6.3 Использование папки "Контактные лица"

Используйте папку "Контактные лица" для просмотра, обновления, удаления и добавления информации о контактных лицах в адресной книге.

Папка "Контакты" в списке папок GroupWise по умолчанию представляет адресную книгу "Частые контакты".

Все изменения, выполненные в папке "Контактные лица", будут также применяться к соответствующей адресной книге ("Частые контакты" или к другой адресной книге).

Кроме того, в списке папок отображается список всех персональных адресных книг, входящих в основную папку "Контакты". Чтобы быстро выбрать другую персональную адресную книгу, щелкните соответствующую книгу в списке папок.

Щелкнув значок Средство быстрого просмотра на панели инструментов, можно быстро просмотреть и изменить подробную информацию о контакте, группе, ресурсе или организации.

Для получения дополнительной информации см. разделы Управление контактами, Управление группами, Управление ресурсами и Управление организациями.

6.3.1 Управление контактами

Каждый контакт в папке "Контактные лица" помечен значком Значок пользователя . Если дважды щелкнуть значок контакта, откроется бланк элемента контакта.

Добавление контакта

Контактное лицо можно добавить в адресную книгу "Частые контакты" или персональную адресную книгу.

  1. На панели навигации основной страницы приложения WebAccess щелкните пункт Контакты.

  2. Выберите адресную книгу, в которую требуется добавить контакт.

  3. На панели инструментов щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой Контакт и выберите Контакт.

  4. В полях имени укажите Имя, Отчество и Фамилию контактного лица.

  5. В поле Отображаемое имя укажите имя, которое требуется использовать для контакта.

    Информация, указанная в поле Отображаемое имя, появится в списке контактов.

  6. Укажите любые другие сведения о контакте, которые нужно зафиксировать; для этого перейдите на следующие вкладки.

    Сводка: (Эта вкладка доступна только при изменении контакта) Отображает сводку данных на других страницах.

    Контакт: Эта страница используется для ввода имени контакта, его фотографии, адреса электронной почты, номеров телефонов и идентификатора службы обмена мгновенными сообщениями.

    Подробная информация: Эта страница используется для ввода данных о профессии, отделе, помощнике, дате рождения, годовщинах, супруге, детях, хобби и интернет-адресах, связанных с контактом.

    Чтобы указать интернет-адрес офиса контакта, личные сведения или состояние "свободен/занят", введите адрес в соответствующих полях.

    Адрес: Эта страница используется для ввода рабочего, домашнего и других адресов контактного лица.

    Заметки: Эта страница используется для просмотра информации о взаимодействии с контактом, указанным в клиенте GroupWise для Windows. Эта страница может использоваться в качестве журнала контактного лица.

    Протокол: (Эта вкладка доступна только при изменении контакта) Отображает все элементы, которые вы отправили контакту или получили от него.

  7. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Изменение контакта

Можно изменить информацию контактного лица в адресной книге "Частые контакты" и персональной адресной книге. Для изменения контактного лица из корпоративной адресной книги сначала необходимо скопировать контакт в адресную книгу "Частые контакты" или персональную адресную книгу.

  1. Щелкните вкладку Контактные лица на панели навигации.

  2. Выберите адресную книгу, в которой требуется изменить контактное лицо.

  3. В списке контактов дважды щелкните контакт, данные которого нужно изменить.

  4. Внесите необходимые изменения.

    Сведения о данных контакта, которые можно указать на каждой вкладке, см. в разделе Шаг 6 документа Добавление контакта.

  5. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Удаление контактного лица

Можно удалить контактное лицо из адресной книги "Частые контакты" или персональной адресной книги. Нельзя удалять контактные лица из корпоративной адресной книги.

  1. Щелкните вкладку Контактные лица на панели навигации.

  2. Выберите адресную книгу, из которой требуется удалить контактное лицо.

  3. В списке контактных лиц щелкните контактное лицо и выберите Удалить.

Изменение отображаемого имени контактного лица

Именем отображения является имя, отображаемое при вводе текста в поле Кому (или СК или Копия) сообщения. При вводе имени, например “Ta,” функция дополнения имени подставляет соответствующее имя контакта из адресной книги, например Tabitha Hu. Однако если в адресной книге есть два контакта с именем Tabitha Hus, один из бухгалтерии, а другой из службы технического обеспечения, необходимо просмотреть свойства контакта, чтобы определить откуда он подставился.

Можно изменить отображаемое имя, чтобы было легко определять, какое именно контактное лицо было введено функцией дополнения имен. Например, для Анны Петровой из бухгалтерии можно изменить имя на Анна—Бухгалтерия.

  1. Щелкните вкладку Контактные лица на панели навигации.

  2. Выберите адресную книгу, в которой требуется изменить контактное лицо.

  3. Дважды щелкните контактное лицо.

  4. В поле Отображаемое имя введите новое имя.

  5. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Просмотр всей корреспонденции с контактом

  1. Щелкните вкладку Контактные лица на панели навигации.

  2. Щелкните адресную книгу, которую необходимо использовать.

  3. Дважды щелкните контактное лицо.

