupWise cria uma solicitação que é inserida na lista Solicitações Pendentes. Quando você se conecta com o sistema GroupWise master, todas as solicitações são enviadas para a Caixa de Correio Online. Use Solicitações Pendentes para verificar se existem solicitações pendentes.

  1. Clique em Contas > Solicitações Pendentes.

    Caixa de diálogo Solicitações Pendentes

Para evitar que uma solicitação seja processada, clique na solicitação e, em seguida, clique em Apagar. Somente as solicitações não enviadas para o sistema GroupWise master e que tiverem o status “Esperando Transmissão” poderão ser apagadas. Se já tiver enviado uma solicitação para o sistema GroupWise master, você não poderá cancelá-la.

9.7.4 Recuperando itens que não foram completamente baixados

Se você definir restrições de limite de tamanho ou especificar Apenas a Linha do Assunto quando fizer download de itens, alguns itens da Caixa de Correio Remota poderão ser apenas parcialmente transferidos por download.

  1. Selecione os itens na Caixa de Correio Remota.

  2. Clique em Contas > Recuperar Itens Selecionados.

  3. Para se conectar imediatamente com a Caixa de Correio Online, clique em Conectar Agora.

    ou

    Para criar a solicitação mas não enviá-la, clique em Conectar Depois. Dessa forma, você pode esperar até ter diversas solicitações e se conectar mais tarde.

9.7.5 Usando o recurso Ocupado no modo Remoto

  1. Crie um novo compromisso.

  2. Para selecionar o primeiro dia de reunião possível, clique em ícone Calendário e, em seguida, clique em uma data.

  3. Clique em Pesquisa por Horário Disponível na barra de ferramentas.

    Caixa de diálogo Ocupado no modo Remoto

  4. Para se conectar imediatamente ao seu sistema master do GroupWise e pesquisar horários disponíveis, clique em Conectar Agora.

    ou

    Para pesquisar horários disponíveis depois, clique em Conectar Depois.

    Ao clicar em Conectar Depois, você cria uma solicitação de pesquisa de horário disponível, mas não a envia ao sistema GroupWise master. Você pode gravar o compromisso como um item de rascunho na pasta Trabalho em Andamento até que possa enviá-lo. Quando estiver pronto para verificar horários de compromissos mais tarde, clique em Ocupado e, em seguida, clique em Conectar Agora.

  5. Quando a janela Escolher Horário do Compromisso for mostrada, clique em Seleção Auto. para escolher o primeiro horário de reunião disponível. Clique em Seleção Auto. até que o melhor horário disponível seja mostrado e, em seguida, clique em OK.

    ou

    Clique na guia Horários Disponíveis, clique em um horário disponível e, em seguida, clique em OK.

  6. Conclua o compromisso e clique em Enviar na barra de ferramentas.

Se você se desconectar antes do retorno de todas as informações de programação de uma pesquisa de horário disponível, clique em Ocupado novamente para atualizar as informações na solicitação de pesquisa de horário disponível original.

9.7.6 Filtrando o bloco de endereços do sistema da Caixa de Correio Remota

Normalmente, o bloco de endereços do sistema é grande porque contém informações de toda a organização. Se você não precisar de todas as informações desse bloco de endereços ao utilizar o GroupWise fora do escritório, use o Filtro do Bloco de Endereços do Sistema para recuperar do sistema GroupWise apenas os endereços dos usuários, os endereços dos recursos e os grupos públicos que precisar.

Por exemplo, a instrução de filtro, Departamento de [ ] Marketing, informa o GroupWise para recuperar todos os endereços que contenham o termo “Marketing” na coluna Departamento do Bloco de Endereços. Dessa forma, você poderá entrar em contato com qualquer funcionário do departamento de Marketing enquanto estiver viajando.

Você também deve recuperar informações do bloco de endereços do sistema antes de deixar o escritório para economizar o tempo e os custos de download, especialmente se estiver planejando viajar para um local onde haverá tarifas telefônicas interurbanas.

  1. Se você estiver executando o GroupWise no modo Online, clique em Ferramentas > Remoto, digite a senha da Caixa de Correio Online, selecione um número de telefone para conexão, se solicitado, e clique em OK.

    ou

    Se você estiver executando o GroupWise no modo Remoto, clique em Contas > Enviar/Recuperar > Opções do GroupWise.

  2. Clique em Bloco de Endereços do Sistema e, em seguida, clique em Filtro.

    Caixa de diálogo Filtro do Bloco de Endereços do Sistema

  3. Clique em uma coluna do Bloco de Endereços na primeira lista suspensa.

    Por exemplo, clique em Depto para pesquisar endereços de um departamento específico.

  4. Clique na lista suspensa do operador e, em seguida, clique em um operador e digite os critérios de pesquisa na caixa ou clique em um valor, se fornecido.

    Por exemplo, clique em [ ] e digite Contas para pesquisar endereços do departamento de Contas. Use o operador mais adequado à sua pesquisa. Os critérios de pesquisa, como o nome de uma pessoa ou um assunto, podem incluir caracteres curinga, como um asterisco (*) ou um ponto de interrogação (?). O filtro não faz distinção entre maiúsculas e minúsculas nos critérios digitados.

  5. Para adicionar mais condições de filtragem, clique na última lista suspensa e, em seguida, clique em E.

  6. Após especificar todas as condições de filtragem, leia o texto que começa com “Inclui entradas onde...” ao criar o filtro. Isso resume o modo como o filtro funcionará.

  7. Clique em OK, clique em Conectar.

Para obter mais informações sobre operadores, consulte Utilizando filtros e operadores de regras.

9.7.7 Apagando itens da Caixa de Correio Remota

Use Apagar e Esvaziar, e Gerenciar Tamanho da Biblioteca para remover itens da Caixa do Correio Remota.

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Apagando itens da Caixa de Correio Remota

No modo Remoto, você pode apagar e recolher itens, além de esvaziar o Lixo, da mesma forma que no modo Online.

  1. Clique no item da Caixa de Correio.

  2. Clique em Editar > Apagar.

  3. Se você estiver apagando um item enviado, clique em uma das opções disponíveis.

  4. Para liberar espaço em disco, clique em Editar > Esvaziar Lixo.

    Esse procedimento remove permanentemente todos os itens apagados da sua Caixa de Correio Remota.

    Na próxima vez que você se conectar com o sistema GroupWise master, as mudanças nas Caixas de Correio Remota e Online serão sincronizadas automaticamente. Você pode desativar essa sincronização mudando as opções de exclusão em Propriedades do Remoto. Consulte Mudando as opções de exclusão do Remoto.

Apagando documentos desnecessários da Biblioteca Remota

A exclusão de arquivos do Gerenciamento de Espaço em Disco da Biblioteca Remota não remove esses arquivos da Biblioteca Master. Também não remove as referências dos documentos apagados. Os arquivos só serão removidos do computador em que a Caixa de Correio Remota está localizada, liberando espaço em disco.

  1. No modo Remoto, clique em Ferramentas > Gerenciar Tamanho da Biblioteca.

  2. Selecione os documentos que deseja apagar e clique em Apagar.

  3. Quando terminar, clique em Fechar.

Se você apagar um documento Em Uso, o status do documento na Biblioteca Master será redefinido como Disponível na próxima vez que você se conectar com a Caixa de Correio Online.