6.3 Usando a pasta de contatos

6.3.1 Gerenciando contatos

Cada contato da pasta Contatos é marcado com o ícone Pessoa. Quando você clica duas vezes em um contato, a tela do item do contato é exibida.

Adicionando um contato

Você pode adicionar um contato ao bloco de endereços Contatos Freqüentes ou a um bloco de endereços pessoal.

  1. Na Janela Principal, clique em Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços em que você deseja adicionar o contato.

  3. Clique em Novo na barra de ferramentas e selecione Contato.

  4. Nos campos de nome, especifica o Nome, Nome do Meio e Sobrenome do contato.

  5. No campo Nome na Tela, especifique o nome que você deseja usar para o contato.

    As informações no campo Nome na Tela são exibidas na lista de contatos.

  6. Especifique qualquer outra informação que você deseja registrar sobre o contato.

    Resumo: Exibe um resumo das informações contidas nas outras páginas.

    Contato: Utilize essa página para especificar o nome do contato, assim como vários endereços de e-mail, telefones e IDs de mensagem instantânea.

    Detalhes: Use esta página para especificar profissão, departamento, assistente, aniversário, aniversário de casamento, cônjuge, filhos e hobbies do contato, bem como quaisquer endereços da Internet associados a ele. Para informar um endereço de Internet referente a informações profissionais, pessoais ou de disponibilidade do contato, digite o endereço nos campos apropriados.

    Endereço: Use esta página para especificar os endereços da casa e do escritório do contato e quaisquer outros.

    Notas: Use esta página para ver informações sobre a interação com este contato inserido no cliente GroupWise para Windows. Esta página pode funcionar como um registro cronológico do contato.

    Histórico: Exibe todos os itens enviados ou recebidos desse contato.

  7. Clique em Gravar e Fechar.

Modificando um contato

Você pode modificar as informações de um contato no bloco de endereços Contatos Freqüentes ou em um bloco de endereços pessoal. Para modificar um contato no bloco de endereços corporativo, primeiro copie o contato para o bloco de endereços Contatos Freqüentes ou um bloco de endereços pessoal.

  1. Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços em que você deseja modificar o contato.

  3. Na lista de contatos, clique duas vezes no contato a ser modificado.

  4. Faça as modificações necessárias no contato.

    Para obter informações sobre os detalhes do contato que podem ser digitados em cada guia, consulte Adicionando um contato.

  5. Clique em Gravar e Fechar.

Apagando um contato

Você pode apagar um contato do bloco de endereços Contatos Freqüentes ou de um bloco de endereços pessoal. Não é possível apagar um contato do bloco de endereços corporativo.

  1. Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços em que você deseja apagar o contato.

  3. Na lista de contatos, clique no contato e clique em Apagar.

Mudando o nome na tela de um contato

O nome na tela é o nome exibido quando você começa a digitar no campo Para (ou CO ou CC) de uma mensagem. Quando você começa a digitar um nome, como “Ta”, a Complementação de Nomes completa o restante com um nome do bloco de endereços; por exemplo, “Tabitha Hu.” No entanto, se houver duas Tabitha Hus no bloco de endereços, uma em Contabilidade e outra na Administração, será difícil saber qual dos nomes a Complementação de Nomes preencherá, a não ser que você examine mais propriedades.

Você pode mudar o nome na tela para que fique fácil saber que nome a Complementação de Nomes preencherá. Por exemplo, se você só se corresponde com a funcionária Tabitha Hu da Contabilidade, poderá mudar o nome na tela para Tabitha Hu – Contabilidade.

  1. Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Clique no bloco de endereços em que você deseja modificar o contato.

  3. Clique duas vezes em um contato.

  4. Digite um novo nome no campo Tela.

  5. Clique em OK.

Vendo todas as correspondências com um contato

  1. Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Clique no bloco de endereços a ser usado.

  3. Clique duas vezes em um contato.

    Todos os itens recebidos desse contato ou enviados a ele são exibidos na guia Histórico.

  4. Clique na guia Histórico.

Registrando cronologicamente as interações entre contatos

Como um registro cronológico, o recurso de notas é capaz de registrar suas várias interações com seus contatos.

