4.5 Получение элементов календаря

4.5.1 Принятие и отказ от элементов календаря

Бывает, что вы не можете принять какое-то из полученных мероприятий, заданий или напоминаний. В GroupWise вы можете уведомить отправителя о принятии или отказе, указать уровень принятия или возможность участвовать, а также добавить комментарии. Вы также можете делегировать сообщение другому пользователю. Отправитель может найти ваш ответ, проверив свойства элемента.

Если вы отклоняете мероприятие после его начала, отправитель в свойствах элемента увидит мероприятие как удаленное, а не как отклоненное.

Принятие и отклонение элементов

  1. Откройте мероприятие, задание или напоминание.

  2. Нажмите кнопку Принять или Отказаться на панели инструментов.

    или

    Щелкните стрелку вниз справа от кнопки, чтобы выбрать уровень доступности Принять, Принять с параметрами или Отказаться с параметрами.

  3. (Необязательно) При выборе пункта Принять с параметрами или Отказаться с параметрами можно ввести комментарий, а затем щелкнуть кнопку ОК.

    По умолчанию отправитель может просмотреть ваши комментарии, открыв страницу свойств элемента в папке "Отправленные". Для более четкого обозначения отказа пользователя от элемента выберите Инструменты > Параметры > Отправка > Мероприятие/Задание/Напоминание, чтобы установить Оповещение при отказе на Почтовое уведомление, программу оповещения Notify или и то и другое.

  4. Если для сообщения задана автодатировка, щелкните Данный экземпляр, чтобы принять это сообщение с автодатировкой или отказаться от него, или щелкните Все экземпляры, чтобы принять все сообщения с автодатировкой или отказаться от них.

Принятие элемента в персональном календаре

  1. Откройте мероприятие, задание или напоминание.

  2. Щелкните стрелку вниз справа от кнопки Принять и выберите Принять с параметрами.

  3. Выберите персональный календарь, в котором должен появиться элемент, затем щелкните ОК.

Создание копии принятого элемента в почтовом ящике

После принятия элемента можно сохранить копию в папке "Почтовый ящик".

  1. Щелкните Сервис > Параметры > дважды щелкните Календарь.

  2. На странице "Общее" выберите При принятии продолжить отображение элемента в почтовом ящике.

  3. Нажмите кнопку ОК.

4.5.2 Принятие или отклонение элементов, полученных из Интернета

Вы можете принять или отклонить мероприятия, события на весь день и задания, отправленные от совместных клиентов, использующих Интернет. В число таких клиентов входят Microsoft Exchange, Lotus Notes* и Macintosh iCal.

  1. Откройте мероприятие, задание или напоминание.

  2. Нажмите кнопку Принять или Отказаться на панели инструментов.

    или

    Щелкните стрелку вниз справа от кнопки, чтобы выбрать уровень доступности Принять или выбрать Отказаться с параметрами.

  3. (Необязательно) При выборе варианта Отказаться с параметрами введите комментарий и щелкните ОК.

  4. Если для элемента задана автодатировка, щелкните Данный экземпляр, чтобы принять этот элемент с автодатировкой или отказаться от него, или щелкните Все экземпляры, чтобы принять все экземпляры этого элемента с автодатировкой или отказаться от них.

    По умолчанию отправителю элемента отправляется сообщение, указывающее на выполненное действие.

    Кроме того, можно щелкнуть Интернет-элемент правой кнопкой мыши и выбрать пункт Импорт календаря. После этого будет создан новый календарь, в который будет импортирован элемент.

4.5.3 Предложение нового времени для мероприятия

Если получателю мероприятия потребуется изменить его время, он может выполнить поиск свободного времени у участников и предложить новый вариант. Затем мероприятие направляется первоначальному отправителю, который принимает решение об утверждении нового времени. Если изменение принимается, первоначальное мероприятие изменяется.

Чтобы предложить новое время, у получателя должен быть установлен клиент GroupWise 18. Чтобы принять новое время и отправить измененное мероприятие, у инициатора должен быть установлен клиент GroupWise 18. Если инициатор использует клиент более ранней версии, чем GroupWise 18, встречное предложение отображается в виде сообщения электронной почты с прикрепленным исходным мероприятием. Чтобы использовать новое время, инициатору потребуется вручную изменить первоначальное мероприятие.

Предложение нового времени с панели инструментов

  1. Выберите мероприятие в списке элементов.

  2. Щелкните Действия > Предложить новое время...

  3. Необязательно: щелкните Поиск свободного времени, чтобы просмотреть календарные планы получателей и найти подходящий вариант.

  4. Измените дату, время или длительность.

  5. Необязательно: введите причину изменения мероприятия.

  6. Нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.

Предложение нового времени в основном окне

  1. В бланке календаря щелкните мероприятие правой кнопкой мыши.

