Папка "Список заданий" — это системная папка, используемая для отслеживания заданий и других элементов GroupWise, для которых требуется выполнять какие-либо действия. В эту папку можно помещать объекты любых типов (почту, мероприятия, задания, напоминания, телефонограммы).
Можно настроить тип элемента, который будет автоматически формироваться при создании нового элемента в списке заданий.
Щелкните Сервис > Параметры, а затем дважды щелкните Среда.
Щелкните Действия по умолчанию.
В разделе Новый элемент списка заданий выберите, нужно ли создавать новые элементы как обсуждение или напоминание либо как задания.
Нажмите кнопку ОК.
Одним из удобных способов добавления элементов в папку "Список заданий" является их перемещение из других папок. Например, вы получили приглашение на встречу в виде мероприятия, и на этой встрече вам требуется провести краткую презентацию. Вы можете перетащить мероприятие в папку "Список заданий" в качестве напоминания о том, что скоро состоится презентация.
Откройте папку, содержащую элемент, который хотите сделать заданием, и выберите его.
Перетащите выбранный элемент в папку "Список заданий" в полном списке папок.
Для доступа к полному списку папок щелкните стрелку раскрывающегося списка (над списком папок, справа от пункта "Прямое подключение" или "Кэширование") и выберите вариант Полный.
Переместить элементы в папку списка заданий из папки совместного использования можно, только если вы являетесь владельцем папки.
Откройте только что перемещенный элемент.
В верхней части бланка элемента отобразятся параметры списка заданий. Вы можете также назначить порядковый номер или переместить задание в начало или конец списка.
Добавление даты окончания.
Нажмите кнопку Закрыть.
В папке "Список заданий" рядом с элементами отображаются флажки. Когда элемент списка заданий будет выполнен, можно отметить его как выполненный, установив флажок.
Список заданий позволяет отслеживать задания и напоминания.
Откройте папку "Список заданий".
(Необязательно) Выберите место в списке для создания нового задания.
Если на панели заданий нет элементов, или если вы не хотите создавать задание в определенном месте списка, выполните следующие действия Шаг 3.
или
Выберите местоположение в списке заданий, где необходимо добавить новый элемент. Например, чтобы новый элемент отобразился после третьего элемента в списке заданий, щелкните существующий третий элемент и выполните следующие действия Шаг 3.
Щелкните пункт Новое задание, чтобы создать новое задание для назначения другим пользователям.
или
Чтобы создать персональное задание, которое не будет отправлено другим пользователям GroupWise, щелкните стрелку вниз рядом с пунктом Создать задание и выберите пункт Персональное задание.
или
Для создания нового элемента списка заданий, откройте папку списка заданий, щелкните правой кнопкой мыши в области папки, а затем щелкните Новый > элемент списка заданий.
(Дополнительно) При создании нового задания (не персональное задание или элемент списка заданий) добавьте имена получателей задания.
Укажите начальную и конечную даты.
Введите тему и описание задания.
Щелкните Отправить.
или
При создании персонального задания или элемента списка заданий выберите команду Отправка.
Это действие позволяет пометить элемент в другой папке для отображения в папке списка заданий.
Выберите один или несколько элементов и щелкните правой кнопкой мыши выбранные элементы.
Щелкните Показывать в списке заданий.
Элемент или элементы останутся в исходной папке, но также появятся в папке списка заданий. В ней можно размещать элементы в нужном порядке, устанавливать даты окончания, помечать элементы как выполненные и т. д. Если в исходной папке есть список заданий, в ней также будут отображены элементы.
Эти элементы можно пометить как завершенные либо в исходной папке, либо в папке списка заданий.
ПРИМЕЧАНИЕ.Пометить элементы для отображения в папке списка заданий из папки совместного использования можно только если вы являетесь владельцем папки.
Можно также создать область списка заданий в другой папке и перетащить элементы в эту область. Элементы, помещенные в список заданий какой-либо папки, будут также отображаться в главной папке списка заданий, даже если они остались в исходной папке.
Щелкните папку.
Щелкните Просмотр > Параметры отображения > Как список заданий.
В верхней части списка элементов отображается Переместите элементы сюда, чтобы добавить их в список заданий.
Выберите один или несколько элементов и перетащите их в эту область списка элементов данной папки.
У каждого элемента слева появится флажок.
Чтобы переупорядочить элементы, перетащите их на новое место.
Чтобы вывести только те элементы, которые являются частью списка заданий в этой папке, щелкните элемент в папке и выберите пункт Действия > Действия списка заданий > Скрыть элементы не из списка заданий.
