15.1 Gerenciando seus documentos no GroupWise
No GroupWise, os documentos são mostrados como itens da Caixa de Correio e das pastas, junto com as mensagens de correio, as tarefas, os compromissos etc.
Você pode selecionar uma referência de documento para criar, apagar, registrar a saída, registrar a entrada, abrir, mover ou copiar o documento correspondente.
Além disso, a Biblioteca do GroupWise facilita a manutenção de diversas versões de um documento, a determinação de quem tem acesso a um documento e o compartilhamento de um documento com outras pessoas.
Figura 15-1 Tela da caixa de correio
15.1.1 Armazenando documentos em bibliotecas
Se o administrador do sistema tiver configurado bibliotecas e tiver habilitado o gerenciamento de documentos, todos os documentos serão armazenados em uma biblioteca do GroupWise. O GroupWise designa um número exclusivo para cada documento. Esse número identifica o documento e torna fácil encontrá-lo. Você pode procurar um documento na Biblioteca do GroupWise por seu número de documento da mesma forma como procura um livro em uma biblioteca por seu número de catálogo.
Em cada biblioteca, os documentos são comprimidos e criptografados. Esse procedimento economiza espaço em disco e mantém a segurança dos documentos, pois impossibilita a visualização do conteúdo dos documentos fora do GroupWise.
Para acessar qualquer documento em uma biblioteca, você deve ter direitos em relação à mesma. O administrador do sistema determina que pessoas têm acesso a cada biblioteca.
Depois de importar ou criar um documento na Biblioteca do GroupWise, você só poderá acessar esse documento no GroupWise. Esse procedimento mantém seus documentos seguros. Se precisar compartilhar o documento com um usuário que não tenha acesso ao GroupWise, você poderá anexar a referência do documento a uma mensagem de correio e enviá-la ao usuário ou poderá clicar em > para gravar o documento em um arquivo externo, fora da Biblioteca do GroupWise. Em ambos os casos, o arquivo não é atualizado com as mudanças feitas no documento do GroupWise e não é controlado pelos direitos de compartilhamento designados no GroupWise.
Especificando uma biblioteca padrão
A biblioteca padrão é o local em que todos os seus documentos estão armazenados e a biblioteca em que o recurso Encontrar pesquisa documentos.
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Clique em > e, em seguida, clique duas vezes em .
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Clique na biblioteca que deseja usar como padrão.
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Clique em e, em seguida, clique em .
Personalizando as configurações da biblioteca
O GroupWise permite que você personalize as configurações das bibliotecas em que você armazena e cria documentos. Você pode especificar uma biblioteca padrão, os direitos de compartilhamento padrão, o layout das propriedades de documento padrão (como ordem e tamanho dos campos) e os valores padrão das propriedades do documento. Você também pode especificar se deseja usar o formato menor ou maior da planilha de propriedades. As configurações da biblioteca e das propriedades especificadas afetam apenas a configuração da sua biblioteca. Você não pode modificar as configurações de outros usuários.
Biblioteca padrão
Você pode mudar a biblioteca padrão. Quando você cria, importa ou copia um documento no GroupWise, ele é gravado na biblioteca padrão, a menos que outra biblioteca seja especificada. Além disso, o recurso Encontrar pesquisa os documentos na biblioteca padrão primeiro. Consulte Especificando uma biblioteca padrão.
Valores de propriedades padrão
Você pode especificar valores padrão para os campos de propriedade editáveis do documento. Os valores padrão são usados quando você cria um novo documento ou importa um documento para a biblioteca selecionada. Se nenhum valor padrão for especificado para autor e tipo de documento, o GroupWise utilizará o nome do criador como o autor e Documento como o tipo de documento. Consulte Especificando propriedades do documento.
Direitos de compartilhamento padrão
Se tiver o hábito de compartilhar seus documentos com os mesmos usuários ou grupos, você poderá especificar direitos de compartilhamento padrão em todos os documentos criados. Quando você especifica os direitos de compartilhamento padrão, o GroupWise aplica esses direitos em cada documento que você cria ou importa para a biblioteca selecionada. Consulte Especificando direitos de compartilhamento padrão em documentos.
Configuração da guia Documento
A guia Documento aparece sempre que você cria, importa, copia ou seleciona Propriedades em um documento. Você pode especificar os campos a serem mostrados nessa guia. Além disso, você pode especificar o número de linhas em cada campo, definir a ordem do campo na caixa de diálogo e inserir linhas em branco e separadores nessa caixa. Consulte Especificando propriedades do documento.
Planilha de Propriedades do Documento
Quando você cria um novo documento ou uma nova versão de um documento, o GroupWise solicita a especificação das propriedades do documento. Você pode especificar se deseja que o GroupWise solicite apenas o assunto do documento ou todas as propriedades do documento. Consulte Especificando propriedades do documento.
