3.2 Управление отправленными электронными письмами

3.2.1 Отзыв отправленных писем

Для отзыва отправленного сообщения из почтового ящика получателя используйте функцию Удалить из всех почтовых ящиков. Почтовое сообщение или телефонограмму можно отозвать из почтовых ящиков только тех получателей, которые еще не открыли этот элемент. Мероприятие, напоминание или задание можно отозвать в любое время. Однако нельзя отозвать элементы, отправленные по Интернету в другие системы электронной почты.

  1. Щелкните папку "Отправленные" в списке папок.

  2. Выберите элемент, который нужно отозвать, и щелкните Удалить из всех почтовых ящиков.

  3. (Необязательно) Добавьте комментарий.

  4. Щелкните кнопку ОК.

Чтобы посмотреть, кто из получателей открыл сообщение, щелкните правой кнопкой мыши этот элемент, а затем выберите пунктСвойства. Нельзя отозвать почтовое сообщение, если оно уже было открыто.

3.2.2 Повторная отправка письма

Повторная отправка используется для отправки элемента еще раз, например после внесения исправлений.

  1. Щелкните папку "Отправленные" в списке папок.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Отправить повторно.

  3. Выберите Отозвать исходное сообщение?, если нужно отозвать исходное сообщение.

  4. При необходимости внесите в сообщение изменения, затем щелкните кнопку Отправить на панели инструментов.

Свойства исходного сообщения можно проверить, чтобы определить, сможет ли программа GroupWise его отозвать. Щелкните правой кнопкой мыши папку Отправленные, затем щелкните Свойства. Нельзя отозвать почтовые сообщения и телефонограммы, если они уже были открыты.

3.2.3 Проверка состояния отправленных сообщений электронной почты

Если система электронной почты получателя разрешает отслеживание состояния, можно получить сведения о состоянии отправленных элементов. Состояние любого отправленного элемента можно проверить в окне свойств. Например, можно посмотреть, когда элемент был доставлен и когда получатель открыл или удалил его. Если получатель принял мероприятие или отказался от него и добавил комментарий, вы увидите этот комментарий в окне "Свойства". Если получатель пометил задание как выполненное, вы также это увидите.

В окне "Свойства" отображается также информация о получаемых элементах. Вы можете увидеть, кто еще получил элемент (кроме получателей скрытой копии), размер и дату создания прикрепленных файлов и др.

Обзор состояния

Свойства делятся на два вида:

  • Основные свойства: Отображают заголовок свойств и список получателей. В списке получателей отображается имя получателя, действия получателя с элементом, дата и время последнего действия и комментарии.

  • Дополнительные свойства: Отображают заголовок свойств, получателей, почтовые отделения, файлы и параметры элементов. Дополнительные свойства позволяют администратору GroupWise отслеживать элементы для поиска и устранения неисправностей.

Информацию о статусе сообщения можно сохранить и распечатать

Проверка состояния элемента

  1. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в папке "Почтовый ящик" или "Календарь", затем щелкните Свойства.

Значки рядом с элементом также могут помочь при проверке информации о состоянии. Дополнительную информацию см. в разделе Значки рядом с элементами.

Чтобы изменить дополнительные свойства, нажмите Дополнительные свойства.

Сохранение информации о состоянии элемента

  1. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, затем выберите Свойства.

  2. Щелкните Файл > Сохранить страницу как.

    Приложение WebAccess присваивает элементу имя временного файла. Можно изменить имя файла и папку по умолчанию.

  3. Нажмите кнопку Сохранить.

Печать информации о состоянии элемента

  1. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, затем выберите Свойства.

  2. Щелкните Предварительный просмотр, чтобы отобразить пригодную для печати версию сведений о состоянии, затем щелкните Печатать эту страницу.

  3. Выберите параметры печати и напечатайте страницу состояния, как обычно вы это делаете в своем веб-навигаторе.

3.2.4 Подтверждение доставки отправленной электронной почты

GroupWise WebAccess поддерживает несколько способов подтверждения доставки элемента.

Отслеживание отправленных элементов

Вы можете проверить состояние отправленного элемента в окне его свойств. Дополнительные сведения см. в разделе Проверка состояния отправленных сообщений электронной почты.

Получение оповещений об отправленных элементах

Если в системе электронной почты получателя предусмотрена возможность передачи оповещений, вы можете получать оповещения об открытии или удалении сообщения, отказе от мероприятия или выполнении задания получателем.

Получение оповещений о всех отправленных элементах

  1. Чтобы всегда получать оповещения об отправленных элементах, щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.

  2. Перейдите на вкладку Параметры отправки.

  3. В группе параметров Оповещение укажите необходимый тип оповещения.

  4. Нажмите кнопку Сохранить.

Получение оповещения об одном элементе

  1. Чтобы получить оповещение о доставке одного элемента, откройте бланк элемента, затем щелкните вкладку Параметры отправки.

  2. В группе параметров Оповещение укажите необходимый тип оповещения.

  3. Щелкните Отправить.

Запрос ответа на отправленные элементы

Вы можете информировать получателя сообщения о том, что Вам необходим ответ. GroupWise WebAccess добавляет в сообщение фразу, в которой сообщается о том, что требуется ответ, а значок в почтовом ящике получателя отображается в виде двойной стрелки.

Запрос ответа на все отправленные элементы

  1. Чтобы запрашивать ответ на все отправляемые элементы, щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.

  2. Перейдите на вкладку Параметры отправки.

  3. Укажите, когда хотите получить ответ.

    Получатель увидит Значок запроса ответа рядом с сообщением. Если выбрать В любое время, в верхней части сообщения появится: "Требуется ответ: в любое время". Если выбрать В течение х дн., в верхней части сообщения появится: "Требуется ответ: до xx.xx.xx".

  4. Выберите Сохранить > Закрыть.

Запрос ответа на один элемент

  1. Чтобы запросить ответ на один элемент, откройте бланк элемента и перейдите на вкладку Параметры отправки.

  2. Укажите, когда хотите получить ответ.

    Получатель увидит Значок запроса ответа рядом с сообщением. Если выбрать В любое время, в верхней части сообщения появится: "Требуется ответ: в любое время". Если выбрать В течение х дн., в верхней части сообщения появится: "Требуется ответ: до xx.xx.xx".

  3. Щелкните кнопку Отправить.

3.2.5 Просмотр отправленных элементов

Вам может потребоваться просмотреть отправленные ранее элементы. Например, прочитать отправленный элемент, отправить его повторно, с исправлениями или без них, а в некоторых случаях отозвать элемент, если он еще не был открыт получателем.

  1. Щелкните папку Отправленные в списке папок.

Все отправленные элементы хранятся в этой папке до тех пор, пока не будут перемещены в папку, отличную от папок "Почтовый ящик" и "Календарь". После перемещения отправленного элемента в другую папку он больше не отображается в папке "Отправленные". Чтобы отобразить отправленные сообщения, которые были перемещены в другие папки, откройте данные папки.

3.2.6 Сортировка отправленных элементов

Отправленные элементы можно сортировать по любому столбцу списка "Отправленные".

  1. Щелкните заголовок столбца, чтобы отсортировать сообщения в этом столбце в алфавитном порядке. Щелкните заголовок столбца второй раз, чтобы отсортировать сообщения в этом столбце в обратном алфавитном порядке.