Novell Documentation: GroupWise 7

6.6 Criando regras

Você pode automatizar várias ações do GroupWise, como resposta a mensagens quando estiver fora do escritório, excluir itens ou classificar itens em pastas. Para isso, use regras a fim de definir um conjunto de condições e ações que deverão ser executadas quando ocorrerem essas situações.

Ao criar uma regra, você precisa seguir este procedimento:

Atribua um nome à regra.
Selecione um evento. O evento é o elemento que aciona a regra.
Selecione os tipos de itens que serão afetados pela regra.
Adicione uma ação. A ação é o que você deseja que a regra faça quando é acionada.
Grave a regra.
Verifique se a regra está habilitada.

Você pode especificar muito mais opções para limitar os itens afetados por uma regra. Por exemplo, você pode aplicar uma regra apenas aos compromissos aceitos, aos itens que contêm uma determinada palavra na caixa Assunto ou aos itens com prioridade alta. Use Definir Condições para limitar ainda mais as regras. Consulte Limitando os itens afetados por uma regra.

Esta seção contém os seguintes tópicos:

6.6.1 Ações que podem ser executadas por uma regra

Table 6-5 Regras e ações

Ação	Resultado
Enviar Correio	Envia uma mensagem de correio preparada aos destinatários especificados quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, se precisar informar seu chefe sempre que receber um relatório mensal de outro grupo de pessoas, você poderá ter uma regra para enviar uma mensagem assim que receber o relatório.
Encaminhar	Encaminha os itens para um ou mais usuários quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, se estiver em uma equipe principal, você poderá ter uma regra para encaminhar atas de reunião aos integrantes de outras equipes.
Delegar	Delega um compromisso, um lembrete ou uma tarefa a outro usuário quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, se alguém estiver substituindo você enquanto estiver fora do escritório, sua regra poderá delegar compromissos, tarefas ou lembretes a essa pessoa.
Responder	Envia uma resposta preparada ao remetente quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, se você precisar se ausentar do escritório por vários dias, a regra poderá enviar uma resposta aos itens recebidos indicando quando você estará de volta. Você também pode usar Definir Condições para impedir que as respostas sejam enviadas a servidores de listas de correio e a outros grupos extensos.
Aceitar	Aceita um compromisso, um lembrete ou uma tarefa quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, sua regra poderá aceitar todos os compromissos de uma determinada pessoa.
Apagar/Recusar	Apaga ou recusa qualquer item quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, caso você nunca esteja disponível para reuniões em um determinado dia da semana, sua regra poderá recusar qualquer compromisso programado para esse dia.
Esvaziar Item	Apaga os itens do Lixo quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, sua regra poderá apagar do Lixo itens de uma empresa que envia mensagens indesejadas freqüentemente.
Mover para Pasta	Move os itens para uma pasta quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, você poderá mover todos os itens que contenham determinadas palavras no campo Assunto para uma pasta comum.
Vincular à Pasta	Vincula os itens a uma ou mais pastas quando as condições da regra são atendidas. Ao vincular um item a uma pasta, você poderá vê-lo em mais de uma pasta. Por exemplo, se você tiver um item relacionado aos Departamentos de Marketing e Pessoal, poderá colocá-lo na pasta Marketing e vinculá-lo à pasta Pessoal. Você poderá abri-lo em qualquer uma das duas pastas.
Marcar como Particular	Marca todos os itens que atendem às condições da regra como particulares. Quando um item é marcado como particular, você pode restringir o acesso de seus proxies a ele. Por exemplo, sua regra poderá marcar como Particular todos os itens recebidos de seus familiares.
Marcar Lido	Marca todos os itens que atendem às condições da regra como se tivessem sido lidos. Por exemplo, se você estiver examinando um thread de respostas em uma pasta compartilhada e não desejar mais segui-lo, sua regra poderá marcar todos os itens do thread como lidos, para que não sejam classificados na parte superior da Lista de Itens.
Marcar Não Lido	Marca todos os itens que atendem às condições da regra como se não tivessem sido lidos. Por exemplo, você poderá criar uma regra ativada pelo usuário para marcar como não lidos todos os itens abertos que tenham sido enviados pelo gerente. Dessa forma, você se lembrará de relê-los ou de trabalhar neles.
Parar Processamento da Regra	Impede que outras regras atuem sobre os itens que satisfazem às condições da regra. As regras são executadas na ordem em que são mostradas na caixa de diálogo Regras. Se houver outras regras que normalmente afetem esses itens, essa ação impedirá que elas sejam executadas.