  4. Щелкните вкладку Журнал.

    Отобразятся все элементы, которые вы получили от этого контакта или отправили ему.

Ведение журнала взаимодействия с контактами

Как и журнал, функция заметок позволяет регистрировать различные операции взаимодействия с контактными лицами.

  1. Щелкните вкладку Контактные лица на панели навигации.

  2. Щелкните адресную книгу, которую необходимо использовать.

  3. Дважды щелкните контактное лицо.

  4. Щелкните вкладку Заметки.

  5. Добавьте в поле Комментарии сведения, относящиеся к контакту.

  6. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

6.3.2 Управление группами

Каждая группа в папке "Контактные лица" помечена значком Значок "Группа" . Если дважды щелкнуть группу, откроется бланк элемента группы.

Упорядочивание адресов по группам

Группой называется список пользователей или ресурсов, которым Вы можете отправлять сообщения. Группы используются для отправки сообщений нескольким пользователям или ресурсам. Для этого необходимо в поле Кому, Скрытая копия или Копия указать имя группы. Существуют два типа групп: общие и персональные.

Общая группа представляет список пользователей, созданный администратором GroupWise и доступный каждому пользователю GroupWise. Например, можно определить общую группу для отдела бухгалтерии. Все сотрудники бухгалтерии включаются в эту группу. Общие группы перечислены в системной адресной книге.

Персональной группой является группа, созданная Вами. Например, если Вы часто отправляете мероприятие своей рабочей группе, то Вы можете включить в персональную группу имя или адрес каждого сотрудника и место встречи (ресурс).

Создание и сохранение персональной группы

  1. Перейдите на вкладку Контакты основной страницы WebAccess.

  2. Щелкните персональную адресную книгу, в которую необходимо добавить группу.

  3. Щелкните Группа.

  4. Укажите следующую информацию.

    Выберите адресную книгу: Щелкните раскрывающийся список, если группу нужно добавить в адресную книгу, отличную от уже выбранной.

    Имя группы: Укажите имя группы.

    Члены: Начните ввод имени пользователя, которого нужно добавить в группу, затем, после появления имени, щелкните кнопку Добавить или нажмите клавишу Enter. Повторите это действие для всех пользователей, которых нужно добавить в группу.

    Для поиска и выбора пользователя можно использовать функцию Выбор адреса, как описано в разделе Использование инструмента выбора адреса.

    Комментарии: Укажите любые комментарии, касающиеся группы, например описание группы.

  5. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть, чтобы сохранить группу в персональной адресной книге.

Изменение группы

В уже созданной группе можно изменить ее имя, состав участников и комментарии.

  1. Перейдите на вкладку Контакты основной страницы WebAccess.

  2. Щелкните персональную адресную книгу, содержащую группу, которую хотите изменить.

  3. Дважды щелкните группу, которую хотите изменить.

    Группы помечены значком группы.

  4. Сделайте нужные изменения, а затем щелкните Сохранить и закрыть.

Добавление контактов в группу

При добавлении контактов в группу, например корпоративный список рассылки, необходимо иметь соответствующие права, предоставляемые администратором GroupWise.

  1. Перейдите на вкладку Контакты основной страницы WebAccess.

  2. Щелкните персональную адресную книгу, содержащую группу, в которую хотите добавить контакты.

  3. Дважды щелкните группу, в которую хотите добавить контакты.

    Группы помечены значком группы.

  4. В разделе Члены начните вводить имя члена, которого хотите добавить в группу, и, когда его имя отобразится, щелкните Добавить (или нажмите клавишу Enter).

    Повторите этот шаг для каждого пользователя, которого хотите добавить в группу.

  5. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Удаление контакта из группы

  1. Перейдите на вкладку Контакты основной страницы WebAccess.

  2. Щелкните персональную адресную книгу, содержащую группу, из которой хотите удалить контакты.

  3. Дважды щелкните группу, из которой хотите удалить контакты.

    Группы помечены значком группы.

  4. В разделе Члены выберите пользователей, которых хотите удалить из группы, а затем щелкните Удалить

  5. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Отправка элементов группе

  1. В бланке элемента щелкните Адрес на панели инструментов.

    Откроется выбор адреса.

  2. Укажите имя группы, которой хотите отправить элемент, а затем щелкните Поиск.

  3. (Необязательно) Щелкните значок Плюс, чтобы ограничить поиск, указав Имя пользователя, Имя, Фамилию и Отдел с условием начинается с, равно, не равно, а также адресную книгу и тип элемента.

  4. Выберите группу, а затем щелкните поле Кому, Копия или СК.

  5. Нажмите кнопку ОК для возврата в бланк элемента.

Просмотр информации о группе

  1. Перейдите на вкладку Контакты основной страницы WebAccess.

  2. Щелкните адресную книгу, содержащую группу, информацию о которой хотите просмотреть.

  3. Дважды щелкните группу, информацию о которой хотите просмотреть.

  4. Щелкните Отмена по завершении просмотра информации.

