4.11 Использование многопользовательского календаря

Многопользовательский календарь позволяет просматривать объединенное расписание пользователей и ресурсов в графических бланках дня, недели, месяца, года или многопользовательского столбца (бланк "Многопользовательские столбцы" — это бланк дня, в котором расписание каждого пользователя отображается в его собственном столбце). Можно легко выбирать и отменять выбор пользователей и ресурсов, чтобы их мероприятия отображались или не отображались в объединенном бланке. Например, многопользовательский календарь позволяет просматривать расписания коллег или проверять доступность конференц-залов компании в определенное время.

В версиях GroupWise, предшествующих версии GroupWise 18, многопользовательский календарь позволяет просматривать только представление "Многопользовательские столбцы" (представление, в котором расписание дня каждого пользователя отображается в его собственном столбце). Аналогично: если создать многопользовательский календарь в более ранней версии GroupWise, а затем обновить ее до GroupWise 18, просматривать многопользовательский календарь можно будет только в представлении "День". Необходимо создать новый многопользовательский календарь, чтобы просматривать его во множестве бланков.

ВАЖНО.Для включения пользователей или ресурсов в бланк многопользовательского календаря необходимы соответствующие права доверенного лица для каждого из них. (См. раздел Раздел 10.0, Доступ доверенных лиц к почтовому ящику и календарю.) Например, при отсутствии прав на чтение для мероприятий в многопользовательском календаре нельзя просмотреть расписание другого человека.

4.11.1 Настройка календаря для просмотра множества пользователей или ресурсов

Чтобы настроить многопользовательский календарь, где можно одновременно просматривать календари множества пользователей или ресурсов, выполните следующие действия.

  1. Щелкните пункт Календарь на панели навигации, а затем на панели инструментов календаря нажмите кнопку бланка Многопользовательские столбцы.

    При первом использовании бланка "Многопользовательские столбцы" для данного календаря откроется диалоговое окно "Список для нескольких пользователей".

  2. (Необязательно) Если бланк "Многопользовательские столбцы" для данного календаря используется не первый раз и нужно изменить список пользователей, чьи календари отображаются, щелкните стрелку раскрывающегося меню рядом с кнопкой Многопользовательские столбцы, а затем щелкните пункт Добавить или удалить пользователей.

  3. В разделе Выберите пользователей диалогового окна "Список для нескольких пользователей" укажите пользователей в поле Имя пользователя, затем в разделе Список пользователей установите флажки возле имен пользователей, чьи календари должны отображаться, и щелкните кнопку ОК.

  4. Просмотрите расписания пользователей в бланках дня, недели, месяца, года или многопользовательского столбца, щелкнув соответствующий бланк на панели инструментов календаря.

    Если элементы календаря определенного пользователя не отображаются, убедитесь в том, что в списке папок флажок рядом с именем этого пользователя установлен.

  5. (Необязательно) Чтобы назначить цвета более чем шести пользователям или ресурсам, щелкните значок присутствия рядом с их именами в списке папок.

    Мероприятия для пользователей и ресурсов отображаются в отдельных столбцах бланка "Многопользовательские столбцы". Однако они объединены в один столбец в бланках "Месяц", "Неделя" и "День", поэтому для различения мероприятий в этих бланках важно назначить каждому пользователю или ресурсу собственный цвет.

Список для нескольких пользователей, связанный с данным многопользовательским календарем, можно изменять, как описано в разделе Изменение списка для нескольких пользователей. Кроме того, можно создавать дополнительные многопользовательские календари, как описано в разделе Раздел 4.11.2, Настройка дополнительных календарей для просмотра множества пользователей и ресурсов.

4.11.2 Настройка дополнительных календарей для просмотра множества пользователей и ресурсов

После настройки начального многопользовательского календаря, как описано в разделе Раздел 4.11.1, Настройка календаря для просмотра множества пользователей или ресурсов, может потребоваться настроить дополнительные календари.

  1. В списке папок выберите календарь, который нужно настроить как многопользовательский.

  2. На панели инструментов календаря выберите бланк Многопользовательские столбцы.

  3. Измените список для нескольких пользователей данного календаря, как описано в разделе Изменение списка для нескольких пользователей.

4.11.3 Настройка списка пользователей, отображаемых в многопользовательском календаре

При создании многопользовательского календаря, как описано в разделе Раздел 4.11.1, Настройка календаря для просмотра множества пользователей или ресурсов, указывается список пользователей и ресурсов для включения в него.

Чтобы добавить пользователей или ресурсы или удалить их из календаря, можно изменить многопользовательский список. Кроме того, можно просто скрыть пользователей или ресурсы, отменив их выбор в списке папок.