6.6.2 Eventos que acionam uma regra

Table 6-6 Eventos que acionam uma regra

Evento	Resultado
Novo Item	A regra é acionada quando um novo item é colocado em sua Caixa de Correio do GroupWise. Quando você clica em Recebido, apenas os itens recebidos acionam a regra. Quando você clica em Enviado, apenas os itens enviados acionam a regra. Quando você clica em Publicado, a regra é acionada sempre que uma tarefa, um lembrete ou um compromisso é criado. Quando você clica em Rascunho, apenas os itens marcados como não concluídos, ou rascunhos, acionam a regra.
Item Arquivado	A regra é acionada quando um item é colocado em uma pasta específica. Se nenhuma pasta for especificada, a regra será acionada quando um item for movido para qualquer pasta.
Abrir Pasta	A regra é acionada quando uma pasta específica é aberta. Se nenhuma pasta for especificada, a regra será acionada quando qualquer pasta for aberta.
Fechar Pasta	A regra é acionada quando uma pasta específica é fechada. Se nenhuma pasta for especificada, a regra será acionada quando qualquer pasta for fechada.
Iniciar	A regra é acionada quando o GroupWise é inicializado.
Sair	A regra é acionada quando você sai do GroupWise.
Ativado pelo Usuário	A regra só poderá ser acionada manualmente se você selecioná-la na caixa de diálogo Regras e clicar em Executar. Por exemplo, em vez de ter uma regra que mova sempre determinados itens para uma pasta, os itens poderão ser acumulados na Caixa de Correio e, depois, movidos de uma só vez. Antes de acionar uma regra manualmente, selecione os itens ou as pastas que serão afetados por essa regra na tela Caixa de Correio ou Calendário.

6.6.3 Criando uma regra

Clique em Ferramentas > Regras e, em seguida, clique em Nova.
Digite um nome no campo Regra.
Clique na lista pop-up Quando o evento é e, em seguida, clique em um evento para acionar a regra.
Se tiver clicado em Novo Item, Iniciar, Sair ou Ativado pelo Usuário, clique em uma ou mais origens para o item. Por exemplo, clique em Recebido e Publicado.

ou

Se tiver clicado em Item Arquivado, Abrir Pasta ou Fechar Pasta, clique no ícone da pasta, clique em uma pasta e, em seguida, clique em OK para mostrar o nome da pasta.
Clique em um ou mais tipos de item sobre os quais a regra deverá agir na lista Tipos de Item.

Se desejar restringir ainda mais os itens afetados pela regra, clique em Definir Condições, clique nas opções adequadas e, em seguida, clique em OK. Para obter mais informações, consulte Limitando os itens afetados por uma regra.
Clique em Adicionar Ação e, em seguida, clique na ação a ser executada pela regra.

Em algumas ações, como Enviar Correio e Responder, você deverá preencher informações adicionais.
Clique em Gravar.

Para funcionar, uma regra precisa ser habilitada. Consulte Habilitando ou desabilitando uma regra.

