27.2 Планирование мероприятий

Если вы недоступны для встреч, на это время можно запланировать персональное мероприятие. Если какой-либо пользователь хочет включить вас в свое мероприятие и выполняет поиск свободного времени, он может увидеть, что вы в это время недоступны. Однако он все равно может перепланировать ваше мероприятие.

Персональные мероприятия помещаются в ваш календарь на указанную дату. Они не помещаются в ваш почтовый ящик или в почтовый ящик какого-либо другого пользователя. Таким же образом все персональные мероприятия сохраняются в главный календарь системы GroupWise. Чтобы переместить их в личный календарь, перетащите необходимые мероприятия в личный календарь после их создания.

При планировании мероприятия для нескольких человек необходимо учитывать несколько факторов. Пример:

Чтобы запланировать мероприятие для нескольких человек, выполните указанные ниже действия.

Используйте Поиск свободного для поиска времени когда люди и ресурсы, которых вы хотите запланировать для встречи, доступны.

Если для посещения встречи или мероприятия необходимо затратить какое-то время на дорогу, вы можете указать это в календаре для себя или для всех пользователей с помощью функции «Время в пути» при создании или изменении мероприятия. Эта функция позволяет указывать в календаре время на дорогу как до, так и после мероприятия.

Хотя время на дорогу отображается только в персональном календаре, весь период с учетом времени на дорогу по умолчанию будет помечен статусом «Занят» для других участников мероприятия. При необходимости можно задать для этого периода статус «Свободен» или «Сомневается».

Чтобы задать время в дороге для мероприятия или встречи, которое уже находится в календаре (независимо от планирующего лица), выполните указанные ниже действия.

При создании мероприятия в GroupWise его можно сделать событием на весь день, установив флажок Событие на весь день рядом с полем ввода времени.

Нажмите кнопку доступности под флажком Событие на весь день, чтобы указать вид отображения мероприятия. Для мероприятия можно выбрать следующие виды: Занят, Свободен, Нет на работе или Под вопросом. В отличие от обычных мероприятий, по умолчанию все адресаты получают мероприятия со статусом «Событие на весь день» как «Свободен». Причина этого в том, что события на весь день часто предназначены исключительно для информирования получателей. Например, событие на весь день можно отправить, чтобы информировать коллег о том, что вас не будет на рабочем месте. В этом случае коллеги, получившие событие, не будут отображаться со статусом «Занят» в день события.

При планировании мероприятий и других элементов может возникнуть необходимость указать время. В большинстве случаев указать время можно, используя прямой ввод его значения в поле времени или с помощью поля ввода времени. Щелкните значок , чтобы открыть окно ввода времени.

Используйте зеленую стрелку для выбора времени начала и красную стрелку — для выбора времени окончания. Текущие выбранные значения времени отображаются с правой стороны экрана. Минимальный интервал, который можно использовать, составляет 15 минут.

Если нужная продолжительность уже введена, ее можно переместить, перетащив выбранную область вверх или вниз.

Чтобы указать конкретный часовой пояс для события, можно использовать параметр часового пояса. Дополнительные сведения о часовых поясах см. в разделе Указание часового пояса для мероприятия.

Изменения функциональности в GroupWise 18.3.1 и более поздних версиях

При выборе часового пояса в ходе создания мероприятия время указывается в этом часовом поясе. Например, если вы планируете мероприятие на 16:30 по североамериканскому восточному летнему времени, находясь при этом в тихоокеанском летнем часовом поясе, время мероприятия в вашем календаре будет отображаться как 13:30 по тихоокеанскому летнему времени.

Кроме того, в новых версиях часовой пояс отображается в заголовке мероприятия рядом с временем начала, как показано ниже.

Функциональность до версии 18.3.1

Функция «Часовой пояс» позволяет запланировать встречу в одном месте получателей, находящихся в разных часовых поясах.

Обычно GroupWise автоматически устанавливает время встречи, основываясь на параметрах часового пояса получателей. Например, если время встречи запланировано на 10:00 в Москве, для получателя, находящегося в Киеве, время встречи будет отображено как 9:00, а для пользователя, находящегося в Новосибирске — 13:00, так как все эти пользователи находятся в разных часовых поясах. Так как GroupWise автоматически настраивает время, все пользователи, запланированные, например, для телефонной конференции, будут звонить в одно и то же время, даже если местное время для них различается.

Функция «Часовой пояс» используется в том случае, если вы не хотите, чтобы GroupWise автоматически настраивался на местный часовой пояс получателя. Например, если вы находитесь в Екатеринбурге и хотите включить в ваше мероприятие пользователей из Санкт-Петербурга, вам необходимо использовать функцию «Часовой пояс», если эти пользователи лично прибудут на мероприятие в Екатеринбург. Функция «Часовой пояс» гарантирует, что в календарях и почтовых ящиках приглашенных пользователей будет отображено правильное Екатеринбургское время.

Когда пользователи, запланированные с помощью функции «Часовой пояс», получат это мероприятие, после темы мероприятия они увидят время, на которое оно запланировано. Например, если темой встречи является «Конференция по маркетингу», а часовым поясом встречи будет являться Москва, пользователи увидят в мероприятии следующее: Конференция по маркетингу (Москва). В календарях пользователей место аннотируется часовым поясом, а не темой.

Вы можете отменить мероприятие только в том случае, если его запланировали вы или если вы обладаете необходимыми правами доверенного лица в почтовом ящике планировщика.

Сообщение «Встреча отменена» отправляется каждому из пользователей, которым было отправлено мероприятие, а мероприятие удаляется из календаря пользователя. Пользователи, которым мероприятие было делегировано, не получают сообщение «Встреча отменена», но мероприятие удаляется из их календаря.

Вы можете отменить повторяющееся мероприятие в том случае, если его запланировали вы или если у вас есть необходимые права доверенного лица в почтовом ящике запланировавшего мероприятие пользователя.

Сообщение «Встреча отменена» отправляется каждому из пользователей, которым было отправлено мероприятие, а мероприятие удаляется из календаря пользователя. Пользователи, которым мероприятие было делегировано, не получают сообщение «Встреча отменена», но мероприятие удаляется из их календаря.

Изменения, внесенные в мероприятие, просто появляются в мероприятиях получателя, без отправки каких-либо сообщений в почтовые ящики пользователей. Измененное мероприятие отображается полужирным шрифтом, и в нем отображается заголовок с оповещением, показывающим пользователям, какие разделы мероприятия были изменены. Пользователям не предлагается повторно принять мероприятие.

Сведения об изменении мероприятия и других элементов электронной почты см. в разделе Редактирование отправленных мероприятий, заданий и напоминаний.

Чтобы перепланировать мероприятие на новое время в тот же день, откройте папку «Календарь» и перетащите мероприятие на новое время.

Существующее мероприятие, как и элементы электронной почты других типов, можно скопировать, чтобы создать новое. Дополнительные сведения см. в разделе Дублирование отправленных почтовых сообщений.