Изменение списка для нескольких пользователей

Список для нескольких пользователей определяет перечень пользователей и ресурсов, отображаемых в многопользовательском календаре. Для добавления пользователей и ресурсов в список для нескольких пользователей и просмотра их календарей в многопользовательском календаре необходимы соответствующие права доверенного лица. См. Раздел 10.0, Доступ доверенных лиц к почтовому ящику и календарю.

  1. Щелкните Календарь на панели навигации, а затем щелкните значок Многопользовательский бланк на панели заданий календаря.

    (Если созданы дополнительные бланки многопользовательских столбцов, кнопка может выглядеть как значок нового представления.)

  2. Щелкните стрелку справа от значка Многопользовательский бланк, затем выберите пункт Добавить или удалить пользователей.

  3. Чтобы добавить пользователя или ресурс, щелкните пункт Добавить, дважды щелкните имя, а затем — кнопку ОК.

  4. Чтобы удалить пользователя или ресурс, щелкните имя > Удалить.

    или

    Чтобы удалить все имена из списка, щелкните Изменить > Удалить все.

  5. Чтобы изменить порядок имен в списке, выберите имя и воспользуйтесь кнопками со стрелками вверх и вниз.

    Порядок имен определяет последовательность, в котором календари отображаются в бланке многопользовательских столбцов.

  6. Чтобы удалить календарь пользователя или ресурса из многопользовательского календаря, не удаляя его имя из списка, снимите флажок рядом с нужным именем.

  7. Чтобы вставить все имена из списка доверенных лиц, выберите Изменить > Вставить список доверенных лиц.

  8. Чтобы сбросить список, выберите Изменить > Удалить все > Изменить, а затем щелкните Вставить последний список.

  9. Щелкните ОК для сохранения и выхода из диалогового окна.

    или

    Щелкните Применить для сохранения без выхода.

Выбор или отмена выбора пользователей и ресурсов

GroupWise 18 позволяет легко настраивать отображение мероприятий определенных пользователей в многопользовательском календаре.

  1. В списке папок установите флажки рядом с именами пользователей и ресурсов, чьи мероприятия нужно показать в многопользовательском календаре.

    Сбросьте флажки рядом с именами пользователей и ресурсов, чьи мероприятия в многопользовательском календаре нужно скрыть.

    Дополнительные сведения о способах изменения списка пользователей, связанных с многопользовательским календарем, см. в разделе Изменение списка для нескольких пользователей.

4.11.4 Создание мероприятия для пользователей в многопользовательском календаре

Можно быстро создать мероприятие, в которое включены все пользователи, чьи календари в данный момент отображаются в многопользовательском календаре.

Создание мероприятия в бланке дня, недели, месяца или года

  1. Щелкните бланк День, Неделя, Месяц или Год на панели инструментов календаря.

  2. Правой кнопкой мыши щелкните день или время, на которое нужно запланировать мероприятие, и выберите пункт Создать > Мероприятие.

    Поле Кому заполняется именами всех пользователей, чьи календари в данный момент отображаются в многопользовательском календаре.

  3. Завершите создание мероприятия и щелкните кнопку Отправить.

Создание мероприятия в бланке многопользовательских столбцов

  1. Щелкните бланк Многопользовательские столбцы на панели инструментов календаря.

  2. Щелкните время, на которое нужно запланировать мероприятие, затем перетащите курсор для выделения продолжительности мероприятия. Перетаскивание курсора приводит также к включению пользователей, которых нужно запланировать для мероприятия.

  3. Правой кнопкой мыши щелкните выбранное время и выберите пункт Создать > Мероприятие.

  4. Завершите создание мероприятия и щелкните кнопку Отправить.

4.11.5 Создание бланка календаря "Многопользовательские столбцы"

Если бланк "Многопользовательские столбцы" был удален, можно создать новый:

  1. Щелкните Календарь на панели навигации.

  2. Щелкните правой кнопкой "Календарь" на панели инструментов > выберите Свойства.

  3. Щелкните пункт Создать и укажите имя для бланка многопользовательских столбцов, например Многопользовательские столбцы.

  4. Щелкните пункт Многопользовательский (столбцы) в раскрывающемся списке Бланк, а затем дважды щелкните кнопку ОК.

    Откроется диалоговое окно "Многопользовательский список".

  5. Если пользователь или ресурс, которые нужно включить в бланк многопользовательских столбцов, отсутствует в списке, укажите пользователя в поле Имя пользователя и щелкните кнопку Добавить.

  6. Дважды щелкните пользователя или ресурс, щелкните ОК и повторите эти действия для каждого пользователя, которого необходимо добавить.

  7. Установите флажки рядом с теми пользователями, календари которых вы хотите отобразить, а затем щелкните ОК.