  1. Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Clique no bloco de endereços a ser usado.

  3. Clique duas vezes em um contato.

  4. Clique na guia Notas.

6.3.2 Gerenciando grupos

Cada grupo da pasta Contatos é marcado com o ícone Grupo. Quando você clica duas vezes em um grupo, a tela do item do grupo é exibida.

Organizando endereços em grupos

Um grupo é uma lista de usuários ou recursos para os quais você pode enviar mensagens. Utilize grupos para enviar uma mensagem a vários usuários ou recursos digitando o nome do grupo no campo Para, CO ou CC. Existem dois tipos de grupos: público e pessoal.

Um grupo público é uma lista de usuários criada pelo administrador do sistema e que está disponível para todos os usuários do GroupWise. Por exemplo, pode haver um grupo público para o Departamento de Contabilidade. Cada funcionário da Contabilidade está incluído nesse grupo. Os grupos públicos são relacionados no bloco de endereços do sistema.

Um grupo pessoal é um grupo criado por você. Por exemplo, se você envia compromissos com freqüência para seu grupo de trabalho, poderá incluir o nome ou o endereço de cada colega, bem como um local de reunião (recurso), em um grupo pessoal.

Criando e gravando um grupo pessoal

  1. Na Janela Principal, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas.

  2. Clique no bloco de endereços pessoal ao qual deseja adicionar o grupo.

  3. Pesquise e selecione cada usuário, clique em Para, CC, ou CO para cada um deles e clique em Gravar Grupo.

  4. Digite um nome para o grupo.

  5. (Opcional) Digite comentários, como uma descrição para o grupo.

  6. Clique em Gravar para gravar o grupo no bloco de endereços pessoal.

Adicionando contatos a um grupo

Se estiver adicionando contatos a um grupo, como uma lista de distribuição corporativa, os direitos apropriados deverão ser concedidos a você pelo administrador do sistema.

  1. Na Janela Principal, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas.

    ou

    Em um item que você esteja compondo, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas.

  2. Selecione o bloco de endereços em que o grupo está localizado e pesquise o grupo.

  3. Clique no nome do grupo e em Modificar.

    Os grupos são marcados com o ícone ícone Grupo.

  4. Para adicionar um contato, selecione o bloco de endereços em que está o contato, pesquise e selecione o contato e clique em Para, CC ou CO.

  5. Clique em Gravar Grupo.

Apagando um contato de um grupo

  1. Na Janela Principal, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas.

  2. Selecione o bloco de endereços em que o grupo está localizado e pesquise o grupo.

  3. Clique no nome do grupo e em Modificar.

  4. Clique no X vermelho ao lado do nome do contato na lista de grupos.

  5. Clique em Gravar Grupo.

Endereçando itens a um grupo

  1. Em uma tela de item, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas.

  2. Selecione o bloco de endereços em que o grupo está localizado e pesquise o grupo.

  3. Selecione um grupo e clique em Para, CC ou CO.

  4. (Opcional) Para mostrar todos os membros do grupo, clique no nome dele.

  5. Clique em OK para retornar à tela do item.

Vendo informações sobre o grupo

  1. Na janela Principal, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas, selecione o bloco de endereços em que o grupo está localizado e pesquise o grupo.

    ou

    Clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas em um item que você está compondo.

    ou

    Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Clique no nome do grupo.

6.3.3 Gerenciando recursos

Os recursos são itens que podem ser programados para reuniões ou outros usos. Os recursos podem incluir salas, retroprojetores, carros etc. O administrador do sistema define um recurso fornecendo a ele um nome de identificação e designando-o a um usuário. Os recursos, assim como os usuários, podem ser incluídos em uma pesquisa por horário disponível. Os IDs de recursos são digitados na caixa Para. O usuário designado para gerenciar um recurso é o proprietário desse recurso.

O proprietário de um recurso é responsável pela aceitação e pela recusa de compromissos para o recurso. Para fazer isso, o proprietário precisa ter direitos Proxy totais para o recurso. Como proprietário de um recurso, você pode optar por receber notificações de compromissos para o recurso.

