A colaboração por meio do Vibe facilita o trabalho online através da criação de um “ponto de encontro virtual”.
Ao usar o Vibe, você percebe um aumento na sinergia da equipe:
Você e seus colegas de equipe podem trabalhar juntos mesmo em salas diferentes, ou em seus respectivos computadores ao mesmo tempo. Alguém pode publicar uma nota ou um documento em uma pasta e, quando desejarem, os colegas de equipe podem fazer comentários sobre o trabalho, revisar e editar arquivos e desenvolver ainda mais a ideia. Com o Vibe, o trabalho em equipe é contínuo e direto.
Quando você está trabalhando online, o recurso de “presença” do Vibe permite ver quais colegas estão online e iniciar uma sessão de bate-papo usando o Novell Messenger. É possível fazer uma chamada telefônica pelo Skype, entre outras coisas.
As ideias surgem através da união e da interatividade com seus colegas de equipe. No momento em que você realiza uma reunião na sala de conferência, a equipe já participou da formação da ideia e os colegas de equipe estão mais propensos a entendê-la, acreditar nela e ajudar na sua implementação. O Vibe torna-se uma reunião “pré-reunião”.
Os documentos são revisados antecipadamente no processo, o que facilita modificações e ajustes. O Vibe também facilita a coautoria de documentos, devido aos processos de workflow, que automatizam o rascunho e a revisão, e também ao controle de acesso do Vibe, que designa facilmente desenvolvedores e revisores.
Seu processo colaborativo é preservado e acessível publicamente no Vibe. Não é mais preciso pesquisar por pastas de e-mails em um esforço frenético para “alcançar alguém” em uma longa discussão por e-mail. Para revisar discussões e decisões anteriores, ou para revisar uma versão anterior de um documento, use o avançado recurso de pesquisa do Vibe para localizar informações de histórico rápida e facilmente.
É possível usar diversas ferramentas do Vibe em conjunto — uma pasta de etapas, tarefas, workflow, discussões, bate-papo, reuniões online — para monitorar o andamento em relação aos objetivos de várias equipes que trabalham em um grande projeto.
As ferramentas práticas do Novell Vibe apresentam melhorias avançadas na colaboração online. Além disso, quando você usa as ferramentas em conjunto e aplica a estrutura ao design de conteúdo, o Vibe transforma-se em uma ferramenta poderosa de gerenciamento de conhecimento e rede social empresarial. O gerenciamento de conhecimento envolve desenvolvimento, gerenciamento, acesso e distribuição eficientes do conhecimento organizacional. A rede social empresarial envolve a conexão eficaz das pessoas bem informadas necessárias para formar equipes, tomar decisões e concluir o trabalho (como o Facebook para o local de trabalho).
Considere estes exemplos:
Quando as pessoas usam suas áreas de trabalho pessoais para fornecer informações detalhadas sobre si mesmas, o objetivo da área de trabalho vai além de simples dados de contato (telefones, endereços de e-mail, etc). É possível procurar por diversos especialistas em um assunto específico. O Vibe também analisa os resultados da pesquisa, informando você sobre quais pessoas discutem seu tópico de pesquisa com mais frequência e os locais onde acontecem essas conversas. É fácil ver núcleos de conhecimento associados à sua área de interesse.
Os especialistas podem classificar as entradas no Vibe usando um sistema de classificação de cinco estrelas (uma estrela indica a menos impressionante, cinco estrelas, a mais impressionante), oferecendo uma ferramenta adicional para determinar a qualidade das informações.
O Vibe inclui ferramentas, como wikis (informações de coautoria de todos os participantes), blogs (entradas de diário cronológicas abertas a comentários dos leitores), workflow (uma representação online de um processo de negócios) e tags (rótulos categóricos aplicados aos itens). As pessoas podem usar essas ferramentas para criar e ordenar informações organicamente, com o passar do tempo, da maneira que melhor relacione o estilo de trabalho natural da equipe. Por meio dessas ferramentas, as equipes literalmente colocam seus processos de negócios online e automatizam o trabalho.
O Vibe apresenta resumos da área de trabalho, denominados acessórios, que fornecem uma captura de tela de uma quantidade potencialmente grande de informações, realçando os dados mais relevantes. Por exemplo, o acessório pode apresentar entradas enviadas por um especialista sobre determinado assunto, ou pode resumir as informações sobre a conclusão da tarefa fornecendo uma visão geral da etapa.