Выполните это действие еще раз, чтобы вывести все элементы в папке.
Любой элемент, добавленный в область списка заданий, будет также отображаться как часть главного списка заданий в папке "Список заданий".
Если выполнять сортировку в данной папке, отсортированы будут только элементы, не являющиеся заданиями.
Существует несколько способов изменить порядок элементов в "Списке заданий". Для упрощения систематизации списка заданий можно использовать подзадания.
Чтобы открыть папку списка заданий, щелкните Список заданий.
В списке заданий выберите элемент, который необходимо переместить.
Перетащите элемент на необходимое место в папке списка заданий.
Стрелка отображает положение, куда будет помещен элемент.
Элемент будет помещен в указанное место в списке.
Откройте папку "Список заданий".
Выберите элемент, который требуется переместить.
(Условно) Чтобы переместить элемент в списке вверх, щелкайте стрелку вверх, расположенную над списком папки, до тех пор, пока он не переместится в нужное место.
(Условно) Чтобы переместить элемент в списке вниз, щелкайте стрелку вниз, расположенную над списком папки, до тех пор, пока он не переместится в нужное место.
Откройте папку "Список заданий".
Выберите элемент, который требуется переместить.
(Условно) Чтобы переместить элемент в начало списка, щелкните стрелку Переместить в начало, расположенную над списком папки.
(Условно) Чтобы переместить элемент в конец списка, щелкните стрелку Переместить в конец, расположенную в верхней части списка папок.
Элементам списка заданий можно назначить подзадания. Это удобно, если необходимо выполнить несколько функций, прежде чем задание можно будет пометить как выполненное. Если пометить основное задание как выполненное, то и все подзадания будут помечены как выполненные. Аналогично: если все подзадания помечены как выполненные, то и основное задание будет помечено как выполненное.
Щелкните Список заданий, чтобы открыть папку списка заданий.
Щелкните правой кнопкой мыши элемент, для которого необходимо создать подзадание, а затем щелкните Новый подэлемент.
Введите тему для нового подзадания, затем нажмите Enter.
Чтобы добавить дополнительную информацию, дважды щелкните только что созданное подзадание.
Щелкните Список заданий, чтобы открыть папку списка заданий.
Выберите элемент, который необходимо перевести в категорию подзаданий.
Перетащите элемент подзадания под тот элемент списка заданий, которому он будет относиться.
Новое место расположения элемента будет указано изогнутой стрелкой. Элемент будет помещен в указанное место в списке.
(Необязательно) Чтобы переместить подзадание обратно в категорию основных заданий, перетащите этот элемент в конец списка заданий.
Откройте элемент в папке списка заданий.
Выберите вкладку Список заданий.
Выберите срок выполнения, а затем укажите дату и время.
Для элементов папки "Список заданий" можно указывать процент выполнения элементов. Это позволит отслеживать состояние выполнения заданий.
Вы можете отслеживать ход выполнения с указанием процента выполнения любого задания в папке "Список заданий".
В папке списка заданий откройте элемент, для которого необходимо указать процент завершения.
В поле Выполнено укажите процент выполнения.
Процент выполнения автоматически сохраняется при закрытии элемента.
Процент выполнения можно отображать в отдельном столбце списка заданий. По умолчанию этот столбец не отображается. Чтобы отобразить столбец % выполнено выполните следующие действия.
Откройте папку "Список заданий".
Щелкните правой кнопкой мыши заголовки столбцов в папке списка заданий и выберите пункт Все столбцы.
В списке Доступные столбцы щелкните Выполнено и выберите Добавить.
Щелкните Вверх или Вниз для перемещения столбца.
Щелкните Уже или Шире для изменения ширины столбца.
По завершении щелкните ОК.
После этого столбец отобразится в паке списка заданий.
В папке "Список заданий" отметьте состояние любого отправленного задания.
ПРИМЕЧАНИЕ.Указать состояние выполнения можно только в отношении задания. Вы не можете отметить состояние сообщений или других типов элементов, отправленных другим пользователям.
Откройте папку списка заданий.
Откройте задание, которое хотите проверить.
Выберите вкладку Свойства.
В списке папок выберите папку "Список заданий".
Щелкните Файл > Печать календаря.
В поле группы Формат выберите Список.
В поле группы Доступные формы выберите Список заданий.
Перейдите на вкладку Содержимое и выберите любую информацию, которую нужно включить или исключить.
Откройте вкладку Параметры, а затем выберите Выбранная папка.
(Необязательно) Чтобы увидеть, как будет выглядеть содержимое при печати, нажмите кнопку Предварительный просмотр.
Щелкните Печать.