  2. Щелкните Предложить новое время...

  3. Необязательно: щелкните Поиск свободного времени, чтобы просмотреть календарные планы получателей и найти подходящий вариант.

  4. Измените дату, время или длительность.

  5. Необязательно: введите причину изменения мероприятия.

  6. Нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.

4.5.4 Приглашение других участников или делегирование и удаление элементов календаря

С помощью команды Пригласить можно пригласить других людей для участия в запланированном элементе. С помощью команды Делегировать и удалить можно переназначить запланированный элемент или удалить его из календаря. Отправитель может определить, кто был приглашен или кому был делегирован элемент, просмотрев его свойства.

Если текст сообщения, строка темы или список "Кому" мероприятия изменяются исходным отправителем, изменения получают все получатели, в том числе приглашенные и делегированные.

Если время или место мероприятия изменены исходным отправителем, мероприятие отзывается у всех получателей, но отправляется повторно только исходным получателям. В этом случае мероприятие необходимо делегировать повторно.

Приглашение других участников, делегирование и удаление элементов календаря из основного окна

  1. В основном окне выберите список заданий, напоминание или мероприятие.

  2. Щелкните Действия > Делегировать и удалить...

    или

    Щелкните Действия > Пригласить...

  3. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter.

    или

    Чтобы выбрать имя пользователя из списка, щелкните пункт Адрес на панели инструментов, дважды щелкните пользователя и нажмите кнопку ОК.

  4. Введите необходимые комментарии для получателя.

  5. Щелкните Отправить на панели инструментов.

Приглашение других участников, делегирование и удаление элементов календаря из бланка календаря

  1. В бланке календаря щелкните правой кнопкой мыши задание, напоминание или мероприятие.

  2. Щелкните Пригласить...

    или

    Щелкните Делегировать и удалить...

  3. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter.

    или

    Чтобы выбрать имя пользователя из списка, щелкните пункт Адрес на панели инструментов, дважды щелкните пользователя и нажмите кнопку ОК.

  4. Введите необходимые комментарии для получателя.

  5. Щелкните Отправить на панели инструментов.

4.5.5 Изменение типов элементов календаря

Чтобы изменить тип элемента, достаточно перетащить его из одной папки в другую. Например, чтобы изменить задание на мероприятие, перетащите его в список мероприятий.

Изменение типа элемента в календаре

  1. Щелкните папку Календарь в списке папок.

  2. В списке мероприятий, заданий или напоминаний выберите сообщение, тип которого вы хотите изменить.

  3. Перетащите сообщение в список, соответствующий его новому типу.

    Например, чтобы изменить задание на мероприятие, перетащите его в список мероприятий.

    Чтобы скопировать мероприятие, задание или напоминание, во время перетаскивания нажмите и удерживайте клавишу "Ctrl".

  4. Введите необходимую информацию.

  5. Щелкните на панели инструментов кнопку Отправить или Поместить.

СОВЕТ.Чтобы изменить элемент, можно также щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать команду Изменить на.

Изменение персонального элемента на групповой

Чтобы изменить персональный элемент календаря, выполните следующие действия:

  1. Дважды щелкните персональный элемент в календаре.

  2. Выберите команду Редактировать > Изменить на, затем нажмите кнопку Дополнительно.

    или

    Щелкните значок Изменить на группу Значок календаря.

  3. Введите необходимую информацию.

  4. Щелкните Отправить на панели инструментов.

СОВЕТ.В бланке создания элемента нажмите кнопку Изменить на персональное Значок календаря, чтобы быстро изменить элемент с группового на персональный.

4.5.6 Сохранение элементов календаря

Сохраняемые элементы остаются в папках календаря, а также копируются в указанное местоположение. Элементы сохраняются с расширением .rtf, поэтому их можно открывать в текстовом редакторе. Прикрепления сохраняются в своем первоначальном формате.

  1. В папке "Почтовый ящик" или "Календарь" щелкните сообщение, которое хотите сохранить, щелкните Файл > Сохранить как.

  2. Удерживая нажатой клавишу "Ctrl", щелкните сообщение и прикрепления, которые хотите сохранить.

  3. Укажите, следует ли сохранить сообщение на диске или в библиотеке GroupWise.

  4. Введите имя файла в поле Имя файла.

    или

    Введите название темы в поле Тема.

  5. Чтобы сохранить элемент в месте, отличном от текущего, перейдите в нужный каталог.

    или

    Чтобы сохранить сообщение в другой библиотеке GroupWise, щелкните раскрывающийся список и выберите имя библиотеки.

  6. При сохранении в библиотеке GroupWise установите флажок Установить свойства, используя значения по умолчанию, если не собираетесь сразу задавать свойства документа.

  7. Нажмите кнопку Сохранить, а затем — Закрыть.