Cada recurso da pasta Contatos é marcado com ícone Recurso. Quando você clica em um recurso, a tela do item do recurso é exibida.

Aceitando e recusando solicitações de recursos

Você só poderá aceitar ou recusar solicitações de recursos se for o proprietário e se tiver recebido os direitos Ler e Gravar.

  1. Na Janela Principal, clique em Proxy na barra de ferramentas.

  2. Clique no recurso do qual você é proprietário.

    Se o seu recurso não estiver relacionado, digite o nome dele e clique em Login.

  3. Clique no item que você precisa aceitar ou recusar.

  4. Clique em Aceitar ou Recusar na barra de ferramentas.

Adicionando um recurso pessoal

Você pode adicionar um recurso pessoal ao bloco de endereços Contatos Freqüentes ou a um bloco de endereços pessoal.

  1. Na Janela Principal, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas.

  2. Clique no bloco de endereços pessoal ao qual você deseja adicionar o recurso.

  3. Clique em Adicionar Entrada na barra de ferramentas e selecione Recurso.

  4. No campo Nome, especifique o nome para o recurso.

  5. Especifique qualquer outra informação que você deseja registrar sobre o recurso.

    Resumo: Exibe um resumo das informações contidas nas outras páginas.

    Detalhes: Utilize essa página para especificar um nome para o recurso, um telefone, um tipo de recurso, um endereço de e-mail e comentários sobre esse recurso.

  6. No campo Comentários, especifique comentários que você possa ter sobre o recurso.

    Por exemplo, você pode especificar o tamanho de uma sala de conferências ou o tipo de equipamento existente nela.

  7. Clique em Gravar.

Modificando um recurso pessoal

  1. Na Janela Principal, clique em Contatos na barra de ferramentas e selecione o recurso.

  2. Pesquise o recurso que você deseja modificar.

    Os recursos são marcados comícone Recurso.

  3. Clique no recurso.

  4. Modifique as informações conforme o necessário.

  5. Clique em Gravar.

Apagando um recurso pessoal

  1. Na Janela Principal, clique em Contatos na barra de ferramentas.

  2. Selecione o bloco de endereços em que o recurso está localizado e pesquise o recurso.

  3. Clique na caixa de seleção ao lado do grupo e clique em Apagar.

6.3.4 Gerenciando organizações

Cada organização da pasta Contatos é marcada com o ícone Organizaçãoícone Organização. Quando você clica duas vezes em uma organização, a tela do item da organização é exibida.

Adicionando uma organização pessoal

Você pode adicionar uma organização ao bloco de endereços Contatos Freqüentes ou a um bloco de endereços pessoal.

  1. Na Janela Principal, clique em Contatos na barra de ferramentas.

  2. Clique no bloco de endereços pessoal ao qual você deseja adicionar a organização.

  3. Clique em Novo na barra de ferramentas e selecione Organização.

  4. No campo Nome, especifique o nome da organização.

  5. Especifique qualquer outra informação que você deseja registrar sobre a organização.

    Resumo: Exibe um resumo das informações contidas nas outras páginas.

    Detalhes: utilize essa página para especificar um nome para a organização, um número de telefone e de fax, o contato principal na organização, o endereço, o site na Web e comentários sobre ela.

  6. Clique em Gravar.

Modificando uma organização pessoal

  1. Na Janela Principal, clique em Contatos na barra de ferramentas e selecione o bloco de endereços onde a organização está localizada.

    ou

    Clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas em um item que você está compondo.

  2. Pesquise a organização.

    As organizações são marcadas pelo ícone ícone Organização.

  3. Clique no recurso.

  4. Modifique as informações conforme o necessário.

  5. Clique em Gravar.

Apagando uma organização pessoal

  1. Na Janela Principal, clique em Contatos na barra de ferramentas e selecione o bloco de endereços onde a organização está localizada.

    ou

    Clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas em um item que você está compondo.

  2. Selecione a organização e clique em Apagar.

    As organizações são marcadas pelo ícone ícone Organização.