6.6.4 Criando uma regra de férias

Clique em Ferramentas > Regras e, em seguida, clique em Nova.
Digite um nome no campo Regra, como Regra de Férias.
Clique na lista pop-up Quando o evento é e, em seguida, clique em Novo Item.
Ao lado de E os itens são, selecione Recebido. Garanta que nenhuma outra origem de item esteja selecionada.
Não faça seleções em Tipos de Item.
Use Definir Condições para adicionar informações específicas à sua regra. Veja a seguir exemplos de utilização de Definir Condições.
- Para configurar as datas durante as quais a regra estará em vigor: Clique em Definir Condições, clique em Entregue na primeira lista suspensa, clique em Em ou Após a Data na segunda lista suspensa e, no campo de data, selecione a data em que sairá de férias. Clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique em Entregue na primeira lista suspensa e, em seguida, clique em Em ou Antes da Data na segunda lista suspensa. No campo de data, selecione a data em que você retornará das férias e clique em OK.
- Para ter certeza de que só responderá aos itens enviados especificamente para você (e não para servidores de listas ou grupos de discussão): Clique em Definir Condições. Caso já tenha especificado informações nessa caixa de diálogo, clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique em Para na primeira lista suspensa, clique em [] Contém na segunda lista suspensa e, no campo seguinte, digite seu nome conforme mostrado no campo Para de uma mensagem de correio.
- Para garantir que você não responda a itens enviados por você mesmo (possivelmente devido à entrega atrasada, a proxies etc.): Clique em Definir Condições. Caso já tenha especificado informações nessa caixa de diálogo, clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique em De na primeira lista pop-up e, em seguida, clique em [x] Não Contém na segunda lista suspensa. No campo seguinte, digite seu nome conforme mostrado no campo De de uma mensagem de correio e clique em OK.
- Para responder apenas a itens internos: Clique em Definir Condições. Caso já tenha especificado informações nessa caixa de diálogo, clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique em De na primeira lista suspensa e, em seguida, clique em [x] Não Contém na segunda lista suspensa. No campo seguinte, digite *@* e clique em OK.
Em As ações são, clique em Adicionar Ação e, em seguida, clique em Responder.

A caixa de diálogo Responder é mostrada, com a opção Responder ao Remetente selecionada (não é possível selecionar Responder a Todos). Se desejar que a sua resposta inclua a mensagem original do remetente, selecione Incluir Mensagem Recebida do Remetente. Clique em OK.
Digite uma mensagem, por exemplo:

Estarei fora do escritório de 3 a 10 de setembro. Se precisar de ajuda nesse período, entre em contato com Marta Romero no ramal 1234.
Clique em OK.
Clique em Gravar, verifique se há uma marca de seleção ao lado da regra indicando que ela está habilitada e, em seguida, clique em Fechar.

As regras que acionam uma resposta (como essa regra de férias) mantêm um registro que mostra para quem a resposta foi enviada e verificam se a resposta foi enviada apenas uma vez para esse usuário.

6.6.5 Criando uma regra para encaminhar todas as mensagens a uma conta de e-mail particular

Clique em Ferramentas > Regras e, em seguida, clique em Nova.
Digite um nome no campo Regra, como Regra de Encaminhamento.
Clique na lista pop-up Quando o evento é e, em seguida, clique em Novo Item.
Ao lado de E os itens são, selecione Recebido. Garanta que nenhuma outra origem de item esteja selecionada.
Selecione Correio em Tipos de Item.
Clique em Adicionar Ação e selecione Encaminhar.
No campo Para, digite o endereço para o qual deseja que os itens sejam encaminhados.
Digite o assunto que deseja usar em itens encaminhados, como por exemplo, encam:.
(Opcional) Digite o nome de um filtro a ser usado em itens encaminhados.
(Opcional) Digite uma mensagem a ser usada em todos os itens encaminhados.
Clique em OK.
Clique em Gravar, verifique se há uma marca de seleção ao lado da regra indicando que ela está habilitada e, em seguida, clique em Fechar.

6.6.6 Copiando uma regra para criar uma nova regra

Clique em Ferramentas > Regras e, em seguida, clique em Nova.
Clique na regra que deseja copiar e, em seguida, clique em Copiar.
Digite o nome da nova regra.
Faça as mudanças na regra.
Clique em Gravar.

6.6.7 Editando uma regra

Clique em Ferramentas > Regras.
Clique na regra que deseja editar e, em seguida, clique em Editar.
Faça as mudanças na regra.
Clique em Gravar.

6.6.8 Apagando uma regra

Clique em Ferramentas > Regras.
Clique na regra que deseja apagar, clique em Apagar e, em seguida, clique em Sim.