6.3.3 Управление ресурсами

Ресурсы — это элементы, которые могут быть запланированы для встреч или для других целей. Ресурсами могут быть конференц-залы, проекторы для компьютерных данных, автомобили организации и т. д. Администратор GroupWise определяет ресурс, присваивая ему имя и назначая пользователю. Ресурсы могут включаться в поиск свободного времени точно так же, как и пользователи. ИД ресурсов указываются в поле "Кому".

Пользователь, назначенный управлять ресурсом, становится владельцем этого ресурса. Владелец ресурса отвечает за принятие и отклонение мероприятий для этого ресурса. Для этого ему необходимо иметь все права доверенного лица на ресурс. Будучи владельцем ресурса, Вы можете получать оповещения о мероприятиях для этого ресурса.

Каждый ресурс в папке "Контактные лица" помечен значком Значок "Ресурс" . Если щелкнуть ресурс, откроется бланк элемента ресурса.

Принятие и отказ от запросов на ресурс

Вы можете принимать и отклонять запросы на ресурсы только в том случае, если являетесь их владельцем и имеете права на чтение и запись.

  1. На панели инструментов основной страницы WebAccess нажмите кнопку Доверенные лица.

  2. Щелкните ресурс, владельцем которого Вы являетесь.

    Если ресурс, владельцем которого вы являетесь, не указан, введите имя ресурса и щелкните Войти в систему.

  3. Щелкните элемент, который требуется принять или отклонить.

  4. Нажмите кнопку Принять или Отказаться на панели инструментов.

Добавление личного ресурса

Личный ресурс можно добавить в адресную книгу "Частые контакты" или персональную адресную книгу.

  1. На панели навигации основной страницы приложения WebAccess щелкните вкладку Контакты.

  2. Выберите персональную адресную книгу, в которую нужно добавить ресурс.

  3. Щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой Контакт и выберите Ресурс.

  4. В поле Имя укажите имя ресурса.

  5. Укажите другие сведения о ресурсе.

  6. В поле Комментарии введите комментарии для ресурса.

    Например, можно указать размер конференц-зала или тип доступного в помещении оборудования.

  7. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Изменение личного ресурса

  1. На панели навигации основной страницы приложения WebAccess щелкните вкладку Контакты.

  2. Выберите персональную адресную книгу с ресурсом, который нужно изменить.

  3. Дважды щелкните ресурс.

  4. Измените информацию необходимым образом.

  5. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Удаление личного ресурса

  1. На панели навигации основной страницы приложения WebAccess щелкните вкладку Контакты.

  2. Выберите персональную адресную книгу, в которой находится ресурс, а затем выполните поиск ресурса.

  3. Выберите ресурс и щелкните кнопку Удалить.

6.3.4 Управление организациями

Каждая организация в папке "Контактные лица" обозначается Значок организации значком организации. При щелчке организации открывается бланк элемента организации.

Добавление личной организации

Организацию можно добавить в адресную книгу "Частые контакты" или персональную адресную книгу.

  1. На панели навигации основной страницы приложения WebAccess щелкните вкладку Контакты.

  2. Выберите персональную адресную книгу, в которую нужно добавить организацию.

  3. Щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой Контакт и выберите Организация.

  4. В поле Организация укажите имя организации.

  5. Укажите другие сведения об организации.

  6. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Изменение личной организации

  1. На панели навигации основной страницы приложения WebAccess щелкните вкладку Контакты.

  2. Выберите адресную книгу с организацией, которую нужно изменить.

  3. Выполните поиск организации.

  4. Дважды щелкните организацию.

  5. Измените информацию необходимым образом.

  6. Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Удаление личной организации

  1. На панели навигации основной страницы приложения WebAccess щелкните вкладку Контакты.

  2. Выберите адресную книгу с организацией, которую нужно удалить.

  3. Выберите организацию и щелкните Удалить.

  4. Щелкните кнопку ОК.

6.3.5 Использование частых контактов для адресации элемента

Адресная книга "Частые контакты" используется для доступа к наиболее часто используемым или к самым последним использовавшимся элементам. При использовании адреса в сообщении запись копируется в адресную книгу "Частые контакты".

После того, как элемент помещается в книгу "Частые контакты", он остается там до тех пор, пока не будет удален. Элемент также сохраняется в исходной адресной книге.

  1. Щелкните Адрес в создаваемом элементе.

    Откроется выбор адреса.

  2. Щелкните значок Плюс рядом с полем Поиск.

  3. В раскрывающемся списке Все адресные книги выберите Частые контакты.

  4. Выполните поиск и выберите нужных пользователей.

  5. Щелкните Кому, Копия или СК для выбранных пользователей.

  6. Нажмите кнопку ОК.

Адресная книга Частые Контакты может быть закрыта, но она не может быть удалена.

6.3.6 Отправка почты контакту из папки контактов

  1. Щелкните Контакты на панели навигации.

  2. Щелкните адресную книгу, содержащую контакт, которому отправляется почта.

  3. Выберите контакт, которому отправляется почта, и щелкните значок Отправить почтовое сообщение на панели инструментов.

  4. Завершив создание сообщения, нажмите кнопку Отправить.