Integração de gerenciamento de documentos com outros aplicativos
Se estiver usando aplicativos integrados, você poderá especificar se deseja que os recursos da Biblioteca do GroupWise sejam integrados aos recursos Gravar e Abrir do aplicativo. Para utilizar a integração, é preciso instalar as Integrações durante a Configuração do GroupWise. Se não tiver instalado as Integrações, você poderá executar a Configuração novamente para instalá-las. Consulte a Seção 15.17, Integrando o GroupWise a seus aplicativos.
15.1.2 Noções básicas sobre referências de documento
Os itens de documentos que aparecem na Caixa de Correio (e em outras pastas) são apenas referências que indicam os documentos reais contidos na biblioteca.
As referências de documento são criadas quando você cria um novo documento, assim como importa, copia e seleciona um documento dentre os resultados da opção Encontrar ou seleciona > > . Para que você possa ver referências de documentos na Caixa de Correio ou na pasta, é preciso que a configuração de tela selecionada inclua documentos e itens publicados.
Você pode selecionar uma referência para registrar a saída, registrar a entrada, abrir, ver, copiar ou apagar o documento correspondente, dependendo dos direitos que você possuir. Várias referências de documentos podem apontar para o mesmo documento. Por exemplo, cada funcionário de uma empresa pode criar uma referência para o manual do funcionário.
Compartilhamento de referências de documentos com outros usuários
Se você for o autor de um documento ou possuir direitos para compartilhá-lo, poderá publicar a referência do documento em uma pasta compartilhada e torná-la disponível para todos os usuários que tenham acesso à pasta.
Referências de documentos e modos Remoto/de Cache
Se você usar o modo Remoto ou de Cache, a atualização da Caixa de Correio Remota ou de Cache sempre fornecerá todas as referências de documentos, a menos que você opte por não ter nenhuma. Você pode usar as referências de documentos para recuperar cópias dos documentos para sua Caixa de Correio Remota ou de Cache.
15.1.3 Especificando propriedades do documento
Todo documento do GroupWise deve ter um conjunto de atributos associado a ele, como o nome do autor, a data de criação e o tipo de documento. Esses atributos são chamados de propriedades do documento. As informações de propriedade do documento são usadas para pesquisar e categorizar os documentos.
Você pode usar a guia Documento em Propriedades para ver informações sobre uma versão específica de um documento, ver o histórico de atividades do documento e controlar o compartilhamento do documento com outros usuários.
Figura 15-2 Caixa de diálogo Propriedades do Documento
Você pode determinar os campos que serão mostrados na guia Documento em Propriedades e personalizar o tamanho e a ordem desses campos usando as opções da caixa de diálogo Propriedades de Configuração da Biblioteca. Para abrir essa caixa de diálogo, clique em > , clique duas vezes em e, em seguida, clique em .
Especificando um valor padrão para o campo Propriedades do Documento
Um valor padrão é uma informação (autor, assunto etc.) inserida automaticamente no campo correspondente de propriedade de todos os documentos adicionados à biblioteca selecionada.
Você pode especificar valores padrão para os campos de propriedade editáveis do documento. Os valores padrão são usados quando você cria um novo documento ou importa um documento para a biblioteca selecionada. Se nenhum valor padrão for especificado para Autor e Tipo de Documento, o GroupWise utilizará o nome do criador como o autor e Documento como o Tipo de Documento.
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Clique em > e, em seguida, clique duas vezes em .
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Clique na biblioteca para a qual você deseja especificar valores padrão.
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Clique em e, em seguida, clique na guia .
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Clique em um campo e digite o valor padrão. Por exemplo, você pode digitar seu nome como o valor padrão do campo Autor.
Se você não incluir um campo obrigatório na caixa de listagem da guia , será necessário especificar um valor padrão para o campo na guia Valores Padrão. Os campos obrigatórios são marcados com um asterisco na guia .
Nomes de campo recuados sob um outro campo se relacionam a esse campo. Por exemplo, o campo “pai” poderia ser o nome de um projeto e os campos “filhos” seriam os nomes dos subprojetos. Se quiser especificar um valor padrão para um campo filho, especifique primeiro um valor padrão para o respectivo campo pai.
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Clique em .
Noções básicas sobre tipos de documento
Ao criar um documento no GroupWise, você deve selecionar um tipo de documento. O tipo de documento determina sua vida útil em dias. Por padrão, a vida útil de um documento é de 365 dias. No entanto, o administrador do sistema pode especificar uma vida útil de até 2,1 bilhões de dias.
Quando um documento vence, o tipo de documento determina se ele será armazenado, apagado ou mantido.
O vencimento de documentos se baseia na inatividade. Por exemplo, se a vida útil de um documento for de 365 dias, o documento não será armazenado nem apagado até que tenham se passado 365 dias desde a última vez que ele foi visto ou aberto. Você pode prolongar a vida útil de um documento cuja data de vencimento esteja próxima, vendo-o ou abrindo-o. Desse modo, a data de vencimento do documento será redefinida.