6.6.9 Limitando os itens afetados por uma regra

Use Definir Condições para limitar ainda mais os itens afetados por uma regra.

Na caixa de diálogo Regras, clique em Definir Condições.
Clique na primeira lista suspensa e, em seguida, clique em um campo.

Para aprender mais sobre o que os campos representam, consulte Compreendendo os campos de regras.
Clique na lista suspensa do operador e, em seguida, clique em um operador.

Para aprender como usar operadores, consulte Usando operadores de regra.
Digite os critérios para o filtro.

ou

Se uma lista suspensa estiver disponível, clique nela e nos critérios existentes.
Clique na última lista suspensa e, em seguida, clique em Fim.

ou

Clique na última lista suspensa e, em seguida, clique em E ou Ou para limitar ainda mais os itens afetados pela regra.

6.6.10 Executando uma regra manualmente

Clique nos itens ou nas pastas que serão afetados pela regra.
Clique em Ferramentas > Regras.
Clique na regra a ser executada.
Clique em Executar e, em seguida, clique em Fechar.

As ações da regra terão efeito após o fechamento da caixa de diálogo Regras.

6.6.11 Habilitando ou desabilitando uma regra

Para ser acionada, uma regra precisa ser habilitada. Quando desabilitada, a regra não pode ser acionada. No entanto, a regra ainda ficará relacionada na caixa de diálogo Regras para que você possa habilitá-la quando precisar dela novamente.

Clique em Ferramentas > Regras.
Clique na regra a ser habilitada ou desabilitada.
Clique em Habilitar ou Desabilitar.

Uma regra habilitada possui uma marca de seleção na caixa.

6.6.12 Usando operadores de regra

Os operadores disponíveis dependem do campo que você selecionou na primeira lista suspensa.

Table 6-7 Operadores de regra

Operador	Exemplo	O resultado inclui
= Igual a	Tipo de Item = Correio	Apenas mensagens de correio.
! Diferente de	Tipo de Item ! Compromisso	Todos os tipos de item, exceto compromissos.
< Menor do que	Número Aceito < 4	Itens aceitos por menos de 4 destinatários.
<= Menor ou Igual a	Número Aceito <= 4	Itens aceitos por 4 ou menos destinatários.
> Maior do que	Número Lido > 6	Itens lidos por mais de 6 destinatários.
>= Maior ou Igual a	Número Lido >= 6	Itens lidos por 6 ou mais destinatários.
= Igual ao Campo	Número Aceito = Total de Destinatários	Itens aceitos por um número de destinatários igual ao número total de destinatários.
! Diferente do Campo	Número Lido ! Número Aceito	Itens lidos por um número de destinatários diferente do número de destinatários que os aceitaram.
< Menor do que o Campo	Número Aberto < Total de Destinatários	Itens abertos por um número de destinatários menor que o total de destinatários.
<= Menor ou Igual ao Campo	Número Aberto <= Total de Destinatários	Itens abertos por um número de destinatários menor ou igual ao total de destinatários.
> Maior do que o Campo	Número Aberto > Número Apagado	Itens abertos por um número de destinatários maior do que o número de destinatários que os apagaram.
>= Maior ou Igual ao Campo	Número Aberto >= Número Apagado	Itens abertos por um número de destinatários maior ou igual ao número de destinatários que os apagaram.
[ ] Inclui	Status do Item [ ] Concluído	Itens que foram concluídos.
! Não Inclui	Status do Item ! Aceito	Itens que não foram aceitos.
[ ] Contém	De [ ] Bill	Itens cujo campo De contém "Bill", como itens de Bill Jones, Bill Smith e assim por diante. Contém não aceita o uso de caracteres curinga.
[x] Não Contém	De [x] Bill	Itens cujo campo De não contém “Bill”, como itens de Bill Jones, Bill Smith e assim por diante. Não Contém não aceita o uso de caracteres curinga.
\|-> Começa Com	Para -> cli	Itens em que o campo Para começa com “cli”, como “Clientes” ou “Clive Winters”.
= Corresponde a	Assunto = relatórios de clientes	Itens cujo campo Assunto contém “Relatórios de Clientes”.
= Em	Criado = Hoje	Itens que foram enviados hoje.
>= Em ou Após	Criado >= Ontem	Itens que foram enviados ontem ou em uma data posterior a ontem.
> Após	Criado > Ontem	Itens que foram enviados em uma data posterior a, mas excluindo, ontem.
< Antes de	Vencimento/Data de Término < Amanhã	Tarefas que vencem antes de amanhã.
<= Em ou Antes de	Vencimento/Data de Término <= Amanhã	Tarefas cuja data de vencimento é amanhã ou antes.
-> Dentro de	Vencimento/Data de Término -> 3 Dias	Tarefas que vencem hoje ou dentro de três dias.
<- Anterior	Vencimento/Data de Término <- 3 Dias	Tarefas que venceram hoje ou há três dias.
= Na Data	Criado = 29/5/06	Itens criados em 29 de maio de 2006.
> Após a Data	Criado > 29/5/06	Itens criados depois de 29 de maio de 2006.
>= Em ou Após a Data	Criado >= 29/5/06	Itens criados em 29.05.06 ou depois.
< Antes da Data	Criado < 29/5/06	Itens criados antes de 29.05.06.
<= Em ou Antes da Data	Criado <= 29/5/06	Itens criados em 29.05.06 ou antes.

