15.6 Publicando documentos na Web com o WebPublisher

O WebPublisher é um componente do GroupWise WebAccess. O GroupWise WebAccess fornece aos usuários a funcionalidade do GroupWise nos browsers da Web. Consulte o administrador do sistema para saber se o WebAccess e WebPublisher estão disponíveis antes de tentar publicar os documentos.

15.6.1 Compondo um documento

Você pode compor um documento em um dos mais de 250 formatos de documentos e o WebPublisher o converterá para HTML. Quando você fizer mudanças no documento, essas mudanças serão refletidas automaticamente no documento publicado.

O GroupWise WebPublisher suporta a publicação de documentos em vários idiomas, mas cada documento deve conter somente um conjunto de caracteres de idioma. Por exemplo, você pode publicar um documento em chinês e outro em hebraico, mas não deve tentar publicar um documento com caracteres chineses e letras hebraicas.

15.6.2 Publicando um documento

Para publicar um documento, você precisa ser o autor do documento ou precisa ter direitos para modificá-lo concedidos pelo criador.

O administrador do sistema criou uma ou mais contas de usuário do GroupWise WebPublisher e concedeu a elas direitos em bibliotecas específicas. Essas contas de usuário representam o WebPublisher e não têm usuários reais associados a elas. Publique documentos nessas bibliotecas específicas compartilhando esses documentos com um dos usuários do GroupWise WebPublisher e concedendo a esse usuário direitos de visualização.

O administrador do sistema pode configurar vários sites de publicação do GroupWise WebPublisher. Por exemplo, ele pode configurar um site de publicação da Internet para publicar na World Wide Web e também pode configurar um site de publicação da intranet para publicar na intranet corporativa. Consulte o administrador do sistema para obter informações sobre os sites de publicação disponíveis.

Descubra se o administrador do sistema especificou que os documentos compartilhados com o Usuário Geral (todos os usuários com acesso à biblioteca) serão publicados automaticamente. Se for feita essa especificação, você precisará ter cuidado para não compartilhar com o Usuário Geral documentos que não deseja publicar na Web.

Publicando um documento na Web

Antes de publicar um documento na Web, verifique se você atende aos seguintes pré-requisitos:

  • Consulte o administrador do sistema para saber se o GroupWise WebAccess e WebPublisher estão disponíveis antes de tentar publicar os documentos.

  • Verifique se você é o autor do documento ou se tem direitos para modificá-lo concedidos pelo criador.

  • Se você não souber o nome de usuário do GroupWise WebPublisher do sistema, pergunte ao administrador do sistema.

    Se houver mais de um nome de usuário do GroupWise WebPublisher, verifique se você tem o nome de usuário correto para os objetivos da sua publicação.

  1. Clique na referência do documento a ser publicado.

  2. Clique em Arquivo > Propriedades e, em seguida, clique na guia Compartilhar.

    Caixa de diálogo Propriedades do Documento com a guia Compartilhar aberta

  3. Clique em Compartilhada com.

  4. Digite o nome do usuário do GroupWise WebPublisher no campo Nome e clique em Adicionar Usuário.

    Os direitos de visualização da versão oficial são concedidos automaticamente ao usuário.

  5. Clique em OK.

Para que os usuários vejam uma versão diferente da oficial, você precisa especificar o número do documento e da versão no URL do documento. Localize o documento e copie o URL completo. Modifique a parte do URL que especifica ID de Biblioteca-Número do Documento-Versão. Envie o URL modificado para outros usuários ou use-o para criar links para seus documentos em uma página da Web separada criada por você.

Cada documento publicado com o WebPublisher precisa ser indexado para poder ser visto no site de publicação. Se você usar o recurso Encontrar para pesquisar o documento no GroupWise e o documento for encontrado na biblioteca, ele estará indexado.

Retirando um documento da Web

  • Verifique se você é o autor do documento ou se tem direitos para modificá-lo concedidos pelo criador.

  • Verifique se você sabe o nome de usuário do GroupWise WebPublisher para o site de publicação do qual você deseja retirar o documento.

  1. Clique na referência do documento a ser retirado.

  2. Clique em Arquivo > Propriedades e, em seguida, clique na guia Compartilhar.

  3. Clique no nome de usuário do GroupWise WebPublisher na Lista de Compartilhamento.

  4. Anule a seleção de Ver e clique em OK.

Para remover o documento inteiramente, além de retirá-lo, apague o documento da biblioteca.

15.6.3 Localizando e vendo um documento publicado

Os usuários da Web podem localizar e ver seus documentos publicados de três formas:

  • Eles podem acessar o site do GroupWise WebPublisher e pesquisar o documento. Para isso, eles precisam saber o endereço IP do site do GroupWise WebPublisher, a biblioteca em que o documento se encontra e uma palavra-chave (como o título). Entre em contato com o administrador do sistema para obter o endereço IP e os nomes das bibliotecas (os nomes de bibliotecas no seu sistema GroupWise podem diferir dos nomes de bibliotecas mostrados no WebPublisher).

  • Podem localizar o documento, copiar o URL completo e enviá-lo para os usuários.

  • Podem criar uma página da Web separada que contenha links para seus documentos e fornecer o URL aos usuários.

Cada documento publicado com o WebPublisher precisa ser indexado para poder ser visto no site de publicação. O Agente Postal indexa documentos em intervalos definidos pelo administrador do sistema. Se você usar o recurso Encontrar para pesquisar o documento no GroupWise e o documento for encontrado na biblioteca, ele estará indexado.