2.2 Использование категорий для систематизации элементов

Категории являются средством организации элементов. Можно назначить категорию любому элементу, включая контактные лица. Можно создавать и добавлять категории, присваивая каждой категории идентификационный цвет. Цвета отображаются в списке элементов и в календаре.

2.2.1 Описание категорий

При назначении категории элементу для его отображения используется цвет данной категории. Категории позволяют быстро организовать элементы в группы.

Категории позволяют быстро упорядочивать элементы по группам. По умолчанию элементам можно назначать четыре категории ("Дополнительно", "Низкий приоритет", "Персональная" и "Срочно"). Вы можете изменять и удалять их на свое усмотрение, а также создавать новые категории. При отображении элемента, которому назначена категория, по умолчанию используется ее цвет.

Если отправляемому элементу назначена одна из категорий по умолчанию, он поступает в почтовый ящик получателя с данной категорией. Если вы назначите отправляемому элементу созданную вами категорию, он не будет иметь ее при получении адресатом.

При назначении элементу в общей папке одной из категорий по умолчанию она отображается для данного элемента всем пользователям общей папки. Если вы назначите элементу общей папки созданную вами категорию, она будет видна только вам.

Для элементов могут отображаться цвета нескольких назначенных им категорий. Для этого нужно добавить столбец "Категории" в окне просмотра папок или включить отображение папки в окне просмотра сводки. При наведении указателя на цвет отображается имя соответствующей категории. Столбец "Категория" можно использовать для сортировки списка. При этом элементы будут сортироваться в соответствии с порядком, установленным вами при настройке категорий. При сортировке элементов по категориям элемент, которому назначено несколько категорий, отображается в списке соответствующее число раз.

2.2.2 Назначение категорий элементам

Быстрое назначение категории

В любом списке элементов сделайте следующее:

  1. Наведите указатель на значок элемента и щелкните.

  2. В раскрывающемся списке выберите категорию.

    или

    Если нужной категории нет в списке, щелкните Еще, чтобы открыть диалоговое окно изменения категорий, выберите категорию и щелкните ОК.

    В списке отображается 10 последних категорий, которые недавно использовались. (Если категории еще не использовались, они отображаются в алфавитном порядке.)

Назначение любой категории элементу любого типа

Для назначения категории сообщению, мероприятию, заданию, записке или контакту выполните следующие действия:

  1. Щелкните правой кнопкой элемент.

  2. Щелкните Категории.

  3. В раскрывающемся списке выберите категорию.

    или

    Если нужной категории нет в списке, щелкните Еще, чтобы открыть диалоговое окно изменения категорий, выберите категорию и щелкните ОК.

    В списке отображается 10 последних категорий, которые недавно использовались. (Если категории еще не использовались, они отображаются в алфавитном порядке.)

Для назначения категории записи адресной книги выполните следующие действия:

  1. Откройте персональную адресную книгу.

  2. Найдите нужного пользователя.

  3. Щелкните пользователя правой кнопкой мыши.

  4. Щелкните Подробности, а затем Категории.

  5. Щелкните категорию в меню, а затем щелкните кнопку ОК.

Назначение категории с помощью свойств элемента

  1. Откройте существующий элемент, откройте меню параметров, затем щелкните значок редактирования рядом с пунктом Категории под раскрывающимся меню Индивидуально

    или

    Откройте новый элемент для создания, щелкните вкладку Параметры отправки и выберите Изменить категории.

    Если назначить отправляемому элементу категорию по умолчанию ("Дополнительно", "Низкий приоритет", "Персональная" и "Срочно"), он будет иметь назначенную категорию при получении адресатом. Если назначить отправляемому элементу созданную вами категорию, он не будет иметь эту категорию при получении.

  2. В диалоговом окне изменения категорий выберите категорию, затем щелкните ОК.

Назначение нескольких категорий

  1. Щелкните правой кнопкой элемент.

  2. Щелкните Категории > Еще, чтобы открыть диалоговое окно изменения категорий.

  3. Выберите нужные категории.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Удаление категории из элемента

  1. Щелкните правой кнопкой элемент.

  2. Щелкните Категории > Еще, чтобы открыть диалоговое окно изменения категорий

  3. Отмените выбор соответствующей категории, затем щелкните ОК.

    Категория удаляется из элемента.

2.2.3 Работа с категориями

Добавление новой категории

  1. Щелкните Действия > Категории > Еще, чтобы открыть диалоговое окно изменения категорий.

  2. Введите имя категории в поле Новая категория, которое находится в нижней части диалогового окна изменения категорий.

  3. Щелкните кнопку Добавить.

    Кнопка Добавить станет активной после указания имени категории.

  4. Чтобы назначить цвет категории, выберите из списка имя категории, затем укажите текст и цвет фона.

  5. Щелкните ОК, чтобы сохранить новую категорию.

    СОВЕТ.Можно также выбрать элемент перед созданием новой категории, а затем сразу назначить ему эту категорию.

Переименование категории

  1. Щелкните Действия > Категории > Еще, чтобы открыть диалоговое окно изменения категорий.

  2. Выберите имя категории и щелкните Переименовать.

  3. Введите новое имя, затем щелкните кнопку ОК.

Категория переименовывается в списке и для всех элементов, для которых она назначена.

Поиск элементов по категории в папке

  1. В правом верхнем углу любой папки щелкните раскрывающийся список панели поиска Категории, а затем щелкните имя категории.

    Будут отображены все элементы, которым была назначена данная категория.

  2. Чтобы очистить выбор, щелкните X в поле "Поиск".

Сортировка элементов по категории

  1. Добавьте столбец Категория в список элементов папки (см. Добавление столбца).

  2. Для сортировки списка элементов по категориям щелкните столбец Категория.

Удаление категории

  1. Щелкните Действия > Категории > Еще, чтобы открыть диалоговое окно изменения категорий.

  2. Выберите имя категории и щелкните Удалить.

  3. Щелкните Да, щелкните ОК.

Категория удаляется из списка и из всех элементов, для которых она была назначена.

Использование цветов категорий в списке элементов

  1. Щелкните Действия > Категории > Еще, чтобы открыть диалоговое окно изменения категорий.

  2. Установите или снимите флажок Использовать цвета из списка.

  3. Нажмите кнопку ОК.

Если флажок Использовать цвета из списка снят, цвет категории все равно отображается рядом со значком элемента и в столбце категорий.