6.6.13 Compreendendo os campos de regras

A tabela a seguir explica muitos dos campos disponíveis para você durante a criação de uma regra. Outros campos definidos pelo usuário também podem estar disponíveis.

Table 6-8 Campos de regras

Nome do campo	Este campo indica:	Entrada de critérios no campo
Conta	A conta utilizada para enviar ou a conta da qual o item foi recebido.	Especifique GroupWise, POP3, IMAP ou NNTP.
Data Designada	A data de início de uma tarefa.	Dependendo do operador, você poderá especificar um período para a tarefa ou uma data exata.
Lista de Anexos	Tipos de anexos, como arquivos, sons, filmes ou objetos OLE.	Selecione um anexo na lista suspensa.
Anexos	Anexos que contêm determinado texto ou expressões especificadas.	Especifique o texto do anexo.
Autor	O nome da pessoa que é autora do documento.	Especifique o nome do autor do documento.
Empresa de Quem Ligou	O texto exibido no campo Empresa de Quem Ligou de uma mensagem telefônica.	Especifique o nome de uma empresa.
Nome de Quem Ligou	O texto exibido no campo Quem Ligou de uma mensagem telefônica.	Especifique o nome de quem ligou.
Telefone de Quem Ligou	Um número de telefone exibido no campo Telefone de uma mensagem telefônica.	Especifique um número de telefone.
Categoria	A categoria designada a um item.	Especifique uma categoria existente.
Tipo de Cópia	O tipo de mensagem que um usuário recebe (Para, CC ou CO).	Selecione Para, CC ou CO na lista suspensa.
Criado	A data em que você clicou no botão Enviar ou publicou um item no Calendário.	Dependendo do operador, você poderá especificar um período para o item ou uma data exata.
Data da Abertura	A data em que o documento foi aberto pela última vez.	Dependendo do operador, você poderá especificar um período para o documento ou uma data exata.
Entregue	A data e o horário em que o item foi exibido nas Caixas de Correio dos destinatários.	Dependendo do operador, você poderá especificar um período para o item ou uma data exata.
Data da Criação do Documento	A data em que o documento foi criado.	Dependendo do operador, você poderá especificar um período para o item ou uma data exata.
Criador do Documento	O nome da pessoa que criou o documento.	Especifique o nome do criador do documento.
Número do Doc.	O número de um documento.	Especifique um número inteiro.
Tipo de Documento	O tipo de um documento da biblioteca, como um formulário, um relatório de despesas ou um memorando.	Especifique um tipo de documento.
Vencimento / Data de Término	A data de vencimento de uma tarefa ou a data e o horário de término de um compromisso.	Dependendo do operador, você poderá especificar um período para a tarefa ou para o compromisso ou uma data exata.
Extensão de Nome de Arquivo	A extensão do nome de arquivo de um documento em uma biblioteca.	Especifique uma extensão de nome de arquivo (por exemplo, .exe).
De	O nome de uma pessoa exibido no campo De de um item.	Especifique o nome no campo De.
Origem do Item	Se o item foi recebido, enviado, publicado ou se é um item de rascunho.	Selecione a origem do item na lista suspensa.
Status do Item	Indica se um item foi aceito, completado, aberto, lido, marcado como particular ou se o assunto está oculto.	Selecione o status do item na lista suspensa.
Tipo de Item	Tipos de itens, como mensagens de correio, compromissos etc.	Selecione o tipo de item na lista suspensa.
Biblioteca	A biblioteca em que os documentos estão armazenados.	Selecione a biblioteca na lista suspensa.
Mensagem	Texto exibido no campo Mensagem de um item.	Digite parte ou todo o campo Mensagem.
Meu Assunto	Texto exibido no campo Meu Assunto da guia Personalizar.	Especifique parte ou todo o texto de Meu Assunto.
Número Aceito	O número de destinatários que aceitaram um item enviado por você.	Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa.
Número Completado	O número de destinatários que concluíram um item enviado por você.	Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa.
Número Apagado	O número de destinatários que apagaram um item enviado por você.	Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa.
Número Aberto	O número de destinatários que abriram um item enviado por você.	Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa.
Número Respondido	O número de destinatários que responderam a um item enviado por você.	Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa.
Aberto Por	O nome da última pessoa que abriu essa versão do documento.	Especifique um nome.
Local	Texto exibido no campo Local de um compromisso.	Digite parte ou todo o campo Local.
Publicado Por	Nome exibido no campo De de um item publicado.	Especifique o nome do campo De.
Prioridade	A prioridade de um item: alta, padrão ou baixa.	Selecione a prioridade na lista suspensa.
Opções de Envio	Itens com uma opção de envio de resposta solicitada.	Selecione a opção na lista suspensa.
Tamanho	O tamanho de um item, incluindo seus anexos.	Especifique um número inteiro.
Iniciado	A data de início de uma tarefa. Quando uma tarefa é transportada para o próximo dia, a data de início torna-se a nova data.	Dependendo do operador, você poderá especificar um período para a tarefa ou uma data exata.
Subclasse	Outros itens, como formulários e mensagens personalizadas.
Assunto	Texto exibido no campo Assunto de um item.	Digite parte ou todo o campo Assunto.
Categoria da Tarefa	A prioridade alfabética de uma tarefa (A, B, C e assim por diante).	Especifique uma única letra.
Prioridade da Tarefa	A prioridade numérica de uma tarefa (1, 2, 3 e assim por diante).	Especifique um número inteiro.
Estado do Processo	O “estado” designado a um item em um thread de mensagem.	Especifique Ler, Observar ou Ignorar.
Para	O nome de uma pessoa exibido no campo Para de um item.	Especifique um nome no campo Para.
Total de Destinatários	O número total de destinatários de um item.	Dependendo do operador, você poderá especificar um número inteiro ou selecionar uma variável na lista suspensa.
Data de Criação da Versão	A data em que uma versão específica de um documento foi criada.	Dependendo do operador, você poderá especificar um período para o documento ou uma data exata.
Criador da Versão	O nome da pessoa que criou esta versão de um documento.	Especifique o nome do criador do documento.
Descrição da Versão	A descrição da versão do documento.	Especifique uma descrição para a versão do documento.
Número da Versão	O número da versão do documento.	Selecione a versão na lista suspensa ou clique em Selecionar Versão e especifique o número da versão.
Status da Versão	O status atual de um documento.	Selecione um status na lista suspensa.
Nome da Tela	O nome da tela em que você está criando ou lendo um item. Os nomes de telas correspondem aos nomes exibidos quando você clica na seta para baixo ao lado dos botões de tela de item na barra de ferramentas.	Especifique um nome de tela.